ISO 14001: 2015
Điều khoản 6.1.3 – NGHĨA VỤ TUÂN THỦ
XÁC ĐỊNH VÀ TIẾP CẬN CÁC NGHĨA VỤ TUÂN THỦ LIÊN QUAN ĐẾN CÁC KHÍA CẠNH MÔI TRƯỜNG (6.1.3.a)
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: a) xác định và tiếp cận các nghĩa vụ tuân thủ liên quan đến các khía cạnh môi trường của tổ chức;
Điều này có nghĩa là gì?
Xác định có nghĩa là đưa ra kết quả cụ thể, rõ ràng và chính xác sau khi nghiên cứu, tìm tòi, tính toán kỹ lưỡng. Tiếp cận là sử dụng những phương pháp nhất định để tìm hiểu một vấn đề, hay nói rộng ra là cách thức mà bạn thực hiện để có được các thông tin cần thiết liên quan đến vấn đề. Xác định và tiếp cận nghĩa là bạn phải đưa ra được các yêu cầu mà bạn phải tuân thủ và cách thức bạn lấy thông tin các yêu cầu này khi có sự thay đổi.
Các nghĩa vụ tuân thủ là các yêu cầu về pháp luật và các yêu cầu khác. Các yêu cầu về pháp luật mà tổ chức phải phải tuân theo và các yêu cầu khác mà tổ chức phải hoặc tự chọn để tuân thủ. Các yêu cầu khác như yêu cầu của khách hàng, yêu cầu của ngành, yêu cầu của thị trường nơi tiêu thụ sản phẩm (ví dụ như luật RoHS của EU, ….).
Tiêu chuẩn nói với bạn rằng, để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của các bên liên quan thì việc đầu tiên bạn phải xác định những yêu cầu nào mà các bên liên quan đưa ra cho doanh nghiệp bạn liên quan đến các khía cạnh môi trường mà doanh nghiệp bạn tạo ra và làm thế nào bạn thu thập được những yêu cầu này.
Sau khi xác định các khía cạnh môi trường của doanh nghiệp ở điều khoản 6.1.2, sang điều khoản này bạn xem lại những khía cạnh đó có liên quan gì đến yêu cầu nào của các bên liên quan không? Nếu có bạn phải đưa yêu cầu đó vào yêu cầu phải tuân thủ và quy định cách thức tiếp cập các yêu cầu này như thế nào.
Làm thế nào để chứng minh?
Đây là điều khoản khó nhất trong tiêu chuẩn ISO 14001:2015 khi áp dụng ở Việt Nam, lý do là luật thay đổi liên tục và các văn bản luật trước và sau không thống nhất dẫn đến người thực hiện gặp rất nhiều khó khăn để đáp ứng yêu cầu này.
Về xác định các yêu cầu các bên liên quan thì bạn chỉ cần có một danh sách đề đủ các bên liên quan như luật định, khách hàng, ngành, thị trường tiêu thụ, … và yêu cầu của từng văn bản đó là gì và bạn phải tuân thủ nội dung gì trong các yêu cầu đó.
Về cách thức tiếp cận thì bạn có thể sử dụng các trang website cập nhật luật hàng ngày như thuvienphapluat.vn, các trang website của các cơ quan luật pháp có liên quan để cập nhất đối với các yêu cầu luật định, đối với các yêu cầu khách hàng thì bạn có thể chỉ rõ website khách hàng để cập nhật dữ liệu mới hoặc quy định nguồn tiếp nhận như email, công văn, thư từ, …
Ví dụ:
| PHIẾU CẬP NHẬT CÁC YÊU CẦU PHẢI TUÂN THỦ | Ký hiệu tài liệu: Lân soát xét: Ngày ban hành: |
||||||
| Kỳ cập nhật: Tháng 11 | Năm: 2018 | ||||||
| TÊN TÀI LIỆU | SỐ HIỆU | NGÀY HIỆU LỰC | LẦN SOÁT XÉT | NƠI BAN HÀNH | NƠI CẬP NHẬT TÀI LIỆU | CẬP NHẬT LẠI | |
| NGÀY | NỘI DUNG THAY ĐỔI | ||||||
| Luật môi trường | 55/2014/QH13 | 01/01/2015 | 00 | Quốc hội | thuvienphapluat | 30/11/2018 | Không thay đổi |
| Luật lao động | 10/2012/QH13 | 01/05/2013 | 01 | Quốc hội | thuvienphapluat | 30/11/2018 | Hết hiệu lực 1 phần bởi Bộ luật 92/2015/QH13 |
| Luật bảo hiểm xã hội | 58/2014/QH13 | 01/01/2016 | 01 | Quốc hội | thuvienphapluat | 30/11/2018 | Bị hết hiệu lực 1 phần bởi luật 84/2015/QH13 |
| Quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động | 141/2017/NĐ-CP | 25/01/2018 | 00 | Chính phủ | thuvienphapluat | 30/11/2018 | Thay thế Nghị định 153/2016/NĐ-CP |
| Nghị định quản lý chất thải rắn | 59/2007/NĐ-CP | 15/6/2015 | 01 | Chính phủ | thuvienphapluat | 30/11/2018 | Bị hết hiệu lực 1 phần bởi NĐ 38/2015-CP |
| Thông tư quy định về quản lý chất thải nguy hại | 36/2015/TT-BTNMT | 15/8/2015 | 00 | BTNMT | thuvienphapluat | 30/11/2018 | Không thay đổi |
XÁC ĐỊNH CÁCH THỨC THỰC HIỆN CÁC NGHĨA VỤ TUÂN THỦ (6.1.3.b)
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: b) xác định cách thức thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ này đối với tổ chức;
Điều này có nghĩa là gì?
Điều khoản này của tiêu chuẩn muốn nói với bạn rằng, sau khi biết được các yêu cầu mà bạn phải tuân thủ xong, bây giờ bạn cần làm cái gì để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp bạn không vi phạm các yêu cầu phải tuân thủ này.
Các nghĩa vụ tuân thủ có thể dẫn đến các rủi ro cũng như các cơ hội cần phải giải quyết. Việc xác định và tiếp cận với các nghĩa vụ tuân thủ và hiểu được cách thức chúng tác động đến tổ chức là giai đoạn đầu tiên nhằm đảm bảo sự thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ. Sử dụng các kiến thức thu được tại 4.2.4, tổ chức phải thiết lập thực hiện và duy trì các quá trình để xác định và nắm bắt được các nghĩa vụ tuân thủ liên quan đến các khía cạnh môi trường của hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của mình. Mục đích của các quá trình này nhằm giúp tổ chức cân nhắc và chuẩn bị đối với các nhu cầu và mong đợi mới hoặc thay đổi của các bên liên quan, để kịp thực hiện các hành động thích hợp nhằm duy trì sự phù hợp. Tổ chức cũng phải cân nhắc liệu các triển khai mới và các hoạt động, các sản phẩm và các dịch vụ mới đã hoạch định hoặc thay đổi có thể ảnh hưởng đến tình trạng tuân thủ của tổ chức thế nào.
Làm thế nào để chứng minh?
Cách thức thực hiện tức là những gì bạn cần làm để đảm bảo rằng các yêu cầu này doanh nghiệp của bạn luôn đáp ứng cho dù có bất cứ sự thay đổi nào. Để làm được việc này thông thường bạn phải thiết lập các quá trình sau:
- Quá trình nhận diện và xác định các yêu cầu phải tuân thủ;
- Quá trình thông báo và trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến các nghĩa vụ phải tuân thủ;
- Quá trình xác lập các tiêu chí đo lường và các hành động liên quan đến khía cạnh môi trường phải tuân thủ;
- Quá trình xem xét và đánh giá kết quả thực hiện các nghĩa vụ phải tuân thủ.
Thông thường, các doanh nghiệp thường thiết lập quy trình nhận diện và đánh giá các nghĩa vụ phải tuân thủ để thực hiện yêu cầu này.
TÍNH ĐẾN CÁC NGHĨA VỤ TUÂN THỦ KHI THIẾT LẬP, THỰC HIỆN, DUY TRÌ VÀ CẢI TIẾN LIÊN TỤC EMS (6.1.3.c)
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: c) có tính đến các nghĩa vụ tuân thủ này khi thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường của tổ chức.
Điều này có nghĩa là gì?
Tiêu chuẩn nói với bạn rằng, sau khi bạn đã xác định các yêu cầu phải tuân thủ thì bạn phải tích hợp các yêu cầu này vào việc thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến EMS của bạn.
Theo hướng dẫn trong tiêu chuẩn ISO 14004, sau khi bạn biết các yêu cầu phải tuân thủ bạn thực hiện tích hợp vào hệ thống EMS của bạn theo những yêu cầu sau:
a) chính sách môi trường có bao gồm sự cam kết để thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ (xem 5.2) chưa;
b) Bạn đã xác định, tiếp cận, và nắm vững cách thức áp dụng các nghĩa vụ tuân thủ đối với tổ chức (xem 4.2 và 6.1.3);
c) Khi lập các mục tiêu môi trường tổ chức có cân nhắc các nghĩa vụ tuân thủ (xem 6.2);
d) Bạn phải xem xét cách thức đạt được các mục tiêu môi trường liên quan đến các nghĩa vụ tuân thủ, thông qua:
1. các vai trò, trách nhiệm, các quá trình, phương tiện và khung thời gian để đạt được các mục tiêu môi trường liên quan đến việc thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ (xem 6.1.4);
2. các biện pháp kiểm soát việc thực hiện (bao gồm các thủ tục, khi cần thiết) để thực hiện cam kết tuân thủ và các mục tiêu môi trường liên quan đến các nghĩa vụ tuân thủ (xem 8.1);
e) Bạn có truyền đạt và đảm bảo rằng tất cả những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức nắm vững các quá trình áp dụng chúng, và hậu quả của việc không thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ (xem 7.3);
f) Bạn đã đánh giá và xác nhận năng lực nhân viên để đảm bảo rằng tất cả những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức có đủ năng lực cần thiết liên quan đến các nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức, liên quan đến các quá trình áp dụng, và tầm quan trọng, ý nghĩa của việc thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức, dựa trên cơ sở có học thức, đào tạo hoặc kinh nghiệm phù hợp (xem 7.2);
g) Bạn đã thiết lập các quá trình trao đổi thông tin phù hợp với HTQLMT, có tính đến các nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức (xem 7.4);
h) Bạn đã hoạch định và định kỳ đánh giá sự thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ (xem 9.1.2);
i) Bạn đã hoạch định các phương pháp để xác định các trường hợp không tuân thủ hoặc không phù hợp và dự đoán được các sự không tuân thủ hoặc không phù hợp tiềm ẩn và thực hiện hành động kịp thời để nhận biết, xác định, thực hiện và theo dõi các hành động khắc phục (xem 10.1);
j) Bạn phải lưu giữ các thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về các kết quả đánh giá sự tuân thủ (xem 9.1.2);
k) Bạn phải giải quyết các vấn đề liên quan đến sự thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ khi thực hiện các đánh giá định kỳ về HTQLMT (xem 9.2);
l) khi thực hiện xem xét của lãnh đạo cần cân nhắc các thay đổi về nghĩa vụ tuân thủ (xem 9.3).
Làm thế nào để chứng minh?
Để chứng minh điều này bạn phải thực hiện các yêu cầu như trên đã liệt kê và để lại bằng chứng cho việc thực hiện yêu cầu này.
DUY TRÌ THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN VỀ CÁC NGHĨA VỤ TUÂN THỦ (6.1.3)
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về các nghĩa vụ tuân thủ của mình.
Điều này có nghĩa là gì?
Cũng giống như khía cạnh môi trường, tiêu chuẩn cũng yêu cầu bạn duy trì thông tin dạng văn bản về các nghĩa vụ tuân thủ. Điều này nói lên chúng là một dạng tài liệu phải được cập nhật và xem xét khi cần thiết hoặc theo chu kỳ nhất định.
Tổ chức phải duy trì thông tin về các nghĩa vụ tuân thủ của mình ở dạng văn bản, có thể ở dạng đăng ký hoặc danh mục. Điều này giúp duy trì nhận thức và minh bạch về các yêu cầu thực thi. Bản đăng ký này phải được xem xét định kỳ đảm bảo duy trì tính cập nhật. Danh mục hoặc đăng ký có thể gồm:
– nguồn gốc của nghĩa vụ tuân thủ, kể cả của bên quan tâm;
– tổng quan về nghĩa vụ tuân thủ;
– sự liên quan giữa nghĩa vụ tuân thủ với các khía cạnh môi trường của tổ chức và/hoặc các yêu cầu liên quan của các bên quan tâm.
Làm thế nào để chứng minh?
Bạn có thể thiết lập một số tài liệu liên quan đến yêu cầu như sau:
- Quy trình nhận biết và xác định các yêu cầu phải tuân thủ;
- Danh sách các nghĩa vụ tuân thủ và nguồn gốc cập nhật;
- Kết quả đánh giá các nghĩa vụ tuân thủ, …
Các bạn có thể tham khảo yêu cầu luật định môi trường trong bài viết “DANH SÁCH LUẬT MÔI TRƯỜNG HIỆN HÀNH – CẬP NHẬT NGÀY 12/03/2019 – http://quantri24h.com/danh-sach-luat-moi-truong-hien-hanh-cap-nhat-ngay-12-03-2019/ “
—————————————————————–
P/S Nếu bạn thấy bài viết này có ích cho bạn và người khác, hãy giúp tôi chia sẽ cho những người khác biết. Nếu bài viết chưa tốt vui lòng comment bên dưới để chúng tôi hoàn thiện lại. Cám ơn bạn rất nhiều!
Nguyễn Hoàng Em
