Hướng dẫn xác định năng lực

Hướng dẫn xác định năng lực

Việc xây dựng khung năng lực (Competency framework) thường được thực hiện bởi các chuyên gia tư vấn. Việc này gồm rất nhiều công đoạn và chuyên môn, các bước cơ bản như:

  • Xây dựng các bản mô tả công việc (JD)
  • Xác định các năng lực cần thiết cho các vị trí: Dựa vào khảo sát, phỏng vấn
  • Tổng hợp danh mục năng lực toàn công ty: Chia theo các nhóm năng lực, bao gồm các định nghĩa năng lực
  • Xây dựng từ điển năng lực: Gồm tên năng lực, định nghĩa, các cấp độ, biểu hiện đối với từng cấp độ
  • Xây dựng khung năng lực: Danh mục năng lực, các năng lực và cấp độ năng lực cần có với mỗi vị trí, trọng số năng lực
  • Đánh giá năng lực: Có thể sử dụng phương pháp đánh giá 360 độ
  • Xây dựng kế hoạch đào tạo dựa trên kết quả đánh giá

Tuy nhiên, về gốc độ đơn giản để đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn, tôi xin chia sẽ cách đơn giản nhất để xác định và đánh giá năng lực để đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn. Chúng đơn giản và hướng đến tính thực tế có thể áp dụng được cho doanh nghiệp.

1. Khái quát năng lực

Theo ISO 9000:2015 định nghĩa: Năng lực là khả năng áp dụng kiến thức và kỹ năng để đạt được kết quả dự kiến. Chú thích 1: Năng lực được chứng tỏ đôi khi được coi là trình độ chuyên môn.

Vậy xác định năng lực là xác định các Kiến thức, hiểu biết, kỹ năng, kinh nghiệm hoặc khả năng cho phép một cá nhân một cá nhân có thể thực hiện một công việc được giao và đạt được kết quả như dự kiến của công việc đó hay nói cách khác là đạt được đầu ra mong muốn của quá trình đó.

Theo Bolt (1987) định nghĩa năng lực “là sự kết hợp đồng thời những kiến thức, kỹ năng và thái độ cần có để hoàn thành tốt một vai trò hay một công việc được giao”. Như vậy, năng lực là khả năng thực hiện một nhiệm vụ nào đó một cách đầy đủ và có chất lượng. Năng lực thể hiện bằng hành vi có thể quan sát, đo lường trong điều kiện làm việc.

Mô hình ASK giúp giải quyết vấn đề này. Mô hình này xuất hiện vào những năm 1990. Mô hình ASK này cụ thể:

  • A: Attitude: phẩm chất/Thái độ, thuộc về phạm vi cảm xúc, tình cảm. Phẩm chất thường bao gồm các nhân tố thuộc về thế giới quan tiếp nhận và phản ứng lại các thực tế, xác định giá trị, giá trị ưu tiên. Các phẩm chất và hành vi thể hiện thái độ của cá nhân với công việc, động cơ, cũng như những tố chất cần có để đảm nhận tốt công việc (Harrow, 1972). Các phẩm chất cũng được xác định phù hợp với vị trí công việc. Một số phẩm chất như: Chi tiết/tỉ mỉ, Thích nghi, Mạo hiểm/quyết đoán, Sáng tạo, Kiên nhẫn, Bao quát , …
  • S: Skills: Về kỹ năng, đây chính là năng lực thực hiện các công việc, biến kiến thức thành hành động. Thông thường kỹ năng được chia thành các cấp độ chính như: bắt chước (quan sát và hành vi khuôn mẫu), ứng dụng (thực hiện một số hành động bằng cách làm theo hướng dẫn), vận dụng (chính xác hơn với mỗi hoàn cảnh), vận dụng sáng tạo (trở thành phản xạ tự nhiên). Một số kỹ năng như: kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng tư duy, kỹ năng xây dựng đội nhóm, kỹ năng tạo dựng quan hệ, kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng xử lý thông tin và ra quyết định
  • K: Knowledge: thuộc về năng lực tư duy. Kiến thức được hiểu là những năng lực về thu thập tin dữ liệu, năng lực hiểu các vấn đề, năng lực ứng dụng, năng lực phân tích, năng lực tổng hợp, năng lực đánh giá. Đây là những năng lực cơ bản mà một cá nhân cần hội tụ khi tiếp nhận một công việc. Công việc càng phức tạp thì cấp độ yêu cầu về các năng lực này càng cao. Các năng lực này sẽ được cụ thể hóa theo đặc thù của từng doanh nghiệp. Một số kiến thức như: Chiến lược kinh doanh, Kế toán/tài chính, Quản trị nhân sự,  Marketing/tiếp thị,  Ngành nghề kinh doanh, Hội nhập quốc tế, Công nghệ môi trường, Văn hóa – xã hội, Pháp luật/chính trị, Ngoại ngữ

Với thái độ: thuộc về phạm vi cảm xúc, tình cảm. Thái độ là quan điểm, ý thức của con người khi thực thi công việc.

Xét theo khung năng lực thì có các loại năng lực sau:

  • Năng lực theo vai trò: Là các năng lực ứng dụng cho các vị trí cụ thể trong tổ chức như năng lực lãnh đạo, năng lực tư duy chiến lược.
  • Năng lực cốt lõi: Gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề….
  • Năng lực chuyên môn : là các kiến thức, kỹ năng chuyên môn gắn với lĩnh vực cụ thể có vai trò thiết yếu trong việc hoàn thành các nhiệm vụ chuyên môn. VD: Kỹ năng bán hàng, kỹ năng lập trình….
  • Năng lực hành vi: Là các năng lực cụ thể của cá nhân được định nghĩa dưới dạng hành vi nhằm đảm bảo khả năng ứng dụng và Cấp độ thuần thục.

2. Chia Cấp độ năng lực:

2.1. Cấp độ năng lực Gồm 5 cấp độ theo tác giả Lê Quân (1) :

  • Cấp độ 1 (sơ cấp): Biểu thị các kiến thức và kỹ năng ở Cấp độ sơ khai. Nếu đượ chướng dẫn thì cá nhân ở cấp độ này có thể vận dụng được năng lực trong một số trường hợp đơn giản.
  • Cấp độ 2 (trung cấp): Biểu thị các kiến thức và kỹ năng ở Cấp độ cơ bản. Nếu được hướng dẫn thì cá nhân ở cấp độ này có thể vận dụng được năng lực trong những trường hợp có đôi chút khó khăn nhất định, nhưng chủ yếu vẫn là những trường hợp thường gặp.
  • Cấp độ 3 (cấp chính): Biểu thị các kiến thức và kỹ năng ở Cấp độ tương đối vững chắc. Cá nhân ở cấp độ này có thể vận dụng được năng lực trong phần lớn các  trường hợp thường gặp mà không cần hướng dẫn.
  • Cấp độ 4 (cao cấp): Biểu thị các kiến thức và kỹ năng ở Cấp độ sâu rộng. Cá nhân ở cấp độ này có thể vận dụng được năng lực trong các trường hợp mới hay có sự thay đổi và ngoài ra,có thể hướng dẫn người khác thực thi công việc.
  • Cấp độ 5 (chuyên gia): Biểu thị các kiến thức và kỹ năng ở Cấp độ chuyên gia. Cá nhân ở cấp độ này có thể vận dụng đượcnăng lực trong hầu hết các tình huống phức tạp khác nhau, có thể xây dựng và phát triển các phương pháp tiếp cận, cách thức tiến hành hay chính sách mới trong lĩnh vực liên quan.Cá nhân này được thừa nhận với tư cách chuyên gia cả trong và ngoài tổ chức; có thể chủ trì hay định hướng việc hướng dẫn người khác.

 

2.2. Cấp độ năng lực theo TCVN ISO 10018:2013

Cấp độ nhuần nhuyễn

Cấp độ 1

Cấp độ 2

Cấp độ 3

Cấp độ 4

Cấp độ 5

Mọi người có kiến thức và kỹ năng để thực hiện nhiệm vụ được giao hàng ngày mà không có sự giám sát của người hướng dẫn. Các nhiệm vụ được giao khác cần có sự giám sát này.

Đôi khi mọi người yêu cầu được đào tạo trong phạm vi công việc của họ.

Mọi người có kiến thức và kỹ năng để thực hiện tất cả các nhiệm vụ được giao mà không có sự giám sát của người hướng dẫn.

Họ yêu cầu đào tạo tại chỗ và/hoặc bên ngoài để phát triển năng lực của mình.

Họ đưa ra ý tưởng để cải tiến.

Mọi người có kiến thức và kỹ năng để hành động như người hướng dẫn trong phạm vi công việc của họ.

Họ chịu trách nhiệm về các quá trình mà mình hoạt động.

Họ phát triển và thực hiện các ý tưởng để cải tiến.

Họ yêu cầu kèm cặp hoặc huấn luyện để có đủ trình độ cho những chức danh hoặc vị trí khác.

Mọi người có kiến thức và kỹ năng để hành động như các cố vấn và huấn luyện viên.

Họ sẵn sàng chia sẻ kiến thức và kỹ năng của mình để cải tiến tổ chức.

Họ tham gia vào các hoạt động đối sách nội bộ và bên ngoài.

Họ tạo nền tảng cho việc xây dựng chiến lược của tổ chức.

Họ tích cực trong thực hiện các quá trình mới.

Họ đòi hỏi định rõ kế hoạch nghề nghiệp.

Mọi người có kiến thức và kỹ năng chịu trách nhiệm đối với một số phần quan trọng của tổ chức.

Họ hoạt động tích cực trong sự phát triển chiến lược, chính sách và mục tiêu của tổ chức.

Họ khởi xướng và tích cực trong phát triển các quá trình mới.

Họ có một mạng lưới mở rộng và đóng vai trò đại diện quan trọng bên ngoài.

 

2.3. Cấp độ năng lực 4 mức thông thường sử dụng

Đây là phân loại các cấp thường được sử dụng cho tất cả doanh nghiệp, chúng thường sử dụng hình tròn chi làm 4 khung năm lục, nếu hoàn thành khung nào họ bôi đen khung đó, khung còn trắng là đang thiếu.

  • Cấp độ 1: Hầu hết không hiểu, thực hiện phải có sự chỉ dẫn người khác;
  • Cấp độ 2: Tự thực hiện được công việc, nhưng đôi lúc cần có sự chỉ dẫn;
  • Cấp độ 3: Tự thực hiện công việc một cách thuần thục;
  • Cấp độ 4: Tự thực hiện công việc một cách thuần thục, có khả năng đào tạo người khác;

3. Xác định năng lực

Có rất nhiều cách xác định năng lực nhân sự, trong phần này tôi trình bày hai cách đơn giản nhất để xác định năng lực nhân sự.

3.1. Phương pháp Agile – Hoạt động nhóm

Phương pháp này bao gồm các bước sau:

  • Chọn 4-6 người làm việc có hiệu quả công việc cao nhất trong nhóm, có hành vi bạn mà bạn muốn làm mẫu, tham gia khảo sát.
  • Tiến hành khỏa sát phân tích công việc nhanh trong một ngày để nắm bắt các danh mục công việc họ làm và cách thức họ thực hiện công việc.
  • Dự thảo các chi tiết của các năng lực cần thiết để thực hiện công việc cho một cuộc họp nhóm và cung cấp chúng cho những người tham gia để xem xét và chỉnh sửa.
  • Tổng hợp phản hồi dự thảo và tiến hành hợp trực tiếp với những người tham gia để đi đến thống nhất về những thay đổi.
  • Xác định mức độ thành thạo cho từng nhiệm vụ (chia khung năng lực) trong mô hình dựa trên các hành vi cuối cùng (hành vi mong muốn).
  • Thực hiện kiểm tra mô hình đã hoàn thành (xác định giá trị sử dụng) với một nhóm lớn hơn những người đương nhiệm có hiệu quả làm việc cao.
  • Bắt đầu làm cho mô hình năng lực có thể hành động và lên kế hoạch đánh giá chính thức với những người làm công việc.

 

3.2. Phương pháp trả lời câu hỏi.

Bạn thiết lập bảng câu hỏi, sau đó gửi các nhân viên cần khảo sát, sau đó thu lại, tiến hành phân tích các kỹ năng cần thiết cho thực hiện công việc. ví dụ như:

3.3. Thiết lập mức độ năng lực

  • Sau khi xác định được các năng lực cần thiết, chúng ta tiến hành thiết lập mức độ yêu cầu cho từng năng lực theo mục 2 của bài viết này.
  • Một số trường hợp người ta có thể phân năng lực cốt lõi và năng lực thông thường, hay phân loại mức độ quan trọng của các tiêu chí năng lực thông qua phương pháp so sánh cặp.
  • Ví dụ sau đây là bảng năng lực hành vi của nhân viên QC.

 

Tiêu chí năng lực sàng lọc hồ sơ

(Tiêu chí đầu vào)

Yêu cầu năng lực hành vi vị trí

(Tiêu chí đầu ra – tiêu chí phỏng vấn đánh giá)

Vị trí: Nhân viên QC

Nội dung

Tiêu chí

yêu cầu

Năng lực

Nội dung

(tiêu chí đánh giá)

Yêu cầu (Tiêu chí chấp nhận)

Trình độ: Tốt nghiệp ngành điện, cơ khí chế tạo

từ Trung cấp

Năng lực chuyên môn

Hiểu về cấu tạo và hoạt động động cơ điện

Mức 2/4

Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm làm vị trí tương đương.

3 năm cùng vị trí

Sử dụng thành thạo thiết bị đo (Cài đặt, điều chỉnh và sử dụng): máy đo sóng,

Mức 2/4

Kỹ năng:  Giao tiếp tiếng anh và sử dụng thành thạo vi tính văn phòng.

Office bằng A,

Tiếng Anh bằng C

Năng lực quản lý chất lượng

Sử dụng thành thạo 7 công cụ quản lý chất lượng, biết đọc biểu đồ và dự đoán xu hướng dữ liệu

Mức 3/4

Hiểu rõ phương pháp lấy mẫu theo phương pháp AQL

Mức 3/4

Hiểu rõ hành động khắc phục, phòng ngừa và sáng kiến cải tiến, công cụ 8D, 5M1I, cách thức giải quyết vấn đề

Mức 3/4

Hiểu rõ cách xử lý số liệu và báo cáo.

Mức 3/4

Năng lực quản lý nhóm và đào tạo

Có khả năng đào tạo và quản lý nhóm

Mức 3/4

BIết cách xây dựng các hướng dẫn công việc cho người thao tác.

Mức 3/4

Ghi chú: Khung năng lực

–        Mức 1: không tự làm được,

–        Mức 2: tự làm mà cần chỉ dẫn thêm,

–        Mức 3: toàn toàn tự làm,

–        Mức 4: có thể dạy người khác.   

 

4. Đánh giá năng lực

4.1. Xây dựng cách thức đánh giá:

Trước khi thực hiện đánh giá năng lực thì chúng ta phải xây dựng cách thức đánh giá năng lực. Có rất nhiều cách đánh giá năng lực như sau:

  • Quan sát người thực hiện;
  • Phỏng vấn;
  • Làm bài test;
  • Xem xét dữ liệu quá trình thực hiện công việc;
  • Thực nghiệm (thi, sát hạch, …).

Dưới đây là ví dụ cách thức đánh giá năng lực nhân viên QC:

 

Vị trí: Nhân viên QC

1. Tiêu chí năng lực sàng lọc hồ sơ (Tiêu chí đầu vào)

Nội dung

Cách thức đánh giá

Trình độ: Tốt nghiệp ngành điện, cơ khí chế tạo

Kiểm tra bằng cấp

Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm làm vị trí tương đương.

Kiểm tra phiếu sơ yếu lý lịch

Kỹ năng:  Giao tiếp tiếng anh và sử dụng thành thạo vi tính văn phòng.

Kiểm tra chứng chỉ.

2. Yêu cầu năng lực vị trí (Tiêu chí đầu ra – tiêu chí phỏng vấn đánh giá)

Nội dung

Cách thức đánh giá

Hiểu về cấu tạo và hoạt động động cơ điện

Phỏng vấn trực tiếp về cấu tạo mô tơ thông thường, ứng viên phải nói đúng 70% cấu tạo mô tơ và nguyên lý hoạt động mô tơ

Sử dụng thành thạo thiết bị đo (Cài đặt, điều chỉnh và sử dụng): máy đo sóng,

Cho nhân viên cài đặt thông số máy đo sóng và vận hành đo thử 3 con NG, 3 con ok và 3 con giới hạn trên và 3 con giới hạn dưới. –> tiêu chuẩn: sử dụng được và đo đúng 90% sản phẩm theo phân loại.

Sử dụng thành thạo 7 công cụ quản lý chất lượng, biết đọc biểu đồ và dự đoán xu hướng dữ liệu

Cho đọc dữ liệu bản đồ X-Bar và đưa ra nhận xét về biểu đồ, yêu cầu biết cách đọc và nhận định biểu đồ. Chọn 3 dạng biểu đồ phù hợp, không phù hợp và xu hướng không phù hợp cần hành động. Yêu cầu phán đoán đúng cả 3 biểu đồ.

Hiểu rõ phương pháp lấy mẫu theo phương pháp AQL

cho bài tập, một lượng sản xuất và mức áp dụng, ứng viên phải chọn đúng số mẫu quy định, không cho phép sai.

Hiểu rõ hành động khắc phục, phòng ngừa và sáng kiến cải tiến, công cụ 8D, 5M1I, cách thức giải quyết vấn đề

Phỏng vấn kiến thức, hiểu các bước thực hiện,

Cho một ví dụ về sự không phù hợp yêu cầu ứng viên đưa rành hành động khắc phục –> yêu cầu nêu đúng 70 %.

Hiểu rõ cách xử lý số liệu và báo cáo.

Phỏng vấn và đánh giá các phương pháp số liệu và đánh giá báo cáo. –> Hiểu được cách thức.

Có khả năng đào tạo và quản lý nhóm

Phỏng vấn trực tiếp –> hiểu được cách tổ chức và quản lý nhóm.

BIết cách xây dựng các hướng dẫn công việc cho người thao tác.

Phỏng vấn trực tiếp –> hiểu được cách thức xây dựng các hướng dẫn công việc.

 

4.2. Thực hiện đánh giá

Thời gian đánh giá có thể phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp và bối cảnh của từng trường hợp, có thể 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm,…

Ví dụ kết quả đánh giá năng lực nhân viên QC.

Kết quả đánh giá năng lực

Ngày 01/01/2021

Ứng viên: Nguyễn Văn A

Nội dung

Yêu cầu

Thực tế

1. Hiểu về cấu tạo và hoạt động động cơ điện

Mức 2/4

Mức 1/4

2. Sử dụng thành thạo thiết bị đo (Cài đặt, điều chỉnh và sử dụng): máy đo sóng,

Mức 2/4

Mức 2/4

3. Sử dụng thành thạo 7 công cụ quản lý chất lượng, biết đọc biểu đồ và dự đoán xu hướng dữ liệu

Mức 3/4

Mức 3/4

4. Hiểu rõ phương pháp lấy mẫu theo phương pháp AQL

Mức 3/4

Mức 2/4

5. Hiểu rõ hành động khắc phục, phòng ngừa và sáng kiến cải tiến, công cụ 8D, 5M1I, cách thức giải quyết vấn đề

Mức 3/4

Mức 3/4

6. Hiểu rõ cách xử lý số liệu và báo cáo.

Mức 3/4

Mức 3/4

7. Có khả năng đào tạo và quản lý nhóm

Mức 3/4

Mức 2/4

8. Biết cách xây dựng các hướng dẫn công việc cho người thao tác.

Mức 3/4

Mức 3/4

Kết luận: Cần phải đào tạo các nội dung 1, 4, 7 trong vòng 2 tháng, sau khi thử việc xong đánh giá lại 3 nội dung này, nếu đạt nhận làm vị trí chính thức, chưa đạt tuyển người mới.

 

  1. Thực hiện lập kế hoạch đào tạo và thực hiện cập nhật năng lực

Sau khi thực hiện đánh giá năng lực nhân viên, công việc tiếp theo là bạn phải thực hiện lập kế hoạch đào tạo cho những tiêu chí năng lực mà nhân viên đó không đạt.

Sau khi đào tạo xong và xác định lại năng lực còn thiếu, nếu kết quả đạt bạn tiến hành cập nhật vào bảng theo dõi năng lực nhân viên theo hình ví dụ bên dưới.

 

Nguyễn Hoàng Em


 

Tài liệu tham khảo:

  1. Lê Quân, 2016.Khung Năng lực lãnh đạo, quản lý khu vực hành chính công. NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội.
  2. TCVN ISO 10018:2013
  3. PGS.TS. Lê Quân, ThS. Nguyễn Quốc Khánh, Đánh giá năng lực giám đốc điều hành doanh nghiệp nhỏ Việt Nam qua mô hình ASK, Tập chí Khoa học ĐHQGHN, Kinh tế và Kinh doanh 28 (2012) 29‐35

About Author

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.