Chia sẽ kinh nghiệm thi lead auditor

Chia sẽ kinh nghiệm thi lead auditor

Trong thời gian vừa qua, nhiều bạn hỏi tôi về thi lead auditor, nhiều bạn quan tâm chủ đề này và đề nghị tôi chia sẽ, tuy tôi không phải là người thi giỏi nhưng tôi đã thi 4 lần bằng lead auditor: ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, OHSAS 18001 cả 4 lần thi đều vượt qua, và tôi thấy rằng đề thi có nhiều điểm chung và cách làm bài để pass qua bài này.

Đề về cơ bản không quá khó để không thể vượt qua, vấn đề lớn nhất người thi mất phải và hay rớt là do thiếu thời gian, hầu hết thời gian điều không đủ cho bài dài như vậy, nếu bạn thuộc lòng viết ra tất cả các câu thì có thể dư được 15 phút, tuy nhiên đề khi không có sẵn để học thuộc lòng mà bạn phải suy nghĩ, phải lật tiêu chuẩn nên hầu hết là thiếu thời gian, vì vậy việc phân bổ thời gian làm bài là quan trong nhất.

Cấu trúc bài thi thường như sau:

  • Đọc hướng dẫn bài thi: 5 phút
  • Phần 1 – thời gian làm bài 15 phút, điểm tối đa: 10, điểm đạt: tối thiểu 5, thông thường có 5 câu hỏi, mỗi câu 2 điểm;
  • Phần 2 – thời gian làm bài 20 phút, điểm tối đa: 20, điểm đạt: tối thiểu 10, phần 2 có 4 câu, mỗi câu 5 điểm.
  • Phần 3 – thời gian làm bài 40 phút, điểm tối đa: 30, điểm đạt: tối thiểu 15, phần 3 có 3 câu, mỗi câu 10 điểm.
  • Phần 4 – thời gian làm bài 40 phút, điểm tối đa: 30, điểm đạt: tối thiểu 15; phần 4 có 3 câu, mỗi câu 10 điểm.
  • Tổng thời gian làm bài là 120 phút, Tổng điểm 90, điểm đạt tối thiểu 63, không phần nào dưới điểm tối thiểu.

Trong các phân trên thì phần 1 là dễ nhất, nếu bạn chịu khó thì bạn có thể tìm được trong tiêu chuẩn nên phân này bạn nên dành thời gian sau cùng (vì lúc đó tinh thần căng thẳng nên tìm tiêu chuẩn dễ hơn suy nghĩ)

Phần 3 và 4 bạn nên làm trước, vì phần này có số điểm cao và đòi hỏi tư duy phán đoán nên dành lúc mới làm.

Trong quá trình làm bạn phải tuân thủ thời gian cho các phần tránh tập trung quá nhiều vào một phần mà phần khác thiếu sẽ bị điểm liệt. Sau đây là cách làm từng phần:

Phần I: Phần này thường 5 cầu

Phần này hầu hết dễ có trong tiêu chuẩn, hoặc các kiến thức phổ thông, ví dụ như:

  • Giải thích một từ thuật ngữ nào đó: bạn viết y như định nghĩa trong tiêu chuẩn là được;
  • Liệt kê các điều khoản yêu cầu tài liệu/hồ sơ/thông tin dạng văn bản  —> tìm tiêu chuẩn;
  • Liệt kê các cách để thu được bằng chứng đánh giá: quan sát hiện trường, xem xét tài liệu, xem xét hồ sơ, phỏng vấn người trách nhiệm, …
  • Liệt kê các nội dung cần có trong kế hoạch đánh giá: xem ISO 19011
  • Nêu các lợi ích áp dụng hệ thống quản lý … (nằm trong trong điều khoản 0. Lời nói đầu của tiêu chuẩn).

Phần II: Phần này có 4 câu mỗi câu 5 điểm

Một số tình huống sau thường được cho trong các đề thi:

  • Khi họp kết thúc lãnh đạo nói bỏ điểm không phù hợp ra vì họ đã chỉnh sửa rồi: nếu bạn gặp trường hợp này thì bạn trả lời như thế nào? Trong trường hợp này bạn phải cảm ơn khách hàng, trả lời không đồng ý, giải thích lý do: do việc làm sử lại là sự khắc phục, tổ chức cần phải thực hiện phân tích nguyên nhân, tìm đối sách để loại bỏ nguyên nhân sự không phù hợp để tránh lập lại trong tương lại.
  • Trong quá trình đánh giá, bạn được đại diện công ty tặng món quà, bạn xử lý như thế nào? –> Cám ơn khách hàng, từ chối nhận quà, giải thích khách hàng về tính vô tư và khách quan trong đánh giá, nêu quy định ISO 17021, giải thích việc này làm ảnh hưởng đến kết luận đánh giá, …
  • Trong quá trình đánh giá bạn gặp ông tư vấn cùng là việc thì bạn làm như thế nào? –> Chào xả giao, Yêu cầu khách hàng giải thích rõ vai trò và nhiệm vụ của tư vấn, yêu cầu tư vấn không can thiệp vào quá trình đánh giá, mời tư vấn sang nơi khác, giải thích việc đánh giá dựa trên năng lực vận hành hệ thống của khách hàng nên tư vấn không nên can thiệp vào quá trình đánh giá, …
  • Khi hợp kết luận đánh giá thì bên được đánh giá phản bác lại điểm phát hiện: –> Cám ơn khách hàng đã phản hồi, ghi nhận sự phản hồi, mời chuyên gia giải thích lại, giải thích việc phân loại đánh giá là thống nhất trong đoàn, đánh giá mang tích khách quan, Giải thích khách hàng có thể khiếu nại về văn phòng chứng nhận và văn phòng công nhận, …
  • Khi đánh giá phòng ban, trưởng phòng đi vắng: –> Liên lạc trưởng đoàn, liên lạc người có trách nhiệm, hỏi xem có người nào được ủy quyền thay thế không? hỏi xem có ai liên lạc được người có trách nhiệm không? Thông báo đổi lịch phòng ban khác, giải thích khách hàng nếu không đánh giá thì đoàn đưa ra một điểm không phù hợp nặng để đánh giá lại, …
  • Khi phỏng vấn lãnh đạo thì lãnh đạo mời nghe một bài giới thiệu về công ty 2 giờ: –> Cám ơn, Đoàn ghi nhận sự chia sẽ, giải thích đoàn trước đến Công ty đã tìm hiểu rồi, giải thích thời gian đánh giá có hạn đoàn phải thực hiện đúng lịch trình để đảm bảo tiến độ, đề nghỉ xem vào giờ nghỉ trưa để không ảnh hưởng đến lịch đánh giá.
  • Khi họp khai mạc lãnh đạo đề nghị không đánh giá một phòng nào đó vì nhiều không không phát hiện sự không phù hợp –> Cám ơn, Đoàn ghi nhận sự chia sẽ, giải thích đoàn phải thực hiện thu thập đầy đủ bằng chứng của các qua trình trong phạm vi đánh giá, giải thích đoàn phải thực hiện đúng kế hoạch đã hoạch định, …
  • Trong trường hợp bạn đanh kết luận đánh giá, đại diện lãnh đạo bực tức bỏ ra ngoài không tham buổi hợp hoặc mời đoàn đánh giá về và nói sẽ đổi ngay CB nếu không sửa các điểm phát hiện –> Giải thích cho bên kia hiểu, nều họ không hợp tác thì gọi về VP chứng nhận và giám đốc kỹ thuật, giải tích tôi đến đây theo thỏa thuận và về khi hết thời gian như hoạch định, …
  • Khi bên được đánh giá phàn nàn về việc ghi nhận quá nhiều điểm nhỏ nhặt không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm: –> –> Cám ơn, Đoàn ghi nhận sự chia sẽ, giải thích đoàn thực hiện đánh giá theo phương pháp chọn mẫu, giải thích đoàn phải ghi nhận đúng bản chất vấn đề và báo cáo phản ánh đúng sự thật, …
  • Khi họp khai mạc bên chi nhánh đề nghị mở rộng phạm vi đánh giá (thêm nhà xưởng hay thêm sản phẩm, quá trình nào đó) –> Cám ơn sự phản hồi thông tin, đoàn ghi nhận thông tin, giải thích khách hàng là đoàn đã hoạch định ngày công đủ cho cuộc đánh giá này, việc đánh giá lại phải thực hiện lần khác, gọi về VP chứng nhận để trao đổi bổ sung thêm ngày công nếu được, …

Ngoài ra một số tình huống khác như:

  • Hãy nêu năm vấn đề bạn cần đánh giá trong một điều khoản nào đó –> liệt kê các gạch đầu dòng mà điều khoản đó yêu cầu và viết dạng câu hỏi là được, ví dụ tiêu chuẩn yêu cầu lưu lại thông tin dạng văn bản, bạn viết: có lưu lại thông tin dạng văn bản hay không?…
  • Trường hợp hãy nêu năm vấn đề bạn cần đánh giá trong nhà nhà máy hay một quá trình –> bạn liệt kê tên các điều khoản cần đánh giá là được. ví dụ như 7.2 năng lực người thực hiện, 7.1.5 kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường, …
  • Phận biệt các thuật ngữ với nhau, hoặc phân biệt các loại hình đánh giá (bên thứ 1, 2, 3), phân loại các giai đoạn đánh giá (giai đoạn 1, giai đoạn 2, giám sát, tái chứn nhận), phân biệt các phát hiện đánh giá (Major NC, Minor NC, Observer, PI, …) –> tất cả này bạn xem trong định nghĩa và thuật ngữ, ISO 19011.

Phần 3: 30 điểm

Để làm được phần này bạn phải dựa vào yêu cầu tiêu chuẩn 100%, không nên suy diễn bên ngoài.

  • Ví dụ đề cho bạn hãy soạn checklist 10 câu hỏi đánh giá quá trình Kiểm soát hoạt động tạo sản phẩm và cung ứng dịch vụ: bạn mở điểm khoản 8.5.1 ra và viết tất cả các yêu cầu dạng câu hỏi như hướng dẫn phần 2.
  • Có nhiều câu trong tình huống này giống như tình huống phần thứ 2;
  • Liệt kê các yêu cầu thông tin dạng văn bản, …
  • Họ cho một tình huống, yêu cầu bạn liệt kê những gì bạn muốn tìm kiếm –> hãy xem chúng thuộc điều khoản nào và liệt kê các yêu cầu của điều khoản đó dạng câu hỏi, ngoài ra các điều khoản chung phần 4 bạn có thề liệt kê cũng được.

Phần 4: Tình Huống

  • Phân này gồm 03 câu là ba tình huống trong cần phải phân biệt trong đánh giá. Bạn phải kết luận tình huống này là không phù hợp hay chưa phải không phù hợp cần phải tìm hiểu thêm.
  • Thông thường phần này sẽ có 02 tình huống là điểm không phù hợp và một tình huống là phải tìm hiểu thêm. Do đó bạn phải xác định được cái nào là không phù hợp và cái nào chưa thể kết luận được là sự không phù hợp.
  • Bí quyết làm phần nằm ở định nghĩa, “Đánh giá là hoạt động so sánh giữa chuẩn mực đánh giá và thực tế công việc” nếu có sự mâu thẫu với nhau là một sự không phù hợp. chuẩn mực là các quy trình hay các thủ tục, hướng dẫn hay yêu cầu tiêu chuẩn. Ví dụ: Quy trình quy định khi hư máy móc phải báo ngay cho nhân viên kỹ thuật sửa chửa, tuy nhiên phỏng vấn người phụ trách máy họ nói tự sửa, chừng nào sửa không được mới gọi bảo trì –> sự khác nhau giữa chuẩn mực (quy trình) và thực tế vận hành.
  • Sau khi xác định được sự không phù hợp, việc tiếp theo là dẫn chứng điều khoản yêu cầu tiêu chuẩn. Điều này rất quan trọng, hãy xem kỹ vấn đề được nêu và sự không phù hợp xây ra trong điều khoản nào của tiêu chuẩn thì đó là điều khoản chính.

Các trường hợp sau sẽ rơi vào điều khoản 10.2:

  • Lần đánh giá trước đó phát hiện sự không phù hợp như không đeo nút chống ồn, lần đánh giá sau đó lại phát hiện điểm phát hiện tương tự –> hành động khắc phục không hiệu lực;

Các trường hợp sau là điều khoản 9.2:

  • Các khắc phục đánh giá không thực hiện đúng thời gian quy định,
  • Thời lượng và tần suất đánh giá giống nhau giữa các năm, tuy nhiêu trong đó có một phòng ban hay quá trình xuất hiện nhiều điểm không phù hợp và hầu như không giảm –> Việc hoạch đạnh chương trình đánh giá không dựa trên mức độ quan trọng của quá trình;
  • Người đánh giá đánh giá công việc của phòng ban mình?

Các trường hợp rơi vào điều khoản 7.5:

  • Thời gian lưu giữ hồ sơ chưa đủ, hồ sơ bị mất mát, cháy, hư hỏng và không khắc phục được.
  • Sử dụng tài liệu không phù hợp, lỗi thời.

Lưu ý các trường hợp sau đây thường chưa phải là điểm không phù hợp:

  • Đang đánh giá gặp quá trình bảo trì –> tìm hiểu thêm (năng lực người thực hiện, nhận thức về chính sách, mục tiêu, xem kế hoạch bảo trì và xác nhận kết quả bảo trì, đánh giá rủi ro quá trình bảo trì, phân tích dữ liệu bảo trì, hành động khắc phục liên quan hư hỏng mái móc, …).
  • Đề bài không đưa ra dẫn chứng quy trình, quy định, hướng dẫn, nội dung lang mang không dẫn đến một yêu cầu tiêu chuẩn cụ thể, ví dụ như mút muỗng đỏ vào thùng màu xanh, mút muỗng xanh vào thùng màu đỏ, …
  • Đánh giá viên quan sát thấy một thiết bị đo lường (cân, thước, …) hết hạn hiệu chuẩn đang để ở một khu vực nào đó (xưởng, phòng QC): lưu ý trong trường hợp đề bài thế này thì bạn phải để ý hai chi tiết: một là thiết bị đó có sử dụng cho việc đo lường/giám sát quá trình tạo sản phẩm hay không và hai là có dấu hiệu nhận dạng là không được sử dụng hay không. Nếu khuyết hai thông tin này là cần phải tìm hiểu thêm vì chưa biết chúng có dùng hay không hay chờ loại bỏ, và nếu có dấu hiệu nhận dạng là không sử dụng thì phải tìm hiểu thêm.

Ghi chép điểm không phù hợp:

  • Phần nữa là cách ghi điểm không phù hợp, hiện tại không có một hướng dẫn hay một thỏa thuận nào về cách ghi điểm không phù hợp. Về mặt tính đầy đủ của nội dung thì nội dung ghi phải đảm bảo đầy đủ ba yếu tố: một là sự khẳng định một quá trình nào đó là chưa phù hợp, hai là viện dẫn chuẩn mực đánh giá (yêu cầu tiêu chuẩn hay quy trình/hướng dẫn quy định) và cuối cùng là Bằng chứng cho thấy sự mâu thuẫn với chuẩn mực đánh giá.
  • Ví dụ: Hoạt động kiểm soát và vận hành quá trình bảo trì chưa phù hợp (1) với yêu cầu quy trình QT01 ban hành ngày 01/01/2020. Cụ thể như Quy trình QT01 quy định rằng khi thiết bị hư phải báo ngay cho nhân viên bảo trì phụ trách để sửa chữa (2), Tại thời điểm đánh giá đoàn quan sát thấy rằng Mr. ABC người vận hành máy đang sửa máy khi máy bị hỏng (3), Điều khoản yêu cầu: ĐK 8.5.1 – ISO 9001:2015 (lưu ý có thể viện dẫn điều khoản 7.1.3 tuy nhiên điều khoản này chủ yếu nói đến việc đảm bảo máy móc phù hợp, còn việc quy trình quy định và thực hiện khác nhau thường nằm điều khoản 8.5.1 kiểm soát sự vận hành).

Tình huống tìm hiểu thêm:

Phần này kết luận tình huống là tìm hiễu thêm sẽ được 2 điểm (nếu đúng), và nêu bốn để mục bạn cần tìm hiểu thêm để thu thập bằng chứng.

Lý do phải tìm hiểu thêm: thường ghi là dữ liệu đề bài chưa đủ bằng chứng để kết luận quá trình xyz không phù hợp.

Trong tình huống quan sát hiện trường, chuyên gia quan sát thấy một vấn đề gì đó chưa phù hợp, nếu đề bài cho thêm là đã phỏng vấn người có trách nhiệm trả lời là lý do gì đó thì tình huống này thường là điểm không phù hợp. Trong trường hợp đề bài không cho nội dung phỏng vấn người có trách nhiệm thì tình huống này là tình huống tìm hiểu thêm. Ví du: trong quy trình xyz quy định khi xuất hàng phải dán ngày tháng sử dụng, tuy nhiên chuyên gia quan sát tại khu vực hàng chờ xuất, lô hàng xyz chưa dán dãn –> đây là tình huống tìm hiểu thêm. Trong trường hợp đề bài cho thêm “chuyên gia đã phỏng vấn người phụ trách, họ xác nhận rằng, đối với khách hàng đi siêu thị mới dán, khách hàng đi kênh truyền thống thì dán cũng được, không dán cũng được không bắt buộc, đây là hàng đi kênh truyền thống” , thì trường họp này là điểm không phù hợp.

Một số điều khoản chung sau đây bạn có thể tìm kiếm bốn lý do tìm hiểu thêm khi đánh giá (ISO 9001:2015):

  •  Điều khoản mà đề bài tập trung nhất: bạn đọc và thấy rằng đề bài nói về điều khoản nào thì bạn nói nội dung của quá trình đó. Ví dụ: đề đang nói đến quá trình bảo trì thì bạn có thể nói đến quá trình bảo trì như: xem xét kết hoạch bảo trì, xem xét phân công bảo trì, xem xét hồ sơ ghi chép bảo trì, xem xét việc kiểm tra xác nhận quá trình bảo trì, …
  • Điều khoản thứ 2 bạn nên nghỉ đến là năng lực và đào tạo người vận hành/thực hiện quá trình –> điều khoản 7.2
  • Việc các rủi ro của quá trình có được nhận diện và kiểm soát –> điều khoản 6.1;
  • Nhận thực của người vận hành về chính sách, mục tiêu … –> điều khoản 7.3;
  • Thông tin dạng văn bản và lưu hồ sơ tại nơi sử dụng –> điều khoản 7.5.1;
  • Phân tích và đánh giá dữ liệu của quá trình –> điều khoản 9.1.2;
  • Hành động khắc phục và phòng ngừa –> điều khoản 10.2

Để không bị điểm liệt trong tình huống này, bạn nên cẩn trọng trong việc kết luận tình huống là điểm không phù hợp. Vì tình huống tìm hiểu thêm mà mình kết luận là điểm không phù hợp thì tình huống đó sẽ là 0 điểm. Còn tình huống là không phù hợp mà bạn kết luận tìm hiểu thêm nếu bạn làm đúng hết việc giải thích lý do, tìm hiểu thêm đủ thì bạn có thể được 8 điểm (vì trừ 2 điểm kết luận sai tình huống). Do đó nếu bạn không chắc chắn thì kết luận tình huống là tìm hiểu thêm thì khả năng bị điểm liệt của bạn là thấp nhất.


Nguyễn Hoàng Em

Categories: Tin Tức

About Author

Comments

  1. Van Nguyen
    Van Nguyen 3 Tháng Tư, 2023, 07:24

    Cám ơn anh, em mới thi Lead Auditor 9001:2015, dù thi xong mới đọc được bài này của anh nhưng thấy anh chia sẻ rất hữu ích và chính xác

    Reply this comment

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.