8.5.4 BẢO TOÀN SẢN PHẨM – ISO 9001:2015

8.5.4 BẢO TOÀN SẢN PHẨM – ISO 9001:2015

TỔ CHỨC PHẢI BẢO TOÀN ĐẦU RA SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ (8.5.4)

 Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải bảo toàn đầu ra trong suốt quá trình sản xuất và cung cấp dịch vị ở mức độ cần thiết để đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu (8.5.4).

 

Điều này có nghĩa là gì?

Bảo toàn sản phẩm là một chủ đề lớn, việc bảo toàn này được thực hiện khác nhau ở những tổ chức khác nhau, nó bao gồm việc bảo toàn đầu ra quá trình nội bộ (sản phẩm) của tổ chức và các quá trình cung cấp sản phẩm đến người tiêu dùng, kể cả việc thuê ngoài.

Việc bảo toàn này bao gồm việc nhận biết sản phẩm, cách thức xếp dỡ, kiểm soát sự nhiểm bẩn (nhiểm chéo), bao gói, vận chuyển và bảo vệ.

Việc bảo toàn là cần thiết để bảo vệ sản phẩm khỏi điều kiện bất lợi có thể làm biến đổi đặc tính và chức năng của sản phẩm. Trong một số trường hợp cần phải bảo quản ngay lập tức các đặc tính đã được tạo ra (ví dụ: sản phẩm nước hydro, sản phẩm được tạo ra phải đưa ngay vào túi bảo quản, nếu không khí hydro thất thoát làm mất giá trị sản phẩm). Trong các trường hợp khác, chỉ cần bảo quản khi sản phẩm rời khỏi môi trường được kiểm soát (ví dụ: thực phẩm, hoá chất và hàng điện tử).

 

Làm thế nào để chứng minh?

Việc xác định các yêu cầu bảo toàn bắt đầu trong giai đoạn thiết kế hoặc giai đoạn sản xuất hoặc dịch vụ bằng cách đánh giá rủi ro về mặt chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất, lưu giữ, di chuyển, vận chuyển và lắp đặt.

Các quy trình bảo quản phải được thiết kế nhằm kéo dài tuổi thọ của sản phẩm bằng cách ức chế hiệu quả của các nguyên tố tự nhiên ảnh hưởng đến sản phẩm. Trong khi các điều kiện trong nhà máy có thể được đo, những điều kiện ở bên ngoài nhà máy chỉ có thể dự đoán được. Sau khi xác định có nguy cơ về chất lượng sản phẩm, bạn có thể cần chuẩn bị hướng dẫn về xử lý, lưu trữ, đóng gói, bảo quản và phân phối các mặt hàng cụ thể. Bất kể phương pháp nào được thực hiện, bạn cần phải duy trì khả năng truy xuất nguồn gốc của quá trình đó.

 

Nhận biết

Các hàng hoá sản xuất để xuất khẩu có thể yêu cầu các dấu hiệu nhận dạng khác hơn so với hàng hoá cho thị trường nội địa, việc nhận biết đối với một số quốc gia nhất định có thể phải tuân thủ luật pháp đặc biệt của quốc gia đó. Trừ khi khách hàng của bạn đã quy định các yêu cầu ghi nhãn, đánh dấu cho cả bao bì sơ cấp và thứ cấp cũng như chính bản thân sản phẩm.

Vật liệu đánh dấu nhận biết cũng được làm bằng vật liệu sẽ tồn tại tốt trong điều kiện bảo quản và vận chuyển (tức là không hư hỏng trong quá trình bảo quản, vận chuyển).

Bạn cần làm rõ dấu hiệu nhận biết của sản phẩm của bạn trong suốt quá trình bảo quản, vận chuyển. Nếu có khách hàng hoặc luật pháp quy định về dấu hiệu nhận biết sản phẩm thì bản phải tuân thủ theo quy định đó, nếu không có thì tổ chức của bạn có thể tự xây dựng tiêu chuẩn nhận biết để quản lý chúng.

Đối với các hàng hoá có yêu cầu về chiều cao, hàng dễ vỡ, hàng có yêu cầu an toàn hoặc các quy định về môi trường như (RoHS, Halogen free, an toàn phóng xạ, an toàn sinh học, …) thì bạn phải hiển thị nhãn nhận biết để khách hàng và các bên liên quan dễ dàng nhận biết.

 

Xếp dỡ và vận chuyển

Các quy định xếp dỡ phục vụ hai mục đích liên quan đến an toàn. Bảo vệ sản phẩm trước người xếp dỡ và sự bảo vệ của người xếp dỡ trước sản phẩm.

Xếp dỡ sản phẩm có thể có nhiều hình thức tùy thuộc vào mối nguy bạn đang cố gắng ngăn ngừa xảy ra. Trong các trường hợp đặc biết khác bạn sẽ cần phải cung cấp các thùng chứa hoặc thiết bị chuyên dụng (như hoá chất, chất an toàn phóng xạ, …). Có một danh sách ngắn các quy định quy định xếp dỡ cần phải thiết lập để đảm bảo an toàn cho sản phẩm của bạn hoặc an toàn cho người xếp dỡ, ví dụ như các hướng dẫn an toàn về:

  • Thiết bị nâng hạ,
  • Pallet và container,
  • Băng tải,
  • Xử lý vật liệu nguy hiểm,
  • Xử lý vật liệu dễ vỡ…
  • Phương pháp di chuyển và vận chuyển sản phẩm
  • Trách nhiệm di chuyển và vận chuyển sản phẩm
  • Yêu cầu kiểm tra đối với thiết bị vận tải
  • Hạn chế liên quan đến việc rớt hoặc lắc sản phẩm
  • Trình tự xếp dỡ
  • Thiết kế xếp dỡ để ngăn ngừa phóng điện (ESD)
  • Các yêu cầu vệ sinh đối với nhân viên xếp dỡ sản phẩm
  • Yêu cầu xử lý đặc biệt đối với sản phẩm đã đăng ký nhãn hiệu.
  • Bảo quản trong quá trình đóng gói;
  • Quy cách sắp xếp hàng trong kho (chiều ngang, chiều cao), …

 

Bạn cũng phải kiểm soát quá trình vận chuyển hoặc chuyển giao sản phẩm cho khách hàng của bạn để đảm bảo rằng sản phẩm của bạn phải được an toàn trong suốt quá trình này. Trường hợp sản phẩm bạn có yêu cầu thiết bị vận chuyển chuyên dụng thì bạn cũng phải đáp ứng yêu cầu đó (ví dụ như vận chuyển trong các container lạnh, Bồn chứa hoá chất, xăng dầu chuyên dụng, các thiết bị vận chuyển an toàn sinh học, …)

 

Bao bì

Việc nhận dạng trong bối cảnh này có nghĩa là xác định thông tin sản phẩm thông qua bao bì và có thể áp dụng ở bất kỳ giai đoạn nào trong quá trình tạo sản phẩm. Xếp dỡ đề cập đến cách thức mà sản phẩm được di chuyển bằng tay hoặc bằng máy. Bao bì đề cập đến các vật liệu được sử dụng để bảo vệ sản phẩm trong suốt quá trình vận chuyển và lưu kho đề cập đến nơi cất giữ sản phẩm đang chờ xử lý, vận chuyển hoặc chế biến tiếp.

Quy trình đóng gói phải được thiết kế để bảo vệ sản phẩm khỏi bị hư hỏng và Thiết kế bao bì để bảo vệ sản phẩm của bạn tránh những hư hỏng ở các điều kiện trong quá trình lưu kho và vận chuyển. Bạn sẽ cần một phương tiện để xác định các yêu cầu đóng gói và đánh dấu cho sản phẩm và xác định các quy trình thiết kế bao bì phù hợp bao gồm bảo quản và đánh dấu nhận biết theo yêu cầu.

Yêu cầu đánh giá này có thể được quy định bởi khách hàng của bạn, hoặc các tiêu chuẩn quốc gia về bao bì sản phẩm và các ký hiệu mà các hiệp hội khuyến cáo áp dụng.

Hướng dẫn đóng gói không những cung cấp cho việc bảo vệ sản phẩm mà còn bao gồm các tài liệu đính kèm khác phục vụ cho người sử dụng như:

  • Hướng dẫn lắp ráp và hướng dẫn cài đặt,
  • Giấy phép và thông báo bản quyền,
  • Giấy chứng nhận hợp chuẩn,
  • Danh sách bao bì xác định nội dung của container,
  • Tài liệu xuất khẩu,
  • Thẻ bảo hành,
  • Các yêu cầu môi trường và điều kiện bảo quản sản phẩm;
  • Các cảnh báo an toàn, …

Tóm lại, để chứng minh điều này bạn cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:

  • Chứng minh bao bì bạn đang sử dụng có khả năng bảo vệ sản phẩm của bạn trong suốt quá trình lưu kho, vận chuyển và vẫn đảm bảo chất lượng trong thời hạn sử dụng của nó;
  • Các dấu hiệu nhận dạng sản phẩm của bạn phải tuân thủ yêu cầu các bên liên quan (khách hàng, hiệp hội, luật định, các quy chuẩn, tiêu chuẩn nội bộ);
  • Các dấu hiệu về xếp dỡ, bảo vệ, bảo quản (điều kiện môi trường, cách sắp xếp, …);
  • Các tài liệu hướng dẫn sữ dụng và dịch vụ sau bán hàng của bạn (thẻ bảo hành, …).

 

Lưu trữ

Để duy trì chất lượng của các mặt hàng đã qua kiểm tra đạt yêu cầu chất lượng, chúng được chuyển đến các nơi lưu giữ phù hợp để chúng được bảo vệ khỏi hư hỏng và biến đổi. Bạn cần các khu vực lưu trữ an toàn vì nhiều lý do:

  • Để hạn chế người ra vào tránh tác động tiêu cực đến sản phẩm.
  • Để ngăn các sản phẩm mất dấu hiệu nhận dạng.
  • Để ngăn ngừa sâu bọ phá hoại sản phẩm.
  • Để ngăn ngừa các yếu tố khí hậu làm cho sản phẩm giảm chất lượng.

Mặc dù việc mất mát sản phẩm có thể không được coi là vấn đề chất lượng, nhưng nếu sản phẩm là tài sản của khách hàng hoặc nếu nó ngăn cản bạn đáp ứng các yêu cầu của khách hàng thì đó là một điểm không phù hợp.

Để giải quyết các yêu cầu này, bạn sẽ cần phải xác định và quy hoạch các khu vực lưu trữ để bảo vệ sản phẩm đang chờ sử dụng hoặc giao hàng. Mặc dù cần chỉ là một đặc tả ngắn gọn, các yêu cầu phải được duy trì bởi mỗi khu vực lưu trữ cần được xác định dựa trên loại sản phẩm, điều kiện yêu cầu bảo quản chất lượng, vị trí và môi trường. Các sản phẩm yêu cầu bảo quản ở nhiệt độ nhất định phải được lưu giữ ở những khu vực duy trì nhiệt độ như vậy. Nếu môi trường trong khu vực trong đó căn phòng nằm ở vị trí không kiểm soát được hoặc ở mức cao hơn đáng kể hoặc nhiệt độ thấp, một khu vực lưu trữ được kiểm soát với môi trường sẽ được yêu cầu.

Bản cần thiết lập cơ chế kiểm soát đặc biệt trong điều kiện bảo quản để đảm bảo sản phẩm của bạn luôn duy trì được chất lượng như tiêu chuẩn bao gồm:

  • Điều kiện môi trường (theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, mưa dột, …);
  • Điều kiện vật lý (tĩnh điện (ESD), ma sát, …)
  • Điều kiện sinh học (chuột, dán, vi sinh, nấm mốc, kiến, bọ, …)
  • Kiểm soát nhầm lẫn sản phẩm;
  • Kiểm soát hạn sử dụng (điều kiện nhập trước xuất trước FIFO, ..)…

 

Bảo vệ

Bảo vệ sản phẩm chúng ta nhìn ở nhiều khía cạnh, từ khía cạnh chủ quan đến khía cạnh khách quan, chúng có thể bao gồm:

  • Bảo vệ tránh hư hỏng (như phần lưu kho);
  • Bảo quản tránh rủi ro cháy nổ;
  • Bảo vệ chống rủi ro thiên tai, dịch hại;
  • Bảo vệ chống rủi ro mất cấp;
  • Bảo vệ chống rơi, đổ;
  • Bảo vệ chống rui ro nhiễm chéo, do bẩn…

Trong các trường hợp trên, chúng ta thường chỉ kiểm soát việc mất cấp, vệ sinh và rơi đổ mà ít chú ý đến việc cháy nổ. Đơn giản vì người ta nhằm hiểu rằng việc cháy nổ là yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 hoặc ISO 45000. Nếu cháy nổ xảy ra liệu sản phẩm trong kho của bạn có an toàn không? nếu không an toàn thì bạn lại không đáp ứng yêu cầu bảo quản. Chúng ta cần làm rõ quan điểm cháy nổ rõ trong 3 tiêu chuẩn này như sau:

  • Trong ISO 9001:2015 đề cập đến sản phẩm và chất lượng sản phẩm, việc cháy nổ làm hư hỏng sản phẩm hoặc làm giảm chất lượng sản phẩm;
  • Trong tiêu chuẩn ISO 14001:2015 đề cập đến yếu tố môi trường, việc cháy nổ tạo ra khói, nhiệt và các yếu tố bức xạ ảnh hưởng đến môi trường xung quanh và hệ sinh thái;
  • Trong tiêu chuẩn ISO 45000 đề cập đến an toàn con người. Việc cháy nổ làm cho con người mất an toàn, bị thương hoặc chết.

Đối với các tổ chức sản phẩm là phần mềm ứng dụng hoặc internet việc bảo vệ bao gồm chống virus, chống gián điệp, chống mất mật mã và hư hỏng thiết bị.

 

————————————-

P/S Nếu bạn thấy bài viết này có ích cho bạn và người khác, hãy giúp tôi chia sẽ cho những người khác biết. Nếu bài viết chưa tốt vui lòng comment bên dưới để chúng tôi hoàn thiện lại. Cám ơn bạn rất nhiều!

Nguyễn Hoàng Em

About Author

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.