TỔ CHỨC PHẢI GÌN GIỮ TÀI SẢN CỦA KHÁCH HÀNG HOẶC NHÀ CUNG CẤP (8.5.3)
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải gìn giữ tài sản của khách hàng hoặc của nhà cung cấp bên ngoài khi chúng thuộc quyền kiểm soát của tổ chức hay đang được sử dụng bởi tổ chức.
Điều này có nghĩa là gì?
Tài sản của khách hàng hoặc của nhà cung cấp là bất kỳ tài sản nào do khách hàng hoặc nhà cung cấp sở hữu hoặc cung cấp và chúng có thể bao gồm tài sản trí tuệ và dữ liệu cá nhân. Một số dạng tài sản khách hàng như:
- Sản phẩm mẫu;
- Thiết bị, công cụ và dụng cụ hỗ trợ sản xuất, kiểm tra, đánh giá sản phẩm;
- Vật tư, linh kiện, bán thành phẩm hoặc bao bì;
- Tiêu chuẩn kỹ thuật sản xuất;
- Các phần mềm ứng dụng;
- Tài sản trí tuệ;
- Các dữ liệu khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài cung cấp để hoàn thiện sản phẩm và dịch vụ, …
Một lưu ý nhỏ, tài liệu thường không được coi là tài sản của khách hàng bởi vì nó thường được tự do phát hành và quyền sở hữu được chuyển từ khách hàng sang nhà cung cấp khi nhận. Tuy nhiên, nếu khách hàng yêu cầu tài liệu được trả lại hoặc bảo mật khi kết thúc hợp đồng thì phải được coi là tài sản của khách hàng.
Đối với sản phẩm khách hàng gửi bảo hành thì đây là tài sản khách hàng, bạn cũng phải quản lý theo yêu cầu của điều khoản này. Đối với các sản phẩm mẫu chào hàng của nhà cung cấp thì đó cũng là tài sản của nhà cung cấp, tuy nhiên nếu nhà cung cấp yêu cầu trả lại mẫu sau đó thì chúng ta mới kiểm soát tài sản nhà cung cấp theo yêu cầu của điều khoản này.
Làm thế nào để chứng minh?
Gìn giữ có nghĩa là bảo quản không để mất mát, hư hỏng. Gìn giữ tài sản khách hàng hoặc nhà cung cấp là bảo quản các tài sản này tránh thất thoát, mất mát hoặc suy giảm chất lượng. Để làm được điều này ban nên duy trì một danh sách quản lý tài sản khách hàng, chúng có thể bao gồm các nội dung sau:
- Tên sản phẩm, số hiệu, số seri và các tính năng nhận dạng khác.
- Tên của khách hàng, nhà cung cấp.
- Ngày nhận, ngày trả giao hàng.
- Điều kiện bảo quản và nơi bảo quản.
- Bảo trì đặc điểm kỹ thuật nếu bảo trì được yêu cầu.
- Vị trí hiện tại và tên của người quản lý, …
Bạn phải thực hiện quản lý danh sách các tài sản này đảm bảo chúng nguyên vẹn, đầy đủ.
TỔ CHỨC PHẢI NHẬN BIẾT, KIỂM TRA XÁC NHẬN VÀ BẢO QUẢN TÀI SẢN CỦA KHÁCH HÀNG HOẶC NHÀ CUNG CẤP (8.5.3)
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải nhận biết, kiểm tra xác nhận, bảo vệ, đảm bảo an toàn cho tài sản của khách hàng hoặc của nhà cung cấp bên ngoài cung cấp để sử dụng hoặc hợp thành sản phẩm hoặc dịch vụ.
Điều này có nghĩa là gì?
Nhận biết tài sản
Nhận biết có nghĩa là đánh dấu tài sản theo cách mà bạn biết nó thuộc về khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài nào của bạn. Điều này có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau. Các phương pháp tương tự được đề cập trong mục 8.2.2, Nhận dạng và truy xuất nguồn gốc, có thể được áp dụng ở đây.
Kiểm tra xác nhận
Kiểm tra xác nhận có nghĩa là kiểm tra tài sản khi tiếp nhận để đảm bảo rằng nó có thể sử dụng được và chính xác. Trong điều khoản 8.4 đã nói đến việc quản lý nhà cung cấp bên ngoài, điều khoản này đề cập đến việc quản lý sử dụng tài sản của nhà sung cấp đó. Thiết lập một quy trình chính thức kiểm tra tài sản của khách hàng và đánh giá nó có đáp ứng tất cả các yêu cầu áp dụng của bạn hay không?
Bảo vệ và đảm bảo an toàn tài sản
“Bảo vệ” và “Đảm bảo an toàn” cùng có nghĩa như nhau. Về mặt thực tế, chúng có nghĩa là giữ tài sản trong tình trạng tốt, có thể sử dụng được trong khi chúng nằm dưới sự kiểm soát của bạn. Tài sản có thể yêu cầu các điều kiện môi trường đặc biệt, thủ tục xử lý và lưu kho, điều kiện hoạt động, hoặc bảo dưỡng. Bạn phải đồng ý với khách hàng hoặc nhà cung cấp của bạn về ai sẽ chịu trách nhiệm về họ và cách thức thực hiện các vấn đề trên.
Làm thế nào để chứng minh?
Bạn cần có một danh sách các tài sản khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài như đề cập ở mục trên. Sau đó bạn dán các nhãn quản lý cho các tài sản này và thực hiện quản lý chúng. Đối với những tài sản mà bạn sử dụng chúng trong quá trình tạo sản phẩm hay cung cấp dịch vụ của bạn, bản phải đảm bảo chúng chính xác và không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của bạn.
Ví dụ, khách hàng cung cấp cho bạn một thiết bị test sản phẩm mà bạn đang gia công cho họ, điều đầu tiên bạn phải quản lý tài sản này trong một danh sách các tài sản khách hàng, sau đó bạn phải thiết lập môi trường hoạt động và điều kiện bảo quản cho thiết bị này để đảm bảo tài sản luôn được bảo vệ. Khi sử dụng, bạn phải kiểm tra xác nhận thiết bị giá trị này cho kết quả đúng khi sử dụng.
TỔ CHỨC PHẢI THÔNG BÁO CHO TÀI SẢN CỦA KHÁCH HÀNG HOẶC NHÀ CUNG CẤP KHI TÀI SẢN CỦA HỌ BỊ MẤT MÁT, HƯ HỎNG (8.5.3).
Tiêu chuẩn yêu cầu
Khi tài sản của khách hàng hoặc nhà cung cấp bị mất mát, hư hỏng hoặc được phát hiện không phù hợp cho việc sử dụng, tổ chức phải thông báo việc này cho khách hàng hoặc nhà cung cấp và phải lưu giữ thông tin dạng văn bản về các vấn đề xảy ra.
Điều này có nghĩa là gì?
Trong khi tài sản của khách hàng đang ở trong cơ sở của bạn, nó có thể bị hư hỏng, phát sinh lỗi hoặc bị mất cấp bạn phải thông báo ngay cho khách hàng hoặc nhà cung cấp bạn biết. Cần ghi lại và báo cáo bất kỳ thiệt hại, mất mát hoặc thất bại nào cho khách hàng để làm chủ sở hữu họ có thể quyết định hành động được yêu cầu. Thông thường, tổ chức không có trách nhiệm thay đổi, thay thế hoặc sửa chữa bất động sản của khách hàng trừ khi được phép thực hiện theo các điều khoản của hợp đồng.
Làm thế nào để chứng minh?
Bạn nên thiết lập một quy trình quản lý tài sản khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài để quản lý các tài sản này và cũng chỉ rõ cách thức thông báo cho khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài về tình trạng tài sản của họ.
Nếu khách hàng bạn ủy quyền việc quản lý cho bạn thì bạn cũng nên đàm phán cụ thể về các chi phí liên quan đến việc bảo dưỡng và sữa chửa các tài sản này.
————————————-
P/S Nếu bạn thấy bài viết này có ích cho bạn và người khác, hãy giúp tôi chia sẽ cho những người khác biết. Nếu bài viết chưa tốt vui lòng comment bên dưới để chúng tôi hoàn thiện lại. Cám ơn bạn rất nhiều!
Nguyễn Hoàng Em