Theo các chuyên gia người Nhật, hầu hết các quy trình trong hệ thống của chúng ta viết đều gộp chung giữa nội dung quy trình và nội dung của hướng dẫn công việc. Điều này tôi thấy là đúng. Theo thông thường, quy trình là trình tự chung nhất để thực hiện các quá trình, còn hướng dẫn công việc chỉ là hướng dẫn chi tiết cách thực hiện của một hoặc nhiều bước trong quy trình. Chúng ta hình dung đơn giản quy trình là Văn bản luật và thông tư là các hướng dẫn công việc cho việc thực hiện các điều khoản trong bộ luật này. Thông tư thường thay đổi thường xuyên tuy theo tình hình phát triển, còn luật thì ít thay đổi hơn.
Quy trình là trình tự thực hiện 1 quá trình hoặc một hoạt động, do đó trước khi xây dựng quy trình chúng ta phải xác định quá trình hoặc hoạt động của các quy trình cần viết quy trình. Để xác định quá trình và các yếu tố của quá trình chúng ta phải tham chiếu đến điều khoản 4.4 của tiêu chuẩn này. Có rất nhiều cách thức để xác định trình tự của một quá trình, theo tôi khi xác định trình tự của một quá trình tôi thường làm như sau:
-
- Xác định đầu vào và đầu ra của quá trình;
- Xác định các rủi ro của quá trình;
- Xác định trình tự của quá trình;
- Xác mối tương tác của các quá trình;
- Xác định các điểm kiểm soát để giải quyết rủi ro;
- Xác định nguồn lực phục vụ quá trình này;
- Phân công trách nhiệm;
Do mỗi người làm ở công ty khác nhau và các lĩnh vực khác nhau, để chung nhất chúng tôi sẽ lấy một ví dụ chung nhất để minh hoạ cho việc này, đó là quá trình mua hàng.
- Bước 1: Việc đầu tiên là chúng ta phải xác định đầu vào và đầu ra của quá trình một cách rõ ràng. Thông thường đầu vào và đầu ra của quá trình mua hàng như sau:
- Đầu vào quá trình mua hàng là yêu cầu mua hàng, chúng bao gồm các nội dung sau:
+ Chủng loại hàng mua,
+ Quy cách,
+ Số lượng,
+ Chất lượng,
+ Ngày giao hàng,…;
+ Tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm cần mua;
- Đầu ra của quá trình mua hàng:
+ Hàng đúng chủng loại, quy cách;
+ Hàng đúng chất lượng và số lượng;
+ Hàng về kho đúng tiến độ và thời gian;
+ Chi phí hợp lý.
2. Bước 2: Xác định các rủi ro của quá trình
- Rủi ro từ đầu vào:
+ Sai thông tin mua mua hàng –> mua hàng không đúng nhu cầu.
+ Nhà cung cấp được chọn không đủ năng lực –> hàng không đáp ứng nhu cầu
+ Tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm bị thiếu hoặc bị sai –> không có cơ sở đánh giá chất lượng;
- Rủi ro từ đầu ra quá trình:
+ Hàng mua sai chủng loại –> Không có nguyên liệu sản xuất/sử dụng;
+ Hàng sai số lượng –> Thừa hoặc thiếu nguyên liệu sản xuất/sử dụng;
+ Hàng về không đúng chất lượng –> thiếu hàng sản xuất/sử dụng;
+ Chi phí cao –> ảnh hưởng đến lợi nhuận công ty.
– Sau khi xác định các rủi ro, chúng ta tiến hành đánh giá các rủi ro như theo hướng dẫn của phần đánh giá rủi ro.
3. Bước 3 – Xác định trình tự thực hiện quá trình:
Chúng ta thường thiết lập trình tự của quá trình dựa trên sự tham khảo từ các quy trình của công ty khác hay theo trình tự trước đó nên sau khi xây dựng quy trình chúng ta cảm thấy rằng quy trình không mang lại nhiều hiệu quả mà tạo cho chúng ta nhiều áp lực cho công việc. Đặc biệt đối những quy trình quá nhiều bước và quá chi tiết.
Việc xác định trình tự thực hiện của một quá trình thường dựa theo 4 yếu tố sau:
- Tiếp cận theo quá trình PDCA,
- Mức độ phức tạp của quá trình (quả trình ngắn hay dài, đơn giản hay phức tạp).
- Mức độ rủi ro của quá trình, và;
- Năng lực của các nguồn lực sử dụng cho quá trình.
Có những quá trình có thể có vài bước hoặc có những quá trình có thể rất nhiều bước, số lượng các bước phụ thuộc vào mức độ rủi ro của quá trình và năng lực của nguồn lực thực hiện của quá trình đó. Chẳng hạn người vận hành ở quá trình đó có năng lực có thể thực hiện nhiều công đoạn trong quá trình đó thì chúng ta gộp công đoạn đó thành một bước, còn nếu người thực hiện công việc có năng lực chỉ thực hiện được 1 công đoạn trong quá trình đó thì chúng ta phải tách từng công đoạn đó thành một bước riêng. Hay một quá trình có rủi ro thấp thì chúng ta có thể gộp nhiều công đoạn thành một bước và những công đoạn có quá trình rủi ro cao thì chúng ta tách nhỏ các công đoạn nhỏ thành một bước để kiểm soát tốt hơn.
Hầu hết các quy trình đều có bước phê duyệt trước khi thực hiện hoặc hoàn thành công việc, đây là bước kiểm tra xác nhận quan trong trong kiểm soát quá trình. Tuy nhiên, hiện tại việc phê duyệt này chỉ mang tính hình thức, chủ yếu là duyệt giá là chính. Chính điều này làm mất đi bản chất của quá trình kiểm tra xác nhận. Vậy trong một số bước quy trình không có việc kiểm tra xác nhận được không? Tiêu chuẩn yêu cầu thì có, tuy nhiên căn cứ vào mức độ rủi ro và khả năng kiểm soát rủi ro chúng ta hoàn toàn có thể bỏ qua công đoạn kiểm tra xác nhận trong việc vận hành quá trình. Ví dụ: quá trình mua hàng thông thường chúng ta có 6 bước: yêu cầu mua hàng à Phê duyệt à chọn nhà cung cấp à Mua hàng à kiểm tra à nhập kho. Tuy nhiên xét thấy việc rủi ro của nhà cung cấp rất thấp, tỷ lệ phát sinh lỗi về mua hàng từ nhà cung cấp này được ghi nhận là không phát sinh. Chúng ta có thể bỏ qua bước kiểm tra trước nhập kho, quy trình chúng ta rút ngắn còn 5 bước: yêu cầu mua hàng à Phê duyệt à chọn nhà cung cấp à Mua hàng à nhập kho.
Đối với quá trình mua hàng, việc xác định trình tự được thực hiện như sau:
Xác định trình tự quá trình
Tiếp cận theo quá trình | Xác định trình tự sơ bộ (1) | Tương tác quá trình |
Rủi ro lớn |
Kiểm soát (2) |
Trình tự sau cùng (kết hợp 1 và 2) | |
Plan – hoạch định mua hàng | Thiết lập yêu cầu mua hàng | Quá trình lập kế hoạch sản xuất: quá trình lập KH sản xuất sai –> Mua hàng sai, ngược lại mua hàng sai –> kế hoạch sản xuất bị chậm;
Quá trình quản lý thiết bị đo lường không tốt –> kết quả kiểm tra hàng mua vào không chính xác. Quá trình đào tạo nhân lực không tốt –> Người thực hiện quá trình không đủ năng lực. |
Sai thông tin mua mua hàng –> mua hàng không đúng nhu cầu. | Kiểm tra xác nhận trước khi mua –> Phê duyệt trước khi mua | Thiết lập yêu cầu mua hàng | |
Phê duyệt | ||||||
Do – thực hiện mua hàng | – Chọn nhà cung cấp; | – Nhà cung cấp không đủ năng lực –> không cung cấp đúng số lượng, chất lượng, thời gian yêu cầu.
– Hàng không đảm bảo chất lượng. |
– Xây dựng tiêu chí đánh giá nhà cung cấp trước khi mua;
– Kiểm tra hàng |
Chọn nhà cung cấp; | ||
Đặt hàng | ||||||
– Đặt hàng |
||||||
Nhận hàng | ||||||
– Nhận hàng |
||||||
Check – kiểm tra mua hàng | – Kiểm tra hàng | Kiểm tra | ||||
Action – Hành động | Nhập kho/bảo quản/thanh toán | Nhập kho/thanh toán |
Sau khi hình thành lưu đồ quy trình chuẩn, chúng ta tiến hành giải quyết các rủi ro và cơ hội phát sinh trong quá trình này.
GIẢI QUYẾT CÁC RỦI RO VÀ CƠ HỘI, XÁC NHẬN TRÁCH NHIỆM
Flow chart | Mối nguy | Rủi ro | Khả năng xảy ra | Mức độ ảnh hưởng | Mức độ rủi ro | Chiến lược giải quyết | Biện pháp giải quyết |
Yêu cầu mua hàng | Sai thông tin | Mua hàng sai chủng loại/thiếu nguyên liệu | 2 | 4 | 8 | Giảm thiểu | – Yêu cầu xác nhận của Trưởng Phòng trước khi mua. |
Phê duyệt | Chậm trễ | Thiếu nguyên vật liệu sản xuất | 3 | 3 | 9 | Giảm thiểu | – Phân quyền phê duyệt mua hàng. |
Chọn nhà cung cấp | Đánh giá sai / không khách quan | Nhà cung cấp không đủ năng lực | 2 | 4 | 8 | Loại bỏ | – Xây dựng quy trình và tiêu chí đánh giá NCC
– Thực hiện đánh giá trước khi mua và đánh giá định kỳ |
Tiến hành đặt hàng | Đặt nhằm hàng | Mua hàng sai chủng loại/thiếu nguyên liệu | 2 | 3 | 6 | Giảm thiểu | – Yêu cầu TP. Kiểm tra trước khi gửi NCC;
– Khi gửi CC đơn hàng cho các phòng ban liên quan. |
Nhận hàng | Hàng về trể/hàng bị giảm chất lượng | Thiếu nguyên liệu | 3 | 4 | 12 | Chuyển rủi ro | – Lập hợp đồng yêu cầu NCC bồi thường khi giao hàng trễ hạn. |
Kiểm tra | Không phát hiện hàng kém chất lượng | Phát sinh hàng nhiều hàng NG | 1 | 4 | 4 | Chấp nhận | |
Nhập kho/thanh toán | Hư hỏng do bảo quản không tốt | Thiệt hại tài chính | 2 | 3 | 6 | Giảm thiểu | – Thiết lập điều kiện bảo quản;
– Thực hiện kiểm tra điều kiện bảo quản hàng tuần. |
Từ bảng giải quyết rủi ro và cơ hội chúng ta mới viết hoàn chỉnh quy trình mua hàng như sau:
Bước quy trình | Diễn giải nội dung | Trách nhiệm | Tài liệu/hồ sơ liên quan |
Yêu cầu mua hàng | Nhân viên có nhu cầu mua hàng điền vào Phiếu yêu cầu mua hàng trình cho Trưởng phòng xác nhận và gửi về phòng mua hàng. (phiếu mua hàng đầy đủ thông tin đầu vào quá trình). | Phòng ban có yêu cầu | Phiếu yêu cầu mua hàng |
Phê duyệt | Phòng mua hàng kiểm tra nội dung yêu cầu mua hàng và trình phê duyệt theo phân quyền phê duyệt mua hàng của Tổng giám đốc | Phòng mua hàng /Người được phân quyền | Phân quyền phê duyệt mua hàng |
Chọn nhà cung cấp | Trường hợp nhà cung cấp mới: Sau khi phiếu yêu cầu mua hàng được phê duyệt, nhân viên mua hàng thực hiện chọn nhà cung cấp theo Hướng dẫn đánh giá và chọn nhà cung cấp mua hàng.
Trường hợp nhà cung cấp đã đánh giá, tiến hành theo bước 3. |
Nhân viên mua hàng;
Nhân viên QC; Giám đốc mua hàng |
Hướng dẫn đánh giá và chọn nhà cung cấp mua hàng |
Tiến hành đặt hàng | – Đối với NCC mới: Sau khi chọn được nhà cung cấp đủ năng lực, nhân viên mua hàng tiến hành lập hợp đồng mua hàng hoặc lập đơn đặt hàng theo Hướng dẫn lập hợp đồng mua hàng trình trưởng phòng/người có thẩm quyền xem xét trước khi gửi nhà cung cấp.
– Đối với nhà cung cấp đã giao dịch, nhân viên mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng trình trường phòng xem xét trước khi gửi nhà cung cấp. Lưu ý: Đơn hàng nếu được gửi qua email phải CC cho phòng ban yêu cầu mua hàng. |
Nhân viên mua hàng; | Đơn đặt hàng
Hướng dẫn lập hợp đồng mua hàng |
Nhận hàng | Khi nhận thông tin giao hàng, nhân viên mua hàng thông báo cho thủ kho và nhân viên QC biết để chuẩn bị nhập và kiểm tra hàng. |
Nhân viên mua hàng |
|
Kiểm tra | Việc kiểm tra hàng thực hiện theo quy trình kiểm tra nguyên vật liệu (nếu nguyên vật liệu cần kiểm tra). | Nhân viên QC; | Quy trình kiểm tra nguyên vật liệu |
Nhập kho/ thanh toán | Việc nhập hàng được thực hiện theo quy trình quản lý kho (quy định điều kiện bảo quản hàng hoá và kiểm tra định kỳ);
Phòng kế toán tiến hàng thanh toán tiền hàng theo quy trình thanh quyết toán. Nhân viên mua hàng định kỳ hàng quý báo cáo tình hình mua hàng cho ban giám đốc. |
Thủ kho
Nhân viên mua hàng; Kê toán |
Quy trình quản lý kho;
Quy trình thanh quyết toán |
——————————————————–
Nguyễn Hoàng Em