HỆ THỐNG TRUY XUẤT NGUỒN GỐC PHẢI BAO GỒM TỪ NGUYÊN LIỆU ĐẾN LỘ TRÌNH PHÂN PHỐI SẢN PHẨM CUỐI CÙNG
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Hệ thống truy xuất nguồn gốc phải xác định được nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp và xác định được giai đoạn đầu của lộ trình phân phối của sản phẩm cuối cùng (8.3).
Điều này có nghĩa là gì?
Theo định nghĩa, Truy xuất nguồn gốc (traceability) là khả năng theo dõi lịch sử, ứng dụng, sự di chuyển và vị trí của một đối tượng thông qua các giai đoạn sản xuất, chế biến và phân phối
Kết quả truy suất nguồn gốc là đầu vào của quá trình Thu hồi hoặc Triệu hồi sản phẩm, truy xuất nguồn gốc nói tóm gọn là quá trình xác định lịch sử sản xuất của một sản phẩm từ nguyên liệu sản xuất là gì (hồ sơ kiểm tra xác nhận), các hoạt động trong quá trình sản xuất, hồ sơ thành phẩm, hồ sơ phân phối đến khu vực nào của một lô sản phẩm nhất định. Đây là một hoạt động để đề phòng một tình huống bất thường về sản phẩm khi phát hiện.
Hệ thống xác định nguồn gốc góp phần vào việc tìm kiếm nguyên nhân của sự không phù hợp và khả năng hủy bỏ và/hoặc thu hồi sản phẩm nếu cần. Hệ thống xác định nguồn gốc có thể cải tiến việc sử dụng thích hợp và độ tin cậy của thông tin, hiệu lực và năng suất của tổ chức.
Nội dung của việc truy suất nguồn gốc được hướng dẫn cụ thể trong ISO 22005, Việc thiết kế hệ thống xác định nguồn gốc phải bao gồm:
- a) mục tiêu;
- b) các yêu cầu quy định và chính sách liên quan tới khả năng xác định nguồn gốc;
- c) sản phẩm và/hoặc thành phần;
- d) vị trí trong chuỗi thực phẩm và thức ăn chăn nuôi;
- e) dòng nguyên liệu;
- f) yêu cầu về thông tin;
- g) thủ tục;
- h) hệ thống tài liệu;
- i) kết hợp chuỗi thực phẩm và thức ăn chăn nuôi.
Việc thực hiện truy xuất nguồn gốc được thực hiện theo yêu cầu trong TCVN ISO 22005 : 2008 xác định nguồn gốc trong chuổi thực phẩm và thức ăn chăn nuôi – nguyên tắc chung và yêu cầu cơ bản đối với việc thiết kế và thực hiện hệ thống.
Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin người ta dẽ dàng truy xuất nguồn gốc sản phẩm qua các mã vạch và thiết bị quét mã vạch. Bạn có biết được sản phẩm được sản xuất nagỳ nào, hạn sử dụng, nhà cung cấp, nguồn nguyên liệu sử dụng. Đây là hướng mới trong việc truy xuất nguồn gốc sản phẩm.
Làm thế nào để chứng minh?
Để xây dựng hệ thống truy xuất nguồn gốc điều đầu tiên bạn phải thiết lập ban truy xuất nguồn gốc, sau đó xây dựng kế hoạch truy xuất nguồn gốc và thực hiện diễn tập truy xuất nguồn gốc để đảm bảo sẵn sàng cho việc truy xuất nguồn gốc.
Kế hoạch truy xuất nguồn gốc bắt đầu từ xác định phương pháp để truy xuất nguồn gốc, phương pháp này có thể là:
- Mã hoá các nguyên liệu sử dụng và các lô nguyên liệu sử dụng;
- Thiết kế biểu mẫu ghi chép đầy đủ nguyên liệu sử dụng cho từng công đoạn, số lượng, số lô;
- Thiết kế biểu mẫu kiểm soát quá trình sau cho nhận diện được tất cả các hoạt động tác động lên từng lô hàng riêng lẻ, các sự cố trong quá trình sản xuất và các sự phê duyệt nhân nhượng nếu có;
- Thiết kế mã vạch nhận dạng sản phẩm hoặc số lô sản xuất;
- Thiết kế cách thức lưu trữ tài liệu sau cho phù hợp;
- Thiết kế vùng tiêu thụ, khu vực tiêu thụ để thuận tiện cho quá trình thu hồi/hoặc triệu hồi khi cần thiết.
Để tiện cho quá trình truy xuất nguồn góc nhanh nhất, chúng ta nên tập hợp tất cả các dữ liệu từ nguyên liệu sử dụng, số lô sản xuất, đến các quá trình chế biến và kiểm soát chất lượng cũng như an toàn, quá trình thông qua sản phẩm, tiêu thụ trên thị trường để đảm bảo rằng khi có sự cố thời gian truy suất là nhanh nhất.
Bất cứ lúc nào khi cần thiết, bạn phải biết được sản phẩm bạn sản xuất từ nguyên liệu gì, sản xuất như thế nào
KHI THIẾT LẬP HỆ THỐNG TRUY XUẤT NGUỒN GỐC PHẢI XEM XÉT MỐI LIÊN QUAN CỦA CÁC LÔ NGUYÊN VẬT LIỆU, THÀNH PHẦN VÀ SẢN PHẨM TRUNG GIAN VỚI SẢN PHẨM CUỐI CÙNG.
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Khi thiết lập và thực hiện hệ thống truy xuất nguồn gốc, phải xem xét tối thiểu các nội dung sau: a) mối liên quan của các lô nguyên vật liệu, thành phần và sản phẩm trung gian với sản phẩm cuối cùng; (8.3.a).
Điều này có nghĩa là gì?
Yêu cầu này nói đến quá trình truy xuất sản phẩm phải bao gồm các nguyên vật liệu sử dụng trong việc tạo sản phẩm, các hoạt động chế biến, các sản phẩm trung gian và sản phẩm cuối cùng. Nghĩa là suốt quá trình tạo sản phẩm từ đầu vào đến đầu ra.
Làm thế nào để chứng minh?
Bạn phải thiết kế việc truy xuất nguồn gốc của bạn theo quá trình từ đầu vào đến đầu ra, để làm được đầu vào thì bạn phải mã hoá được từng lô sản phẩm, thiết kế được các form ghi đầy đủ thông tin về sản xuất cho từng công đoạn. ví dụ:
- Công đoạn nguyên liệu: bản tiếp nhận nguyên liệu sản xuất phải được thiết kế sau cho ghi đầy đủ thông tin như nguyên liệu sản xuất mua từ nhà cung cấp nào, lô hàng số mấy, ngày nhận về, ngày phân tích, kết quả phân tích số mấy. số lượng sử dụng bao nhiêu, ai là người cân;
- Công đoạn sản xuất: thông số kiểm soát quá trình chế biến, người kiểm tra, các sự cố trong quá trình chế biến.
- Công đoạn thành phẩm, kết quá phân tích;
- Các thông tin trên bao bì, số lô, …
KHI THIẾT LẬP HỆ THỐNG TRUY XUẤT NGUỒN GỐC PHẢI XEM XÉT VIỆC SỬA LẠI NGUYÊN VẬT LIỆU/SẢN PHẨM.
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Khi thiết lập và thực hiện hệ thống truy xuất nguồn gốc, phải xem xét tối thiểu các nội dung sau b) việc sửa lại nguyên vật liệu/sản phẩm (8.3.b).
Điều này có nghĩa là gì?
Tiêu chuẩn yêu cầu, quá trình truy xuất phải chỉ ra được việc bạn đã chỉnh sửa nguyên vật liệu/sản phẩm hoặc sử dụng sản phẩm phẩm tái chế trong quá trình sản xuất lô hàng đó. Ví dụ: trong quá trình sản xuất, một chỉ tiêu tổng vi sinh hiếu khí vượt quá giới hạn, bạn thực hiện quá trình thanh trùng lại lần nữa và xác nhận sản phẩm đạt yêu cầu, thì quá trình truy xuất nguồn gốc của bạn phải chỉ ra rằng bạn đã thực hiện chỉ tiêu vi sinh vật không đạt, việc thanh trùng lại và hồ sơ kiểm tra cho phép thông qua sản phẩm.
Làm thế nào để chứng minh?
Bạn thiết kế hệ thống truy xuất của bạn sao cho thu thập đủ các thông tin liên quan đến chỉnh sửa nguyên liệu, các quá trình, thành phẩm, hạ cấp, tái chế, tỷ lệ phối trộn vật tư nguyên liệu thứ cấp, …
KHI THIẾT LẬP HỆ THỐNG TRUY XUẤT NGUỒN GỐC PHẢI XEM XÉT VIỆC VIỆC PHÂN PHỐI SẢN PHẨM CUỐI CÙNG.
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Khi thiết lập và thực hiện hệ thống truy xuất nguồn gốc, phải xem xét tối thiểu các nội dung sau c) việc phân phối sản phẩm cuối cùng (8.3.c).
Điều này có nghĩa là gì?
Đây là một yêu cầu hỗ trợ cho việc Thu hồi/ triệu hồi, điếu này nói lên rằng bạn phải thiết kế hệ thống truy xuất nguồn gốc sao cho biết được chúng đang phân phối tới khu vực thị trường nào, đang nằm thị trường bao nhiêu để khi phát hiện sự cố bạn dễ dàng triệu hồi/thu hồi nó về hạn chế chúng tiếp tục ảnh hưởng đến khách hàng.
Làm thế nào để chứng minh?
Khi bạn xuất một lô hàng nào cho khách hàng thì bạn phải lưu thông tin cần thiết cho việc truy xuất nguồn gốc như sau:
- Khách hàng và khu vực bán hàng (nếu đại lý);
- Số lượng bán và số lô sản phẩm;
- Ngày bán hàng, phương tiện vận chuyển và kiểm soát điều kiện vận chuyển (nếu cần thiết).
Khi xảy ra sự cố bạn dễ dáng biết sản phẩm xảy ra sự cố đang bán khu vực nào, số lượng ước lượng trên thị trường là bao nhiêu. Làm được điều này thì nhân viên kinh doanh khu vực phải thường xuyên thâm hỏi khách hàng, kiểm tra số lượng sản phẩm định kỳ để nấm được tình hình thị trường.
XÁC ĐỊNH ĐƯỢC CÁC YÊU CẦU PHÁP ĐỊNH VÀ LUẬT ĐỊNH CŨNG NHƯ CÁC YÊU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG.
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải đảm bảo xác định được các yêu cầu pháp định và luật định cũng như các yêu cầu của khách hàng. (8.3).
Điều này có nghĩa là gì?
Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải xác định các luật liên quan đến việc truy xuất nguồn gốc để nhằm thoả mãn các bên liên quan. Những quy định thường chặt chẽ, do đó bạn thiết kế hệ thống truy xuất nguồn gốc phải dựa trên các yêu cầu chung của luật làm nền tản cho hệ thống của bạn. Bạn cần chú ý rằng luật bao gồm luật sở tại (tại nơi sản xuất) và luật tại thị trường tiêu thụ hàng hoá, nếu yêu cầu nào quy định bởi 2 luật khác nhau thì bạn chọn yêu cầu luật nào nghiêm ngặt hơn áp dụng.
Làm thế nào để chứng minh?
Một số yêu cầu liên quan hệ thống truy xuất nguồn gốc bạn nên tham khảo:
- Thông tư số 03/2011/TT-BNNPTNT ngày ngày 21 tháng 01 năm 2011 Quy định về truy xuất nguồn gốc và thu hồi sản phẩm không đảm bảo chất lượng, an toàn thực phẩm trong lĩnh vực thủy sản
- Thông tư số 25/2019/TT-BYT, ngày 30 tháng 8 năm 2019 – QUY ĐỊNH TRUY XUẤT NGUỒN GỐC SẢN PHẨM THỰC PHẨM THUỘC LĨNH VỰC QUẢN LÝ CỦA BỘ Y TẾ
- Luật Hiện đại hóa An toàn thực phẩm (FSMA – Food Safety Modernization Act) của Mỹ/
- Liên minh Châu Âu ban hành đạo luật EC 178/2002 về thực phẩm.
- Hướng dẫn Ủy ban Tiêu chuẩn Thực phẩm Codex: CAC/GL 60-2006 – Các nguyên tắc đối với xác định nguồn gốc/Xác định nguồn gốc sản phẩm như một công cụ trong một hệ thống chứng nhận và kiểm tra thực phẩm.
Để làm được điều này, đầu tiên bạn phải xem xét các yêu cầu của luật xem họ yêu cầu những gì, thời gian truy xuất bao lâu, trình tự các bước như thế nào, … sau đó nghiên cứu yêu cầu của tiêu chuẩn này để đưa ra kế hoạch phù hợp.
LƯU LẠI HỒ SƠ HỆ THỐNG TRUY XUẤT NGUỒN GỐC TỐI THIỂU BẰNG THỜI HẠN SỬ DỤNG SẢN PHẨM.
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Thông tin dạng văn bản làm bằng chứng của hệ thống truy xuất nguồn gốc phải được lưu lại trong một khoảng thời gian xác định tối thiểu là thời hạn sử dụng của sản phẩm. (8.3).
Điều này có nghĩa là gì?
Đây được xem như là quy định thời gian lưu giữ hồ sơ tối thiểu cho hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, do đó thời gian lưu hồ sơ của bạn tối thiểu bằng thời hạn sử dụng của sản phẩm của bạn.
Tất cả các hồ sơ liên quan quá trình sản xuất của bạn phải được lưu trữ lại, việc lưu trữ của bạn phải tuân thủ theo yêu cầu điều khoản 7.5 của tiêu chuẩn này.
Làm thế nào để chứng minh?
Trong điều khoản 7.5 về quản lý thông tin dạng văn bản chúng ta đã hiểu được các yêu cầu đối với thông tin dạng văn bản, điều khoản này cụ thể hơn là hồ sơ phải được lưu giữ trong thời gian tối thiểu bằng hạn sử dụng của sản phẩm.
Bạn chỉ cần đưa ra thời gian lưu giữ thông tin dạng văn bản về quá trình sản xuất, truy xuất nguồn gốc tối thiểu bằng thời hạn sử dụng sản phẩm và thực hiện lưu giữ theo đúng quy định này là phù hợp.
Theo thông tư số: 25/2019/TT-BYT, ngày 30 tháng 8 năm 2019 QUY ĐỊNH TRUY XUẤT NGUỒN GỐC SẢN PHẨM THỰC PHẨM THUỘC LĨNH VỰC QUẢN LÝ CỦA BỘ Y TẾ, Thời gian lưu trữ và duy trì hệ thống dữ liệu thông tin truy xuất nguồn gốc sản phẩm thực phẩm của cơ sở trong thời gian tối thiểu là 12 (mười hai) tháng kể từ ngày hết hạn sử dụng của lô sản phẩm, 24 tháng kể từ ngày sản xuất lô sản phẩm đối với dụng cụ, vật liệu chứa đựng, tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm và sản phẩm thực phẩm không yêu cầu bắt buộc ghi hạn sử dụng.
THẨM TRA VÀ KIỂM TRA HIỆU LỰC CỦA HỆ THỐNG TRUY XUẤT NGUỒN GỐC
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải thẩm tra và kiểm tra hiệu lực của hệ thống truy xuất nguồn gốc (8.3).
Điều này có nghĩa là gì?
Thẩm tra là thực hiện thử kiểm tra một mẫu bất kỳ và xác nhận xem liệu hệ thống truy suất nguồn gốc có hoạt động và có giống những gì đã được hoạch định cho nó hay không.
Kiểm tra hiệu lực là sau khi kiểm tra thử một mẫu bất kỳ, xác nhận lại quá trình thực hiện có đảm bảo các bước giống như hoạch định hay không? Thời gian có như mong đợi hơi không? Mục tiêu của việc truy suất nguồn gốc có đạt hay không?
Mục đính yêu cầu này của tiêu chuẩn là xem hệ thống truy suất nguồn gốc xem nó có hoạt động như thế nào? Có còn sẵn sàng hoạt động hay không? Và mục tiêu mong muốn có đạt được hay không?
Tiêu chuẩn không yêu cầu thời gian truy xuất nguồn gốc là bao lâu, tuy nhiên cần ấn định thời gian truy xuất nguồn gốc phù hợp yêu cầu các bên liên quan. Ví dụ như theo quy định FDA các yếu tố dữ liệu chính phải được cung cấp dưới dạng điện tử cho mỗi Sự kiện theo dõi quan trọng trong vòng 24 giờ kể từ khi có yêu cầu, trong tiêu chuẩn BRC 4 giờ.
Theo thông tư số: 25/2019/TT-BYT, ngày 30 tháng 8 năm 2019 QUY ĐỊNH TRUY XUẤT NGUỒN GỐC SẢN PHẨM THỰC PHẨM THUỘC LĨNH VỰC QUẢN LÝ CỦA BỘ Y TẾ, Thời gian gửi hồ sơ truy xuất nguồn gốc cho cơ quan chức năng tối đa trong vòng 05 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu.
Làm thế nào để chứng minh?
Một kinh nghiệm được đúc kết cho việc truy suất nguồn góc nhanh là việc thiết kế biểu mẫu kiểm soát cho từng quá trình riêng biệt, sau mỗi lô sản phẩm bạn tổng hợp hồ sơ thành 1 bộ cho 1 lô, sau đó scan lên 1 file cho 1 lô hàng từ đơn hàng, nguyên liệu sử dụng, các quá trình kiểm soát chất lượng, ngày nhập kho, ngày xuất khách hàng. Sau đó cho tất cả các file nào vào trong một folder. Từng đơn giao hàng bạn lập thành 1 check list trên excel, sau đo cài hyperlink dòng đó liên kết folder. Khi nhận được số lô sản xuất bạn chỉ cần sử dụng công cụ search trên excel để tìm số lô và nhấp vào hyperlink bạn sẽ đến được ngay lô hàng. Trong cách này thì khó khăn nhất là việc thu thập hồ sơ từ các phòng ban, do đó bạn cần thiết lập quá trình thu hồ sơ từ các phòng ban liên quan ngay sau khi kết thúc đơn hàng tổng hợp kiểm tra từng công đoạn và quản lý chúng.
Trong nhiều trường hợp thẩm tra hệ thống truy suất nguồn gốc là bốc mẫu ngẫu nhiên một lô lưu trong kho, việc bốc mẫu này đảm báo bí mật nhằm đo hiệu quả quá trình truy xuất nguồn gốc là nhanh nhất. Tuy nhiên một số công ty lại nhờ khách hàng bất kỳ book một mẫu bất kỳ mà họ giao dịch trong 1 năm và gửi yêu cầu truy suất nguồn gốc.
Sau khi thực hiện truy suất nguồn gốc, bạn cần để lại bằng chứng cho việc truy xuất nguồn gốc cũng như là đo thời gian từng công đoạn xem công đoạn nào truy xuất nguồn gốc chậm nhất để tìm cách cải tiến công đoạn đó. Bạn cần so sánh về thời gian truy suất nguồn gốc giữa các lần để chứng minh hệ thống của bạn đang có hiệu lực và đạt được sự cải tiến.
————————————————————————
P/S Nếu bạn thấy bài viết này có ích cho bạn và người khác, hãy giúp tôi chia sẽ cho những người khác biết. Nếu bài viết chưa tốt vui lòng email cho tôi theo địa chỉ nguyenhoangem@gmail.com để chúng tôi hoàn thiện lại (vì số lượng bài viết ngày càng nhiều nên bạn comment bên dưới tôi không có thời gian đọc hết lại các bài viết nên không phát hiện được khi bạn comment và trả lời kịp thời). Cám ơn bạn rất nhiều!
Nguyễn Hoàng Em
