9.1 Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
Yêu cầu của tiêu chuẩn
Các yêu cầu liên quan :
Hiệu suất OHS cần được theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá để xác định hiệu quả của OHSMS. Để thực hiện việc này, bạn phải chỉ ra những điều sau:
- Những gì được giám sát và đo lường (các mối nguy, rủi ro và cơ hội của các hoạt động, quá trình, phù hợp với nghĩa vụ pháp lý và các yêu cầu khác, tiến độ đạt được các mục tiêu OHS, hiệu quả của các biện pháp)
- Phương pháp nào được sử dụng để theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá (điều quan trọng là phải chú ý đến các điều kiện được kiểm soát, thiết bị đo đã được hiệu chuẩn, thử nghiệm)
- Các tiêu chí đánh giá dựa vào đó đánh giá hoạt động OHS
- Khi nào việc giám sát và đo lường sẽ được thực hiện
- Khi các kết quả này được phân tích, đánh giá và truyền đạt.
Phải lưu giữ thông tin dạng văn bản về kết quả theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá hoạt động cũng như về việc bảo trì, hiệu chuẩn và thử nghiệm phương tiện đo.
Những gì cần phải đạt được?
Các mục tiêu, biện pháp, cấu trúc, quá trình và hoạt động của OHSMS được quy định trong các yêu cầu tiêu chuẩn cần được kiểm tra thường xuyên. Với mục đích này, chúng phải được theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá theo các tiêu chí quy định (xem Bảng 9.1). Đánh giá không chỉ đề cập rõ ràng đến các mối nguy và rủi ro mà còn đề cập đến sự tuân thủ pháp luật, các đặc điểm của tổ chức hoặc thủ tục hoặc chức năng của cơ sở hạ tầng (máy móc và hệ thống).
| Thuật ngữ | Giải thích |
| Theo dõi | • Xác định tình trạng của một hệ thống, một quá trình hoặc một hoạt động – để xác định sự thay đổi đối với mức hiệu suất được yêu cầu hoặc mong đợi
• Các công cụ như: B. Phỏng vấn, đánh giá thông tin tài liệu, quan sát |
| Đo lường | • Là quá trình xác định một giá trị – Liên kết các con số với các sự vật hoặc sự kiện … thông qua việc sử dụng thiết bị đã được hiệu chuẩn hoặc xác minh để đo mức độ phơi nhiễm … hoặc tính toán khoảng cách an toàn |
| Phân tích | • Kiểm tra dữ liệu để tiết lộ các mối quan hệ, mô hình và xu hướng … để cho phép rút ra kết luận dựa trên dữ liệu |
| Đánh giá | • Xác định tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả |
Bảng 9.1 Sự khác biệt giữa các thuật ngữ giám sát-đo lường-phân tích-đánh giá.
(Nguồn: ISO 45001, Phụ lục A.9.1.1)
Ví dụ :
| Hoạt động | Hệ thống thông gió khí thải cục bộ |
| Theo dõi | Một người được chỉ định kiểm tra hàng tuần về luồng không khí của hệ thống LEV để loại bỏ khói khỏi quy trình một cách an toàn. |
| Đo lường | Sử dụng đồng hồ đã hiệu chuẩn để kiểm tra luồng không khí tại hai vị trí kiểm tra của hệ thống theo Hướng dẫn làm việc cụ thể. (Nhân viên được đào tạo và có năng lực sử dụng thiết bị). |
| Phân tích | Xem xét các dữ liệu đã ghi xác định hiệu suất luồng không khí của hệ thống để đảm bảo người lao động được an toàn. Điều này có thể bao gồm các xu hướng. Điều này sẽ tuân thủ các thông số kỹ thuật của nhà sản xuất và các yêu cầu quy định. |
| Đánh giá | Xác định kết quả hoạt động -> Nếu hệ thống thông gió không hoạt động theo các thông số kỹ thuật (sự giảm lưu lượng gió) -> Hoạt động bão dưỡng nên được tiến hành để kiểm tra, bão dưỡng để đưa hệ thống hoạt động trở lại theo đúng yêu cầu kỹ thuật. |
Tham khảo hoạt động triển khai thực tế
Tổ chức có thể thiết lập một quy trình/ thủ tục để đưa ra các bước về những gì cần theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá OHSMS, nhưng cách hay hơn vẫn là tích hợp vào các quá trình mà tổ chức đã thiết lập ở các điều khoản trước đó. Miễn là những người vận hành hệ thống này hiểu được tổng quan những gì cần được theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá để đáp ứng các yêu cầu trong điều khoản này (xem Bảng 9.2)
Điều này có nghĩa là các tiêu chí/ quá trình giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá không nên được thiết lập mới, mà nên đưa những tiêu chí / quy trình này vào các quy trình đã được quy định trước đó.
| Điều khoản | Các quá trình cần giám sát và đo lường |
| 4 | • Cập nhật định kỳ và (đánh giá lại) bối cảnh và phân tích lại yêu cầu các bên liên quan |
| 5 | • Đánh giá định kỳ về của chính sách OHS, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn |
| 6 | • Thường xuyên cập nhật và (lại) đánh giá các cơ hội và rủi ro, mối nguy, sự tuân thủ luật pháp, tuân thủ các thỏa thuận tập thể, tình trạng thiếu sót trong tuân thủ
• Tình hình thực hiện các mục tiêu và biện pháp OHS • Các sự cố, chấn thương, bệnh tật, xu hướng liên quan đến công việc được báo cáo |
| 7 | • Đo lường các kỹ năng được truyền đạt trong quá trình các khóa đào tạo
• Giám sát thường xuyên tình trạng thực hiện các biện pháp trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài • Khiếu nại từ nhân viên • Thường xuyên kiểm tra tính phù hợp của thông tin tài liệu |
| 8 | • Đánh giá thường xuyên về tính kịp thời và phù hợp của các thông số kỹ thuật để kiểm soát quá trình
• Hiệu quả của các thực hành ứng phó sự cố khẩn cấp |
| 9 | • Thực hiện thường xuyên các cuộc đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo |
| 10 | • Thực hiện liên tục các hành động khắc phục đã xác định |
Bảng 9.2 Các phương pháp giám sát và đo lường
Tùy vào lĩnh vực hoạt động của tổ chức khác nhau mà nội dung cần theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá cũng khác nhau, trên đây là liệt kê những yêu cầu cơ bản để minh họa cái gì cần được đo lường ở các điều khoản, điều quan trọng là nó cung cấp cho tổ chức một cái nhìn tổng quan về tất cả các quá trình và hoạt động được kiểm tra, để từ đó tổ chức hoạch định và đưa ra tần suất, chuẩn mực để theo dõi, đo lường, phân tích, đánh giá cho phù hợp.
9.1.2 Đánh giá sự tuân thủ
Yêu cầu của tiêu chuẩn
Đánh giá sự phù hợp với các nghĩa vụ pháp lý và ràng buộc khác. Để làm được điều này, tổ chức phải:
- Xác định tần suất và phương pháp đánh giá
- Đánh giá việc tuân thủ các nghĩa vụ của bạn và thực hiện hành động trong trường hợp có sai lệch
- Biết và đánh giá tình trạng của họ liên quan đến việc tuân thủ các nghĩa vụ.
Kết quả của đánh giá tuân thủ này phải được lưu giữ dưới dạng thông tin dạng văn bản. Điều khoản này đã được đề cập ở điều khoản 6.1.3
Những gì cần phải đạt được?
Chính phủ ngày càng có nhiều quy định pháp luật nhằm đảm bảo rằng chúng tôi quản lý các vấn đề như sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc và các tác động của chúng tôi đối với môi trường nhằm bảo vệ sức khỏe con người và môi trường khỏi bị tổn hại. Tiêu chuẩn thừa nhận rằng các yêu cầu đánh giá sẽ khác nhau giữa các tổ chức dựa trên các yếu tố như quy mô, nghĩa vụ tuân thủ, lĩnh vực, lịch sử trong quá khứ và kết quả hoạt động, v.v., nhưng đề xuất rằng các nghĩa vụ tuân thủ luôn cần phải đánh giá thường xuyên. Nếu kết quả của đánh giá tuân thủ cho thấy rằng một yêu cầu pháp lý chưa được thực hiện hay tuân thủ, tổ chức cần xem xét lại để có hành động thích hợp.
Đầu tiên, cần xem xét việc tuân thủ một cách chi tiết hơn. Tuân thủ không phải là một lựa chọn. Nếu tổ chức không tuân thủ thì tổ chức có thể hoạt động bên ngoài pháp luật. Điều này không chỉ có thể dẫn đến các hình phạt mà việc tuân thủ kém cũng có thể dẫn đến:
- Gia tăng các sự cố về sức khỏe và an toàn, tai nạn và ô nhiễm môi trường.
- Tăng thời gian ngừng hoạt động, dọn dẹp và mất nhiều chi phí
- Giảm kỳ vọng, mối quan tâm của lực lượng lao động và các vấn đề quan hệ lao động
- Giảm khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng
- Thiệt hại cho danh tiếng và có thể đe dọa đến hoạt động kinh doanh
- Bị truy cứu trách nhiệm hình sự
Luật cung cấp cho các cơ quan quản lý các nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể và cho phép các cơ quan quản lý thực hiện hành động thực thi để giảm thiểu hậu quả của việc đóng cửa địa điểm và đình chỉ hoặc thu hồi giấy phép. Trên thực tế, bạn có thể cân nhắc lập danh sách các nghĩa vụ tuân thủ trong một bảng tính như được nêu trong bài phân tích ở điều khoản 6.
Quy trình này nên được đánh giá định kỳ trong chương trình đánh giá nội bộ để đảm bảo tất cả các nghĩa vụ tuân thủ đã được hoàn thành. Kết quả đánh giá bao gồm tình trạng tuân thủ phải được thông báo cho lãnh đạo cấp cao trong tổ chức. Nhóm lãnh đạo có thể thực hiện bất kỳ yêu cầu nào còn tồn đọng hoặc đang chờ xử lý. Điều này sẽ đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ và giảm thiểu rủi ro bao gồm cả khả năng bị truy tố. Vì vậy, làm thế nào bạn có thể đánh giá sự tuân thủ? Về cơ bản có ba cách tiếp cận:
- Phương pháp Tiếp cận Bị động
Cách tiếp cận thụ động có nghĩa là một tổ chức ngồi lại và chờ đợi những điều xảy ra. Nó chỉ dựa vào phản hồi từ các cơ quan quản lý, nhân viên và các thành viên của công chúng.
- Ưu điểm: ít nguồn lực được phân bổ và các nỗ lực tuân thủ được giảm thiểu và có xu hướng tập trung vào các lĩnh vực hiện tại đang được quan tâm.
- Hạn chế: của cách tiếp cận này là nó có thể không đại diện cho mức độ tuân thủ thực sự, kết quả của việc đó là khả năng xảy ra sự kiện không tuân thủ cao hơn có thể dẫn đến các vụ truy tố không lường trước được.
- Phương pháp Tiếp cận Phản ứng
Cách tiếp cận phản ứng được thực hiện khi một tổ chức chỉ hành động khi một tình huống không tuân thủ được đưa ra ánh sáng. Vấn đề được phát hiện bởi một số đánh giá viên nội bộ và tổ chức bên ngoài, cơ quan pháp luật nhưng điều này thường dựa trên cơ sở lấy mẫu.
- Ưu điểm: Nó tương tự như cách tiếp cận thụ động ở chỗ thường ít tài nguyên được phân bổ.
- Hạn chế: của phương pháp này là nó có thể không hoàn toàn toàn diện. Nó có xu hướng chỉ nhận ra các vấn đề sau sự kiện. Mặc dù các hành động được thực hiện để quản lý sự tuân thủ, những hành động này thường chỉ được thực hiện sau sự kiện khi việc không tuân thủ đã được xác định. Do đó, một tổ chức theo cách tiếp cận phản ứng có thể phải chịu thêm chi phí, cả về tài chính và thời gian, để giải quyết việc không tuân thủ thay vì ngăn chặn nó xảy ra.
- Phương pháp tiếp cận chủ động
Một tổ chức theo cách tiếp cận chủ động sẽ tìm cách chủ động xác định các yêu cầu cần tuân thủ và thiết lập các quá trình để đảm bảo duy trì trạng thái tuân thủ đang diễn ra.
- Ưu điểm: đây là một cách tiếp cận tối ưu về việc tuân thủ các yêu cầu. Cách tiếp cận chủ động thường dựa trên hệ thống và tích hợp sự tuân thủ vào các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Hệ thống quản lý có thể là ISO 45001, hoặc hệ thống tích hợp ISO 9001-14001-45001.
- Hạn chế: Do đây là là cách tiếp cận hệ thống nên nó yêu cầu cần phải đầu tư về kiến thức, năng lực, chi phí và thời gian khá nhiều.
Hệ thống quản lý cung cấp các cơ chế để xác định các yêu cầu tuân thủ từ trước và đảm bảo có các biện pháp kiểm soát thích hợp để quản lý tích cực trạng thái tuân thủ. Tổ chức không thể đảm bảo chống lại sự không tuân thủ xảy ra nhưng phải đảm bảo rằng hệ thống tại chỗ nhanh chóng xác định được trạng thái không tuân thủ và khắc phục nó.
Tham khảo hoạt động triển khai thực tế
Một lĩnh vực đặc biệt quan trọng là tham chiếu đến cơ chế kiểm soát được sử dụng trong tổ chức để quản lý yếu tố đó của các yêu cầu pháp lý. Bằng cách đưa điều này vào hệ thống của tổ chức để quản lý tuân thủ ngay lập tức làm tăng tính minh bạch của hệ thống quản lý pháp lý và đảm bảo rằng có một cơ chế kiểm soát hiệu quả đối với từng yêu cầu chính. Kiểm soát không phải lúc nào cũng là thủ tục mà có thể bao gồm việc kiểm tra hiện trường, thiết bị giám sát hoặc chỉ định trách nhiệm. Thông thường, thông qua một hệ thống quản lý, sẽ có một số bước khác nhau để quản lý sự tuân thủ:
| Bước | Nội dung | Mô tả | Trách nhiệm |
| 1 | Cam kết tuân thủ pháp luật | Điều này đòi hỏi sự đồng ý của lãnh đạo cao nhất rằng điều này là bắt buộc và cam kết của họ trong việc cung cấp các nguồn lực cần thiết bao gồm nhân viên, nhân viên và hỗ trợ CNTT để thực hiện đánh giá và hành động để giải quyết các lĩnh vực không tuân thủ. | Lãnh đạo cao nhất |
| 2 | Xác định các yêu cầu pháp lý | Các yêu cầu pháp lý có thể có nhiều hình thức bao gồm: Luật pháp, quy định và quy chế, Chỉ thị, Giấy phép hoặc các hình thức ủy quyền khác , Phán quyết của tòa án hoặc cơ quan tài phán hành chính
Các hiệp ước, quy ước và giao thức Có nhiều cách khác nhau mà một tổ chức có thể thực hiện để xác định các yêu cầu pháp lý. Đây đều là những nguồn có giá trị. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là tổ chức sẽ làm gì với thông tin mà tổ chức xác định được. Thông thường, việc xác định các yêu cầu pháp lý dẫn đến việc tạo ra một sổ đăng ký hợp pháp. Một sổ đăng ký pháp lý (Xem lại mẫu ở bài phân tích điều khoản 6) |
Người được ủy quyền/ Cán bộ HSE |
| 3 | Xác định Tiêu chí Tuân thủ | Tổ chức đánh giá các yêu cầu nào cần được tuân thủ, cài gì sẽ được thực hiện, ai là người làm, khi nào làm… có cân nhắc xem xét đến các mối nguy, rủi ro và cơ hội OHS đã được xem xét. | Người được ủy quyền/ Cán bộ HSE |
| 4 | Đánh giá sự tuân thủ | Khi đã xác định được luật liên quan, các tiêu chí tuân thủ và các biện pháp kiểm soát hoạt động liên quan, bước tiếp theo là phát triển một quá trình để kiểm tra sự tuân thủ
· Ai là người đánh giá · Khi nào đánh giá, tần suất bao lâu · Các yêu cầu có được xác minh và đánh giá đầy đủ không (xem Mẫu đăng ký pháp lý) |
Bộ phận có liên quan và team đánh giá |
| 5 | Báo cáo kết quả | Một tập hợp hoặc danh sách các yêu cầu tuân thủ đã đáp ứng hoặc chưa đáp ứng được gửi đến Lãnh đạo cao nhất để xem xét | Team đánh giá |
| 6 | Thực hiện hành động khắc phục | Đưa ra hành động khắc phục và lập kế hoạch thực hiện, Lãnh đạo cao nhất phải chỉ định ai chịu trách nhiệm, cung cấp nguồn lực, thời gian thực hiện, xác minh hiệu quả của hành động khắc phục. | Bộ phận có liên quan |
| 7 | Lưu hồ sơ | Lưu hồ sơ và lặp lại các bước trên. | Bộ phận có liên quan và team đánh giá |
9.2 Kiểm toán nội bộ
Yêu cầu của tiêu chuẩn
Đánh giá nội bộ phải được thực hiện theo các khoảng thời gian đã định để kiểm tra xem OHSMS có hoạt động và hoạt động theo các yêu cầu của ISO 45001 và các thông số kỹ thuật hay không. Để làm được điều này, tổ chức phải
- Thiết lập một chương trình đánh giá trong đó tần suất, phương pháp, trách nhiệm, tham vấn, báo cáo và trọng tâm của các cuộc đánh giá được xác định
- Xác định các tiêu chí đánh giá và phạm vi cho mỗi cuộc đánh giá (kế hoạch đánh giá)
- Lựa chọn đánh giá viên khách quan và công bằng
- Báo cáo kết quả đánh giá cho người quản lý có trách nhiệm, nhân viên, đại diện của họ và các bên quan tâm có liên quan khác
- Loại bỏ sự không phù hợp bằng cách thực hiện các biện pháp thích hợp và liên tục cải thiện hiệu suất OHS.
Thông tin dạng văn bản phải được lưu giữ về việc thực hiện chương trình đánh giá và kết quả của cuộc đánh giá.
Những gì cần phải đạt được?
Trong tất cả các hệ thống quản lý, đánh giá nội bộ là một công cụ tự đánh giá để kiểm tra tính phù hợp và chức năng của hệ thống của bạn. Các quy định nêu trên nhằm đảm bảo quá trình đánh giá diễn ra liên tục, khách quan và nhất quán, các biện pháp cải tiến được thực hiện và tất cả các bên liên quan đều được thông báo về kết quả đánh giá.
Tham khảo hoạt động triển khai thực tế
Có một tiêu chuẩn riêng để lập kế hoạch và thực hiện đánh giá, đó là ISO 19011: 2018. Tóm lại, các yêu cầu sau đối với kết quả đánh giá nội bộ đối với tổ chức:
- Tạo chương trình đánh giá
Chương trình đánh giá (xem Hình 9.1) xác định trong một khoảng thời gian xác định trong các lĩnh vực nào của công ty, thời điểm và đối tượng mà các cuộc đánh giá nội bộ và bên ngoài được thực hiện. Chúng có thể được phân biệt thành đánh giá quá trình và hệ thống. Đánh giá quá trình kiểm tra việc thực hiện các yêu cầu OHS trong các quá trình riêng lẻ, chẳng hạn như: phát triển, mua sắm hoặc sản xuất. Đánh giá hệ thống kiểm tra việc thực hiện các yêu cầu quản lý ở các cấp hoặc các lĩnh vực khác nhau của tổ chức. Tất nhiên, đánh giá quá trình và hệ thống có thể được kết hợp trong một cuộc đánh giá.
Việc đánh giá nội bộ được thực hiện mỗi năm một lần. Không phải tất cả các yêu cầu tiêu chuẩn đều phải được kiểm tra hàng năm trong tất cả các lĩnh vực. Tại đây, các ưu tiên có thể được thiết lập; cần đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu tiêu chuẩn đều được đánh giá ít nhất một lần trong chu kỳ ba năm. Đôi khi cũng có thể xác định các ưu tiên chuyên đề của đánh giá nội bộ theo các ưu tiên đã được hoạch định của cuộc đánh giá bên ngoài (giám sát hoặc tái chứng nhận) tiếp theo.
- Thiết lập kế hoạch kiểm toán
Kế hoạch đánh giá phải được lập cho mọi cuộc đánh giá nội bộ (xem Hình 9.2). Phù hợp với các trọng tâm kỹ thuật của chương trình đánh giá, nó thể hiện thời gian của một cuộc đánh giá cụ thể với các lĩnh vực chủ đề và đối tượng được đánh giá. Quá trình đánh giá được chuẩn hóa theo ISO 19011: 2011 và bao gồm:
| Khu vực |
Kế hoạch |
Bằng chứng |
||||||||||||
|
2018 |
2019 | 2020 | 2021 | Nội bộ | Bên ngoài | |||||||||
| Nội bộ | Bên ngoài | Nội bộ | Bên ngoài | Nội bộ | Bên ngoài | Nội bộ |
Bên ngoài |
|||||||
|
Hệ thống |
Quá trình | Chứng nhận | Hệ thống | Quá trình | Giám sát | Hệ thống | Quá trình | Giám sát | Hệ thống | Quá trình | Tái chứng nhận | Đánh giá viên |
Đánh giá viên |
|
| Quản lý hàng đầu | X | X | X | X | X | X | ||||||||
| HSE/ ban ISO | X | X | X | X | X | X | ||||||||
| thu mua | X | X | X | X | X | X | ||||||||
| Phòng sản xuất 1 | X | X | X | X | X | X | ||||||||
| Phòng sản xuất 2 | X | X | X | X | X | X | ||||||||
| Vận chuyển / kho hàng | X | X | X | X | X | X | ||||||||
| Bảo trì | X | X | X | X | X | X | ||||||||
Hình 9.1 Biểu mẫu chương trình đánh giá
| Khu vực được kiểm toán | Công ty XYZ | Ngày: |
| Tiêu chuẩn | ISO 45001:2018 | |
| Auditor | ||
| Mục tiêu đánh giá | Đánh giá hệ thống quản lý SGA với các yêu cầu của ISO 45001: 2018 (Đánh giá hệ thống nội bộ) | |
| Thời gian | Nội dung | Khu vực | Bằng chứng liên quan | Điều khoản ISO 45001 |
| 8.30 – 8.45 | Họp mở đầu – Nói chuyện giới thiệu | Tất cả các bộ phận | – | |
| 08.45-09.15 | Trách nhiệm của lãnh đạo cao nhất (bối cảnh, rủi ro và cơ hội, chính sách SGA, mục tiêu và chương trình, CIP, lãnh đạo và cam kết; tham vấn và tham gia đánh giá quản lý, tuân thủ pháp luật, quản lý khẩn cấp) | Giám đốc điều hành,
Đại diện OHSMS |
– | 4.1-4.4 5.1-5.4 6.1.1-6.1.4, 3, 6.2 8.2 |
| 09.15 – 10.15 | Đánh giá rủi ro,
Truyền thông, thông tin, Đào tạo, quản lý khẩn cấp |
Hse, y tế | – | 6.1.2 7.2-7.4 8.2 |
| 10.15-11.15 | Tuân thủ pháp luật, đánh giá việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác, đào tạo, giao tiếp, thông tin | Giám đốc điều hành | – | 6.1.3, 9.1.2 7.2-7.4 |
| 11.15 – 12.00 | Bảo trì và sửa chữa, trách nhiệm, chuyển giao nhiệm vụ, các đơn vị | Đại diện OHSMS, HSE | – | 5.3 9.1.2 |
| …. | … | … | … | … |
Hình 9.2 Biểu mẫu kế hoạch kiểm toán
- Xây dựng danh sách kiểm tra đánh giá
Vì đánh giá là một thủ tục được lập thành văn bản, nên danh sách kiểm tra phải được lập để đánh giá các yêu cầu của tiêu chuẩn, bao gồm:
- Tiêu chí đánh giá (yêu cầu mục tiêu: theo tiêu chuẩn hay theo quy định của pháp luật và tổ chức)
- Bằng chứng kiểm toán (tình trạng hiện tại: việc triển khai được thực hiện như thế nào?)
- Kết quả kiểm toán (kết quả của mục tiêu / so sánh thực tế là gì).
| Tiêu chí kiểm toán | Bằng chứng kiểm toán | Kiểm toán xác định | Kết luận kiểm toán | |||
| Yêu cầu ISO 14001: 2015 | Phương pháp đánh giá | Trạng thái
C= Phù hợp NC = Không phù hợp OB = Điểm cải tiến |
Biện pháp | Thời gian | Chịu trách nhiệm | |
| 4. Bối cảnh của tổ chức | ||||||
| 4.2 Hiểu nhu cầu và mong đợi của nhân viên và các bên quan tâm khác | ||||||
| • Ngoài các nhân viên có liên quan đến hệ thống quản lý OH&S của bạn đã được xác định các bên quan tâm khác chưa? | ||||||
| • Các yêu cầu của người lao động và các bên quan tâm khác liên quan đến OH&S của họ đã được xác định chưa? | ||||||
| • Đã xác định được nhu cầu và mong đợi nào trong số này là hoặc có thể trở thành nghĩa vụ pháp lý và các yêu cầu khác chưa? | ||||||
Hình 9.3 Biểu mẫu danh sách kiểm tra đánh giá điều khoản 4.2 của ISO 45001
Trên cơ sở này, các kết luận đánh giá (sự phù hợp, sự không phù hợp, điểm cải tiến) có thể được rút ra.
- Lập báo cáo kiểm toán
Kết quả của cuộc kiểm toán được tóm tắt trong một báo cáo kiểm toán. Nó chứa tất cả thông tin về tổ chức và kỹ thuật về cuộc đánh giá được thực hiện. Nó nên được soạn thảo ngắn gọn và súc tích, tốt nhất là dựa trên cơ sở của danh sách kiểm tra đánh giá, để nó cung cấp một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về kết quả và các biện pháp tiếp theo đánh giá kết quả.
9.3 Xem xét của lãnh đạo
Yêu cầu của tiêu chuẩn
Lãnh đạo cao nhất cũng phải xem xét OHSMS theo các khoảng thời gian đã được lên kế hoạch để đánh giá tình trạng thực hiện của nó và xác định cách OHSMS sẽ được phát triển hơn nữa. Để có thể thực hiện các xem xét này, việc xem xét của lãnh đạo phải giải quyết các chủ đề đã được xác định. Dựa trên cái gọi là “đầu vào” này, lãnh đạo cao nhất phải đưa ra quyết định, còn được gọi là “đầu ra” của việc xem xét lãnh đạo (xem Hình 9.4). Các kết quả liên quan của việc này phải được thông báo cho các nhân viên và đại diện của họ. Việc xem xét lãnh đạo phải lưu giữ thông tin dạng văn bản để làm bằng chứng.
|
Đầu vào |
Đầu ra |
| • Trạng thái của các hành động từ các đánh giá của quản lý trước đó
• Thay đổi (các vấn đề bên ngoài / nội bộ, yêu cầu và mong đợi của các bên quan tâm, nghĩa vụ pháp lý và các yêu cầu khác, rủi ro và cơ hội) • Đạt được mức độ hoàn thành chính sách và mục tiêu OHS • Thực hiện OHS, bao gồm diễn biến sự cố, sự không phù hợp và hành động khắc phục, cải tiến liên tục, kết quả giám sát và đo lường, tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và các yêu cầu khác, kết quả đánh giá, tham vấn và sự tham gia của nhân viên, rủi ro và cơ hội • Sự đầy đủ của các nguồn lực • Thông tin liên quan với các bên quan tâm • Cơ hội cải tiến liên tục |
• Chức năng và hiệu quả của OHSMS
• Cơ hội cải tiến liên tục • Cần thay đổi OHSMS • Nguồn lực cần thiết • Các biện pháp cần thiết • Khả năng tích hợp OHSMS với các quy trình kinh doanh khác • Tác động đến định hướng chiến lược của tổ chức |
Hình 9.4 Đầu vào và đầu ra của quá trình xem xét lãnh đạo.
Những gì cần phải đạt được?
Xem xét của lãnh đạo cũng là một công cụ đánh giá cho OHSMS. Nếu ở điều khoản 5, Lãnh đạo đã đưa ra tuyên bố, cam kết và lập thành chính sách OHS không thì vẫn còn thiếu sót đối với trách nhiệm và nghĩa vụ của lãnh đạo. Thì điều khoản 9.3 một lần nữa nhấn mạnh tầm quan trọng về sự tham gia của lãnh đạo đối với hệ thống OHS rằng thông qua đó, lãnh đạo cao nhất hoàn thành nhiệm vụ của mình trên phương diện lãnh đạo. Vấn đề là kiểm tra xem OHSMS có:
- Phù hợp :liệu nó có phù hợp với hoạt động, văn hóa và hệ thống kinh doanh của tổ chức hay không
- Đầy đủ: cho dù nó đang được thực hiện một cách chính xác
- Hiệu quả: liệu các kết quả dự kiến với hệ thống đã đạt được hay chưa.
Kết quả của việc xem xét của lãnh đạo, lãnh đạo cao nhất phải đưa ra các quyết định là động lực cần thiết cho việc điều chỉnh và cải tiến liên tục OH&S.
Hỗ trợ cho việc triển khai trên thực tế
Tiêu chuẩn chỉ yêu cầu lưu giữ thông tin dạng văn bản – tức hồ sơ cho việc xem xét của lãnh đạo.
Tùy vào cách thiết lập hệ thống, tổ chức có thể thiết lập một thủ tục cho quá trình xem xét lãnh đạo và ghi lại quá trình này thông qua các biểu mẫu để làm bằng chứng. Ở trường hợp khác, đơn giản hơn là tổ chức có thể ghi nhận lại quá trình này thông qua Biên bản họp xem xét lãnh đạo. Quyết định áp dụng hình thức nào là tùy vào tổ chức nhưng phải đáp ứng các yêu cầu/ nội dung gồm “đầu vào và đầu ra” của điều khoản này.
Việc xem xét lãnh đạo được thực hiện ở nhiều tổ chức với tần suất ít nhất mỗi năm một lần, sau đánh giá nội bộ và trước đánh giá giám sát bên ngoài hoặc tái chứng nhận.
Thông tin về việc xem xét của lãnh đạo phải được thông báo cho các bên quan tâm và các đại diện người lao động có liên quan, các thông tin này có thể được thông báo qua email của tổ chức hoặc được đặt trên các bảng thông báo.v.v.
Biên soạn: Võ Trần
