7.2 Năng lực

 XÁC ĐỊNH NĂNG LỰC CẦN THIẾT (7.2.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: a) xác định năng lực cần thiết của những người, bao gồm các nhà cung cấp bên ngoài, làm việc dưới sự kiểm soát mà có ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm và hiệu quả của HTQL ATTP;

 

Điều này có nghĩa là gì?

Theo định nghĩa trong tiêu chuẩn này, năng lực là khả năng áp dụng kiến thức và kỹ năng để đạt được các kết quả dự kiến. Vậy xác định năng lực là xác định các Kiến thức, hiểu biết, kỹ năng, kinh nghiệm hoặc khả năng cho phép một cá nhân một cá nhân có thể thực hiện một công việc được giao và đạt được kết quả như dự kiến của công việc đó hay nói cách khác là đạt được đầu ra mong muốn của quá trình đó.

Tất cả những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức mà gây ảnh hưởng hoặc có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động FSMS của tổ chức, kể cả khả năng của tổ chức để thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ, đều phải xác định năng lực cần thiết của họ. Những người này bao gồm các nhân viên của tổ chức, cũng như các người khác làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức, ví dụ như các nhà cung cấp từ bên ngoài, nhà thầu phụ, các chuyên gia tư vấn, …

Các yêu cầu về năng lực đối với những người này không chỉ giới hạn đối với những người tiến hành các công việc có liên quan tới các tác động đáng kể lên FSMS, mà còn đối với những người có chức năng hoặc đảm nhiệm một vai trò quan trọng trong việc đạt được các kết quả dự kiến của FSMS. Ví dụ như các đánh giá viên nội bộ, …

Đây cũng là một điều khoản nói lên việc xác định nhu cầu đào tạo cho những người có liên quan đến FSMS. Sau khi xác định được yêu cầu năng lực của từng cá nhân liên quan đến FSMS, bạn tiến hành kiểm tra/rà soát lại các nhân viên hay vị trí đó có đủ các năng lực như yêu cầu chưa? Nếu chưa đủ thì bạn tiến hành đào tạo theo yêu cầu tại điều khoản 7.2.b.

 

Làm thế nào để chứng minh?

Để xác định năng lực cần thiết của mỗi nhân viên thì điều đầu tiên là bạn xác định trách nhiệm và quyền hạn của họ liên quan đến FSMS, điều này có nghĩa là bạn xác định các công việc mà người đó phải làm có liên quan đến FSMS, chẳng hạn như thực hiện quan trắc nước thải thì năng lực anh ta là phải biết lấy mẫu đo, biết sử dụng thiết bị thử nghiệm và biết xử lý số liệu cũng như nhận định tình hình.

Vấn đề thứ 2 cần xem xét khi xác định năng lực là người đó có liên quan đến các CCP, oPRP, PRPcó nghĩa hay các yêu cầu của các bên liên quan không?

Bạn có thể tham khảo ví dụ về nhu cầu năng lực theo khung hỗ trợ;

 

Khung Hỗ trợ – Ví dụ về các nhu cầu về năng lực
Các lĩnh vực tiềm năng về năng lực	Vai trò điển hình của tổ chức	Ví dụ về các năng lực/khả năng cần thiết	Ví dụ về các biện pháp xây dựng năng lực
Hoạt động liên quan FSMS	Toàn bộ công nhân, nhân viên, quản lý tiếp xúc với thực phẩm	Kiến thức an toàn thực phẩm theo quy định luật định	Đào tạo và  thi an toàn thực phẩm Ban quản lý thực phẩm.
Các hoạt động An toàn thực phẩm	Những người làm việc có các hoạt động liên quan đến các rủi ro có nghĩa, CCP, oPRP, PRP	– Nhận thức về công việc của tổ chức ảnh hưởng đến kết quả hoạt động FSMS thế nào – Kiến thức về các chuẩn mực hoạt động phải đáp ứng nhằm kiểm soát mối nguy có nghĩa như CCP, oPRP, PRP, …	– Đào tạo về các mối nguy đáng kể liên quan đến công việc của tổ chức – Đào tạo về các chuẩn mực hoạt động nhằm đảm bảo các quá trình được kiểm soát đảm bảo an toàn thực phẩm.
Các hệ thống quản lý FSMS	Các nhà quản lý ATTP	– Khả năng để thiết lập, thực hiện và cải tiến FSMS	– Kinh nghiệm trong việc thực hiện FSMS – Đào tạo về các yêu cầu của FSMS – Đào tạo về các kỹ thuật xác định mối nguy về ATTP.
		– Khả năng xác định các rủi ro và cơ hội cần giải quyết nhằm đảm bảo FSMS có thể đạt được các kết quả dự kiến của mình, và lập các kế hoạch hành động thích hợp;
		– Khả năng xác định các mối nguy về ATTP và xây dựng các biện pháp kiểm soát các mối nguy này;
	Quản lý chương trình đánh giá	– Khả năng triển khai và quản lý các chương trình đánh giá để xác định hiệu lực của FSMS của tổ chức	– Đào tạo quản lý chương trình – Kinh nghiệm trong việc thực hiện chương trình
	Lãnh đạo cao nhất	– Kiến thức và sự hiểu biết về việc áp dụng khi thiết lập và triển khai một chính sách chất lượng – Kiến thức và sự hiểu biết về nguồn lực sẵn sàng và ứng dụng của nó vào FSMS, kể cả việc phân công trách nhiệm và quyền hạn	– Đào tạo về các FSMS và thiết lập chính sách môi trường – Kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh

 

Việc xác định năng lực cần thiết thường trải qua rất nhiều bước, tuy nhiên tóm gọn có 3 bước chính:

• Bước 1: Mô tả các công việc cần làm và quyền quyết định cho những việc đó;
• Bước 2: Xác định xem để làm được những việc này thì họ cần phải có những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm gì và mức độ áp dụng của chúng cho việc thực hiện công việc và đưa ra những quyết định đúng;
• Bước 3: sau khi xác định được kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết, thống kê lại xem những yếu tố nào cốt lỗi phải có cho hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Đây chính là năng lực cần thiết.

Tôi sẽ dành thời gian để viết một bài về xác định năng lực cần thiết trong các bài viết sau.

 

ĐẢM BẢO NHỮNG NGƯỜI NÀY CÓ NĂNG LỰC CẦN THIẾT (7.2.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: b) đảm bảo rằng những người này, bao gồm cả nhóm an toàn thực phẩm và những người chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch kiểm soát mối nguy đều có năng lực trên cơ sở được giáo dục, đào tạo và/hoặc có kinh nghiệm thích hợp;

 Điều này có nghĩa là gì?

Đảm bảo có nghĩa là tạo điều kiện để chắc chắn có được những gì cần thiết.

Giáo dục (Education) là hoạt động cung cấp các kiến thức nhằm giúp người học mở mang kiến thức. Nhưng giáo dục không quan tâm bạn sẽ sử dụng kiến thức như thế nào. Do đó, cấp tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông thuộc về giáo dục, nghĩa là cho người đó biết biết những kiến thức cơ bản, không quan tấm đến ứng dụng kiến thức như thế nào. Trong EMS giáo dục là như giáo dục ý thức bảo vệ môi trường, giáo dục về chính sách môi trường, …

Đào tạo (Training) cung cấp các kiến thức và kinh nghiệm giúp người học biết làm một công việc rất cụ thể nào đó. Ví dụ như đào tạo lái xe, đào tạo thợ may, đào tạo thư ký, đào tạo phi công… ví dụ đào tạo kỹ thuật phân tích nước thải, kỹ thuật vận hành máy.

Kinh nghiệm (experience), hay trải nghiệm, là tri thức hay sự thông thạo về một sự kiện hay một chủ đề có được thông qua tham gia sự can dự hay tiếp xúc trực tiếp. Chúng ta cần phân biệt kinh nghiệm với thâm niên. Kinh nghiệm là sự trải nghiệm thực tế và rút ra những tri thức (bí quyết) để thực hiện công việc một cách hiệu quả, còn thâm niên là thời gian làm việc trong lĩnh vực đó. Đôi khi bạn làm trong lĩnh vực đó 1 thời gian dài nhưng chưa rút ra được tri thức hay bí quyết, một số người làm thời gian ngắn nhưng họ rút ra được những bí quyết giúp làm việc cực ký hiệu quả. Thực tế trong tuyển dụng thường nhằm kinh nghiệm và thâm niên.

Tiêu chuẩn nói rằng tất cả những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức mà gây ảnh hưởng hoặc có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động FSMS của tổ chức, kể cả khả năng của tổ chức để thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ, đều phải có năng lực dựa trên giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm hoặc tổng hợp các vấn đề trên, do tổ chức xác định. Những người này bao gồm các nhân viên của tổ chức, cũng như các người khác làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức, ví dụ như các nhà cung cấp từ bên ngoài.

Sau khi xác định xong năng lực cần thiết ở trên, bạn tiến hành đánh giá lại xem những người này có đủ năng lực yêu cầu hay không, nếu không thì bạn cần lên kế hoạch giáo dục, đào tạo hoặc huấn luyện (vừa đào tạo vừa thực tập hoặc training on site) để họ có đủ năng lực cần thiết.

Một điều cần lưu ý là yêu cầu này nói lên rằng khi người đó thực hiện công việc có ảnh hưởng đến FSMS đã phải có năng lực phù hợp rồi, chứ không phải làm rồi mới bổ sung năng lực từ từ. Điều này cũng đồng nghĩa là trước khi cho thực hiện công việc bạn phải xác nhận rằng người này đã có đủ năng lực cần thiết và cho làm, chứ không phải tuyển vào làm rồi sau đó mới cho đi học để đủ năng lực. Trường hợp này hay gặp là công nhân thử việc liên quan đến chế biến thực phẩm cho học việc xong rồi, khi vào làm chính thức mới cho học khoá an toàn thực phẩm và thi lấy chứng nhận.

 

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên bản phải có bản xác định năng lực từng nhân sự liên quan đến FSMS, sau đó có kế hoạch đào tạo, huấn luyện cho từng vị trí nếu họ chưa đủ năng lực.

 

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP CÓ KIẾN THỨC ĐA NGÀNH VÀ CÓ KINH NGHIỆM TRONG VIỆC XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG FSMS (7.2.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: c) đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm có kiến thức đa ngành và kinh nghiệm trong việc xây dựng và thực hiện HTQL ATTP (bao gồm nhưng không giới hạn đến các sản phẩm, quá trình, thiết bị và các mối nguy về an toàn thực phẩm trong phạm vi HTQL ATTP);

 

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu 2 mệnh đề, một là nhóm an toàn thực phẩm phải có kiến thức đa ngành nghĩa là phải có thành viên của tất cả phòng ban có chuyên môn khác nhau và 2 là kinh nghiệm trong xây dựng và thực hiện HTQLATTP nghĩa là đã từng làm qua hệ thống ATTP hoặc có kinh nghiệm phù hợp cho việc quản lý an toàn thực phẩm.

Tiêu chuẩn nói rằng, nếu nhóm ATTP không có kiến thức bao quát tất cả các quá trình sản xuất vận hành của doanh nghiệp thì việc xác định các mối nguy và rủi roc ho từng quá trình sẽ không đầy đủ và đúng. Vì vậy nhóm ATTP phải là nhóm người của nhiều bộ phận, mỗi người có chuyên môn riêng, họ am hiểu tất cả hoạt động và có kiến thức chuyên sâu và lĩnh vực của họ đang vận hành. Tiêu chuẩn không yêu cầu mỗi người trong nhóm ATTP phẩm phải có kiến thức đa ngành, chúng ta đừng hiểu nhằm yêu cầu này.

Trong thực tế, nếu bạn chỉ bổ nhiệm tất cả các nhân sự nhóm ATTP là các kỹ sư chế biến thực phẩm, hoặc một nhóm người ở phòng QA-QC là chưa đủ, bởi vì khi xác định các mối nguy vật lý và các môi nguy hoá học liên quan đến các thiết bị, cũng như các rủi ro liên quan đến thiết bị không được chuyên sâu bằng anh Kỹ sư cơ khí làm nhiệm vụ bảo trì. Khi nào ốc vít hư, sử dụng thiết bị nào không bị rỉ sét, sử dụng dầu bôi trơn thiết bị nào không ảnh hưởng đến sản phẩm thì đó là chuyên môn của anh bảo trì nhà máy chứ không phải là anh QC-QA.

Vấn đề thứ 2 nữa, thông thường ở các doanh nghiệp gia đình, việc thành lập các ban quản lý thường là giám đốc và các trưởng phòng QC, Sản xuất. Tuy nhiên, những người này chỉ có kiến thực hẹp về sản xuất thực phẩm và quản lý sản xuất, cũng không có nhiều thời gian cho việc hoạch định và giám sát hệ thống ATTP nên kiến thức đa ngành thường không có.

 

Làm thế nào chứng minh?

Bạn nên thành lập nhóm ATTP gồm nhiều thành viên từ các phòng ban khác nhau, mỗi phòng ban có một thành viên có kinh nghiệm trong việc quản lý các quá trình của phòng quản lý, chẳng hạn như: Ban lãnh đạo, Phòng SX, Phòng QA-QC, phòng Bảo trì, Phòng Mua hàng và kho vận.

Sau đó, bạn phải lên kế hoạch huấn luyện chuyên sâu về quản lý hệ thống, xác định các mối nguy và rủi ro và lưu giữ hồ sơ chứng minh năng lực là được.

 

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP CÓ KIẾN THỨC ĐA NGÀNH VÀ CÓ KINH NGHIỆM TRONG VIỆC SÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG FSMS (7.2.d)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: d) khi có thể, cần có hành động để đạt được năng lực cần thiết và đánh giá hiệu quả của các hành động đã thực hiện;

 

Điều này có nghĩa là gì?

Khi năng lực có được dựa trên đào tạo, thì quá trình đào tạo của tổ chức bao gồm:

– xác định các nhu cầu đào tạo;

– thiết kế và triển khai kế hoạch hoặc chương trình đào tạo nhằm giải quyết các nhu cầu đào tạo đã được xác định;

– thực hiện đào tạo;

– đánh giá kết quả đào tạo;

– Lưu hồ sơ kết quả đào tạo.

Sau khi xác định các năng lực cần thiết, bạn tiến hành xem xét những người nào chưa đạt năng lực tiến hành đào tạo, giáo dục hoặc cho họ làm thực tế để đạt được năng lực cần thiết.

Ngoài việc đào tạo, để đạt được năng lực cần thiết người ta có thể cố vấn (hướng dẫn, tư vấn cho người thực hiện), hoặc phân công lại những người hiện đang làm việc; hoặc thuê hoặc hợp đồng với người có đủ năng lực.

 

Làm thế nào để chứng minh?

Để thực hiện quá trinh đào tạo, bạn có thể thao thảo bài viết về năng lực đào tạo điều khoản 7.2 tiêu chuẩn ISO 9001:2015 theo link sau: https://quantri24h.com/7-2-nang-luc-dao-tao-nhan-thuc/

 

LƯU LẠI THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢNG VỀ NĂNG LỰC (7.2.e)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: e) lưu thông tin được lập thành văn bản thích hợp làm bằng chứng về năng lực.

 

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói rằng bạn phải lưu giữ hồ sơ chứng minh năng lực của người thực hiện các công việc có ảnh hưởng đến FSMS đủ năng lực thực hiện công việc và hiểu được nội dung đào tạo bắt buộc ở trên.

 

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức cần phải lưu giữ tất cả các hồ sơ liên quan đến việc thực hiện các hành động ở trên, về cơ bản thì chúng ta cần các hồ sơ sau:

Hồ sơ trình độ: bằng cấp, chứng chỉ, các khoá học trước khi thực hiện công việc;

Xác định năng lực cần thiết;

Đánh giá năng lực trước khi đào tạo, huấn luyện, tư vấn …;

Chương trình phát triển năng lực (kế hoạch đào tạo, danh sách đào tạo, nội dung đào tạo, kết quả đánh giá sau đào tạo …);

Đánh giá năng lực sau đào tạo;

Đánh giá năng lực định kỳ;

Giấy chứng nhận kiến thức ATTP do cơ quan chức năng cấp,

Các chứng nhận khác: chứng nhận đủ năng lực, chứng nhận học bên ngoài, nhật ký đào tạo ….