HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHẢI ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ KHI CÁC GIỚI HẠN TỚI HẠN TẠI CÁC CCP VÀ/HOẶC CÁC TIÊU CHÍ HÀNH ĐỘNG ĐỐI VỚI CÁC OPRP KHÔNG ĐÁP ỨNG

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Nhu cầu đối với các hành động khắc phục phải được đánh giá khi các giới hạn tới hạn tại các CCP và/hoặc các tiêu chí hành động đối với các OPRP không đáp ứng được (8.9.3).

Điều này có nghĩa là gì?

Từ Nhu cầu trong yêu cầu này là một từ then chốt trong yêu cầu này, Nhu cầu có nghĩa là điều thiết yếu phải có, không có là không tồn tại được. Do đó, từ nhu cầu trong yêu cầu này là tất cả các sự không đáp ứng giới hạn CCP hoặc tiêu chí hành động đối với các oPRP khi xuất hiện phải được đánh giá rằng chúng có cần phải thực hiện hành động khắc phục hay không?

Làm thế nào để đánh giá đúng nhu cầu hành động khắc phục? Để làm được điều này người đánh giá phải đủ năng lực thực tế, và cách nhìn nhận vấn đề logic. Dưới đây là một số tình hướng phải thực hiện hành động khắc phục:

• Sự không phù hợp gây ra hoặc có khả năng gây ra mất an toàn thực phẩm;
• Các sự không phù hợp có khả năng tái diễn hoặc lập đi lập lại;
• Các sự không phù hợp có khả năng ảnh hưởng đến nhiều quá trình/hoặc gây mất kiểm soát của quá trình quan trọng khác;
• Các sự không phù hợp liên quan đến ý thức và sự không tuân thủ của người thao tác/vận hành.

Hành động khắc phục là đi tìm nguyên nhân sâu xa của sự không phù hợp và tìm biện pháp để loại bỏ hoặc ngăn ngừa sự xuất hiện của nguyên nhân đó.

Trong yêu cầu này chỉ là tổ chức phải đánh giá xem sự không phù hợp đó có phải thực hiện hành động khắc phục hay không, còn việc thực hiện như thế nào thì điều khoản sau đề cập.

Làm thế nào để chứng minh?

Để đáp ứng yêu cầu này, bạn cần thực hiện đánh giá các điểm không phù hợp liến quan đến thực hiện đánh giá đến các giới hạn tới hạn tại các CCP và/hoặc các tiêu chí hành động đối với các OPRP không đáp ứng được. Hồ sơ này phải chỉ ra rõ là mình có thực hiện hành động khắc phục hay không và lý do mình đưa ra quyết định đó là được.

TỔ CHỨC PHẢI THIẾT LẬP VÀ DUY TRÌ THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN XÁC ĐỊNH NHỮNG HÀNH ĐỘNG THÍCH HỢP ĐỂ NHẬN BIẾT VÀ LOẠI TRỪ NGUYÊN NHÂN GÂY RA SỰ KHÔNG PHÙ HỢP NHẰM NGĂN NGỪA TÁI PHÁT

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải thiết lập và duy trì thông tin dạng văn bản xác định những hành động thích hợp để nhận biết và loại trừ nguyên nhân gây ra sự không phù hợp nhằm ngăn ngừa tái phát và đưa quá trình trở lại chế độ kiểm soát sau khi xác định được sự không phù hợp (8.9.3).

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này nói đến bạn phải thiết lập quy trình/thủ tục thực hiện hành động khắc phục, trong quy trình đó phải đề cập các vấn đề sau:

• Cách thức nhận biết, kiểm soát sự không phù hợp/sản phẩm không phù hợp;
• Cách thức điều tra nguyên nhân;
• Cách thức loại trừ nguyên nhân;
• Cách thức thực hiện sự khắc phục để đưa quá trình về kiểm soát.

Theo FDA, Một thủ tục hành động khắc phục thích hợp phải hoàn thành các mục tiêu sau:

• Đảm bảo rằng hành động thích hợp được thực hiện để xác định và khắc phục sự cố đã xảy ra khi thực hiện kiểm soát phòng ngừa;
• Đảm bảo rằng hành động thích hợp được thực hiện khi cần thiết để giảm khả năng vấn đề sẽ tái diễn;
• Đảm bảo rằng tất cả thực phẩm bị ảnh hưởng được đánh giá an toàn; và
• Đảm bảo rằng tất cả thực phẩm bị ảnh hưởng đều bị ngăn chặn tham gia thương mại trừ khi đánh giá đã xác định rằng sản phẩm không bị tạp nhiễm.

Mặc dù có thể không lường trước được tất cả các vấn đề có thể xảy ra, các hành động khắc phục cần phải được thực hiện và ghi lại đầy đủ khi xảy ra tình huống không lường trước được. Các hành động khắc phục cho các sự cố không lường trước được sẽ bao gồm các quy trình hành động khắc phục tiêu chuẩn (ví dụ: xác định và khắc phục sự cố thực hiện, thực hiện các bước để giảm khả năng tái diễn, đánh giá tất cả các sản phẩm liên quan đến an toàn và ngăn chặn sản phẩm bị pha trộn hoặc ghi nhãn hiệu sai vào thương mại).

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn thiết lập quy trình thực hiện hành động khắc phục theo như những yêu cầu trên là phù hợp. Hình bên dưới thể hiện quá trình thực hiện hành động khắc phục.

NHỮNG HÀNH ĐỘNG NÀY BAO GỒM XEM XÉT SỰ KHÔNG PHÙ HỢP ĐƯỢC XÁC ĐỊNH TỪ PHÀN NÀN CỦA KHÁCH HÀNG VÀ/HOẶC NGƯỜI TIÊU DÙNG, CÁC BÁO CÁO THANH TRA THEO CHẾ ĐỊNH

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Những hành động này bao gồm: a) xem xét sự không phù hợp được xác định từ phàn nàn của khách hàng và/hoặc người tiêu dùng, các báo cáo thanh tra theo chế định (8.9.3.a).

Điều này có nghĩa là gì?

Khiếu nại khách hàng là một nguồn quan trọng để xem xét thực hiện hành động khắc phục, đôi khi những sự không phù hợp xuất hiện mà tổ chức không phát hiện được, khi đến khách hàng mới phát hiện, ví dụ như dị vật, …. Trong trường hợp phản hồi khách hàng do sản phẩm mất an toàn hoặc có nguy cơ mất an toàn thì tổ chức phải thực hiện hành động khắc phục. Trong yêu cầu này nói đến khách hàng và/hoặc người tiêu dùng, chúng ta cần phân biệt hai nhóm này. Khách hàng là người mua sản phẩm của công ty bạn, người dùng cuối là người sử dụng sản phẩm của bạn. Khi khách hàng họ mua và họ dùng luôn thì họ vừa khách hàng vừa là người dùng, trường hợp họ mua để biếu/tặng người khác dùng thì họ là khách hàng, người được cho sử dụng sản phẩm của bạn là người tiêu dùng.

Báo cáo thanh tra theo chế định là các báo cáo thanh tra của cơ quan quản lý thuộc nhà nước như là biên bản kiểm tra VSATTP của chi cục VSATTP tỉnh, Sở y tế, sở nông nghiệp, sở công thương, cục vệ sinh an toàn thực phẩm, bộ công thương, bộ nông nghiệp, …. Trong các biên đó đó có những vi phạm hoặc khuyến cáo từ các cơ quan đó, thì tổ chức phải xem xét thực hiện các hành động khắc phục.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải để lại danh sách khiếu nại khách hàng về sản phẩm và báo cáo cỉa cơ quan nhà nước tại doanh nghiệp, sau đó thực hiện xem xét liệu có cần thực hiện hành động khắc phục hay không? và lưu lại bằng chứng xem xét này.

NHỮNG HÀNH ĐỘNG NÀY BAO GỒM XEM XÉT CÁC XU HƯỚNG TRONG VIỆC GIÁM SÁT CÁC KẾT QUẢ CÓ THỂ CHO THẤY MẤT KIỂM SOÁT

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Những hành động này bao gồm: b) xem xét các xu hướng trong việc giám sát các kết quả có thể cho thấy mất kiểm soát (8.9.3.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Trong quá trình phân tích dữ liệu bằng các biểu đồ, hoặc các ông cụ khác, bạn nhận thấy rằng dữ liệu có xu hướng vượt qua giới hạn kiểm soát, thì bạn phải tiến hành xem xét nguyên nhân và thực hiện hành động khắc phục.

Trong ví dụ hình bên dưới, tại nhiệt độ 19, 20, 21 ⁰C ta thấy nhiệt độ có xu hướng vượt kiểm soát, tại thời điểm này chúng ta thực hiện hành động khắc phục chứ không để ngày 22 nó vượt giới hạn kiểm soát.

Một ví dụ khác, trong quá trình phân tích cho thấy lượng vi sinh vật có xu hướng tăng và có thể vượt qua giới hạn kiểm soát trong thời gian tới, thì bạn phại xem xét và đánh giá xem nguyên nhân, và đánh giá xem liệu có thực hiện hành động khắc phục không.

Làm thế nào chứng minh?

Để chứng minh điều này, bạn phải thực hiện phân tích dữ liệu ở điều khoản 9.1.2.c cho thấy xu hướng có khả năng gây ra sự không phù hợp thì bạn phải đánh giá xem có cần phải thực hiện hành động khắc phục, nếu có phải thực hiện thì phải thực hiện ngay lập thức và để lại bằng chứng cho việc này.

NHỮNG HÀNH ĐỘNG NÀY BAO GỒM XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN CỦA SỰ KHÔNG PHÙ HỢP

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Những hành động này bao gồm: c) xác định nguyên nhân của sự không phù hợp; (8.9.3.c).

Điều này có nghĩa là gì?

Điểm quan trọng nhất của hành động khắc phục là tìm ra nguyên nhân gốc của vấn đề, có rất nhiều công cụ tìm ra nguyên nhân gốc. Bạn có thể tham khảo bài viết KỸ THUẬT GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ THEO TOYOTA bước 3phần điều tra nguyên nhân theo link: http://quantri24h.com/ky-thuat-giai-quyet-van-de-theo-toyota/ .

Hoặc bạn có thể tham khảo TCVN ISO 31010:2019 về QUẢN LÝ RỦI RO – KỸ THUẬT ĐÁNH GIÁ RỦI RO, phần phụ lục B các công cụ đánh giá rủi ro, hoặc có thể sử dụng phương pháp 8D để thực hiện hành động khắc phục.

Làm thế nào để chứng minh?

Đối với những điểm không phù hợp đã xác định, bạn thực hiện phân tích nguyên nhân sự không phù hợp, nguyên nhân góc rẽ chứ không phải là nguyên nhân trực tiếp. Nguyên nhân gốc rẽ là nguyên nhân mà sau khi xử lý thì sự phù hợp đó không tái diễn trong tương lai, còn nguyên nhân trực tiếp là nguyên nhân ban đầu gây ra sự không phù hợp đó.

Ví dụ: Chuyên đang chạy, hệ thống bị dừng hoàn toàn, nguyên nhân trực tiếp là do cháy mô tơ, khi xử lý nguyên nhân trực tiếp thì hệ thống đi vào hoạt động bình thường, bằng cách thay mô tơ mới, nhưng không thể loại bỏ được nguyên nhân sâu xa bên trong tại sau mô tơ bị cháy, việc đi điều tra nguyên nhân tại sau mô tơ bị cháy đó là đi tìm nguyên nhân gốc. Ví dụ nguyên nhân là do mô tơ không được bảo dưỡng, tra dầu mở nên mô tơ bị cháy.

NHỮNG HÀNH ĐỘNG NÀY BAO GỒM XÁC ĐỊNH VÀ ÁP DỤNG CÁC HÀNH ĐỘNG ĐỂ ĐẢM BẢO SỰ KHÔNG PHÙ HỢP KHÔNG TÁI DIỄN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Những hành động này bao gồm: d) xác định và áp dụng các hành động để đảm bảo sự không phù hợp không tái diễn (8.9.3.d).

Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi tìm được nguyên nhân gốc của vấn đề, bước tiếp theo là bạn đi tìm biện pháp để loại bỏ hoặc kiểm soát nguyên nhân đó để chúng không tái diễn trong tương lai.

Khi thực hiện hành động khắc phục bạn lên lập kế hoạch thực hiện hành động khắc phục. Kế hoạch hành động khắc phục về sự không phù hợp thường sẽ bao gồm các yếu tố sau:

• Hành động: Chính xác thì phải làm gì?
• Trách nhiệm: Ai chịu trách nhiệm hành động? ai chịu trách nhiệm đánh giá?
• Nguồn lực cần cho thực hiện: Những công cụ, thiết bị, vật tư, nhân sự, hoặc vốn là cần thiết để thực hiện các hành động?
• Thời hạn hoàn thành. Khi nào chính xác chúng ta mong đợi hành động sẽ được hoàn thành?
• Mục tiêu của hành động là gì? Loại trừ nguyên nhân hoặc giảm thiểu khả năng xảy ra xuống còn bao nhiêu.

Việc chọn giải pháp thực hiện hành động khắc phục bạn có thể tham khảo bài viết Kỹ thuật giải quyết vấn đề theo TOYOTA link: http://quantri24h.com/ky-thuat-giai-quyet-van-de-theo-toyota/.

Một số hành động khắc phục có thể đa phần là phát sinh nhu cầu đào tạo, thay đổi thủ tục, thay đổi thông số kỹ thuật, thay đổi trong tổ chức, thay đổi thiết bị và quy trình – thực tế rất nhiều thay đổi hành động khắc phục trở nên giống chương trình cải tiến hơn.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi mỗi sự không phù hợp xảy ra, bạn tiến hành điều tra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, sau đó tiến hành thực hiện hành động để loại bỏ hoặc giảm thiểu khả năng xảy ra của nguyên nhân đến mức chấp nhận được.

NHỮNG HÀNH ĐỘNG NÀY BAO GỒM LẬP THÀNH VĂN BẢN CÁC KẾT QUẢ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Những hành động này bao gồm: e) lập thành văn bản các kết quả hành động khắc phục; (8.9.3.e).

Điều này có nghĩa là gì?

Tổ chức phải lưu lại hồ sơ ghi lại toàn bộ quá trình quản lý sự không phù hợp, có thể được chia thành ba giai đoạn chính như sau.

• Xác định vấn đề: Hồ sơ ghi lại nguồn gốc phát sinh vấn đề (ví dụ: kiểm toán nội bộ / bên ngoài, OPR hoặc CCP), ngày xảy ra và mô tả sự cố.
• Xác định nguyên nhân: Hồ sơ xác định nguyên nhân dẫn đến sự không phù hợp.
• Hồ sơ về việc xác định biện pháp thực hiện loại bỏ hoặc kiểm soát nguyên nhân và đánh giá hiệu lực của hành động: Mô tả các biện pháp được xác định là cần thiết để khôi phục sự phù hợp (sửa chữa) và / hoặc loại bỏ các nguyên nhân (hành động khắc phục), những người chịu trách nhiệm thực hiện chúng và ngày dự kiến ​​hoàn thành. Xác định khoảng thời gian mà hiệu quả của các hành động khắc phục được đánh giá và liệu sự không phù hợp đã được sửa chữa hay chưa; mặt khác, khởi động lại quá trình xác định nguyên nhân hoặc thực hiện các hành động khắc phục tiếp theo.

Trong tất cả các giai đoạn cần phải rõ ràng ai chịu trách nhiệm thực hiện và / hoặc phê duyệt, vì quy trình xử lý sản phẩm không phù hợp có thể được quản lý bởi những người khác nhau.

Làm thế nào để chứng minh?

Thông thường các nội dung này được thiết kế trên 1 form gọi là phiếu Yêu cầu hành động khắc phục hoặc phiếu CAR, xem hình bên dưới.

Bạn lưu lại các hồ sơ trên là phù hợp.

NHỮNG HÀNH ĐỘNG NÀY BAO GỒM THẨM TRA CÁC BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC ĐƯỢC THỰC HIỆN ĐỂ ĐẢM BẢO RẰNG CHÚNG CÓ HIỆU LỰC

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Những hành động này bao gồm: f) thẩm tra các biện pháp khắc phục được thực hiện để đảm bảo rằng chúng có hiệu lực. (8.9.3.f).

Điều này có nghĩa là gì?

Việc Thẩm tra hiệu lực của các biện pháp khắc phục có nghĩa là xem xét việc thiết lập các hành động đã có hiệu quả trong việc loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp hoặc đạt được mục tiêu ban đầu hay không?

Yêu cầu này ngụ ý bốn hành động riêng biệt:

• Một đánh giá xem có thực hiện thiết thiết lập những hành động giải quyết sự không phù hợp hay không?;
• Một đánh giá để xác định xem các hành động đã được thiết lập có được thực hiện đầy đủ hay không?
• Đánh giá liệu các hành động có được thực hiện thực sự là giải pháp tốt nhất hay chưa?
• Một cuộc điều tra để xác định xem sự không phù hợp đã tái diễn hoặc mục tiêu đã đạt được hay chưa?

Hiệu lực của một số hành động có thể được thẩm tra tại thời điểm chúng được thực hiện nhưng thường thì hiệu lực chỉ có thể được kiểm tra sau một khoảng thời gian đáng kể nhất định.

Các hành động khắc phục sau khi đã thẩm tra phải chứng minh rằng các biện pháp này đang thực hiện một cách có hiệu lực.

Làm thế nào để chứng minh?

Đánh giá hiệu lực là một trong những bước cuối cùng cho một hành động khắc phục; đó cũng là một trong những bước quan trọng nhất. Ai nên được giao nhiệm vụ thẩm tra hành động? Những người có thể thẩm tra hành động phải đáp ứng hai tiêu chí cơ bản: Họ cần có đủ tính độc lập để xem xét hành động một cách khách quan và họ phải có kiến ​​thức cơ bản về các vấn đề cơ bản trong hành động này. Điều này không có nghĩa là người thẩm tra hành động phải là chuyên gia; nó chỉ có nghĩa là người đó phải có khả năng nắm bắt được những ảnh hưởng kỹ thuật của hành động.

Sau khi xác định ai sẽ thẩm tra hành động, thẩm tra nào cần chứng minh? Nên có ít nhất ba loại bằng chứng:

•  Bằng chứng cho thấy hành động liên quan đến nguyên nhân gốc rễ đã được xác định

•  Bằng chứng cho thấy hành động được đề xuất đã thực sự được triển khai

•  Bằng chứng cho thấy hành động này có hiệu quả trong việc ngăn ngừa sự tái phát của vấn đề. Điều này, rõ ràng, là chi tiết quan trọng nhất để Thẩm tra.

Thông thường, loại bằng chứng này có thể mất một thời gian để ghi chép, yêu cầu các hành động đó vẫn mở lâu hơn mong đợi. Tốt hơn là các hành động vẫn mở và cuối cùng dẫn đến việc ngăn chặn sự tái diễn thực sự hiệu quả thì đóng hồ sơ là tốt nhất

TỔ CHỨC PHẢI LƯU TẤT CẢ CÁC HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC THÀNH THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải lưu tất cả các hành động khắc phục thành thông tin dạng văn bản (8.9.3).

Điều này có nghĩa là gì?

Hồ sơ hành động khắc phục phải bao gồm thông tin về bốn yếu tố sau:

• Đầu tiên, hồ sơ các hành động được thực hiện để xác định và sự khắc khắc phục vấn đề.
• Thứ hai, giải thích những gì bạn đã làm để giảm khả năng hoặc loại bỏ nguyên nhân để phòng ngừa tái diễn. Đánh giá các hồ sơ hành động khắc phục lịch sử có thể giúp xác định các vấn đề định kỳ. Khi độ lệch giới hạn tới hạn thường xuyên lặp lại, quy trình và Kế hoạch HACCP có thể cần phân tích lại và sửa đổi. Một quy trình chính thức có thể cần thiết để quản lý những thay đổi lớn cần được thực hiện. Điều này có thể bao gồm các hình thức phát hành lại, đào tạo lại nhân viên, phân kỳ thay đổi, quản lý thông tin nhãn, thông báo cho nhà cung cấp và các nhiệm vụ khác, tùy thuộc vào bản chất của thay đổi.
• Thứ ba, giải thích cách bạn đánh giá sự an toàn của tất cả các thực phẩm bị ảnh hưởng. Chuyên môn kỹ thuật cụ thể có thể được yêu cầu cho đánh giá này, tùy thuộc vào bản chất của độ lệch.
• Thứ tư, giải thích những gì bạn đã làm với bất kỳ thực phẩm bị ảnh hưởng, bao gồm cả việc xác định số lượng sản phẩm liên quan và xử lý sản phẩm bị ảnh hưởng.

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức lưu lại các hồ sơ là phù hợp.

Tài liệu tham khảo:

1. Guidebook For The Preparation Of HACCP Plans,  USDS – USD, Copyright 1997;
2. Food Safety Management Programs – Debby L. Newslow, CRC Press copyright 2014
3. Hazard Analysis and Risk-Based Preventive Controls for Human Food: Guidance for Industry (Draft Guidance) – FDA.
4. Food Safety in the Seafood Industry – Nuno F. Soares, Cristina M. A. Martins, António A. Vicente, copyright 2016 by John Wiley & Sons, Ltd.
5. Guidelines for the validation of food safety control measures CAC/GL 69 – 2008

---

Nguyễn Hoàng Em