9.3.1 Yêu cầu chung

LÃNH ĐẠO CAO NHẤT PHẢI XEM XÉT HTQL ATTP CỦA TỔ CHỨC

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Lãnh đạo cao nhất phải xem xét HTQL ATTP của tổ chức, theo những khoảng thời gian được hoạch định, nhằm đảm bảo sự phù hợp liên tục, tính đầy đủ và hiệu lực của HTQL ATTP. (9.3.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Xem xét (Review) là xác định sự phù hợp, đầy đủ hoặc hiệu lực của một đối tượng nhằm đạt được các mục tiêu đã thiết lập. Hay nói cách khác, định kỳ xem lại những vấn đề đã xem để xác định hiện tại chúng có phù họp hay không? có đầy đủ như đã hoạch định cho nó và liệu chúng có đạt được như mục tiêu ban đầu đã đề ra hay không? Mục đích xem xét lãnh đạo nhằm xem cần phải làm gì cho hệ thống, chúng có đang thiếu hay thừa các nguồn lực để phân bổ lại nguồn lực (chỉ có lãnh đạo cao nhất mới có quyền quyết định cung cấp hay phân bổ lại nguồn lực), và các mục tiêu đặt ra có đạt hay không (có đặt mục tiêu dễ quá không hay khó quá không), có cần điều chỉnh lại chiến lược hay không? ….

Lãnh đạo cao nhất là người hoặc nhóm người định hướng và kiểm soát tổ chức ở cấp cao nhất. Lãnh đạo cao nhất có quyền ủy quyền và cung cấp nguồn lực trong phạm vi tổ chức. Rõ ràng, theo định nghĩa này, lạnh đạo cao nhất không chỉ là Tổng giám đốc hay giám đốc mà có thể bao gồm các người khác như Phó Tổng Giám đốc hoặc phó giám đốc, họ là người có quyền cung cấp các nguồn lực cho FSMS của bạn hoạt động.

Theo thời gian hoạch định có nghĩa là tổ chức phải quy định định kỳ bao nhiêu phải xem xét lãnh đạo một lần, Tiêu chuẩn không quy định thời gian cụ thể, tổ chức tự quyết định thời gian, tuy nhiên thời gian này phải đảm bảo rằng luôn đưa ra các hành động kịp thời để FSMS của bạn luôn có hiệu lực. Thông thường là 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng hay 1 năm, việc xem xét lãnh đạo không nên quá 1 năm vì nó vượt qua chu kỳ hoạt động doanh nghiệp.

FSMS luôn thích hợp, có nghĩa là FSMS của bạn có còn phù hợp với mục đích ban đầu hay không? Mục đích của FSMS được nói ở điều khoản 1. Phạm vi áp dụng:

FSMS thỏa đáng, có nghĩa là FSMS có còn đầy đủ như hoạch định ban đầu hay không? Tính thỏa đáng có nghĩa là tổ chức phải đảm bảo rằng con người, quy trình, cơ sở hạ tầng và môi trường của bạn đã đáp ứng một cách thỏa đáng.

FSMS có hiệu lực, có nghĩa là FSMS có đạt được kết quả như dự định hay không? kết quả dự định là mục tiêu có đạt được, chính sách có hiệu lực, các hoạch định kiểm soát và vận hành đạt được như dư định, các biện phát kiểm soát có hiệu lực, …

FSMS phù hợp với định hướng chiến lược có nghĩa là FSMS đang vận hành có còn phù hợp với định hướng chiến lược của tổ chức trong điều khoản 4.1 hay không?

Điều khoản này nhằm mục đích đảm bảo lãnh đạo cao nhất tiến hành xem xét lãnh đạo. Lãnh đạo cao nhất phải tiến hành hoạt động này trong sự liên kết với các định hướng chiến lược.

Mục tiêu của xem xét của lãnh đạo là để đánh giá xem FSMS có hoạt động một cách hiệu lực hay không, và các mục tiêu của chính sách an toàn thực phẩm có được đáp ứng hay không.

Làm thế nào để chứng minh?

Xem xét lãnh đạo nên được tiến hành định kỳ; có thể là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, nửa năm hoặc hàng năm. Một số hoạt động xem xét lãnh đạo có thể được thực hiện theo các mức độ khác nhau trong tổ chức, cung cấp kết quả có sẵn cho xem xét lãnh đạo. Tiêu chuẩn không yêu cầu các đầu vào của xem xét lãnh đạo phải được giải quyết cùng một lúc, nhưng thay vào đó có thể được giải quyết theo trình tự từ quá trình xem xét của lãnh đạo. Tổ chức có thể tiến hành xem xét lãnh đạo như một hoạt động độc lập hoặc kết hợp với hoạt động liên quan (ví dụ các cuộc họp, báo cáo).

Thời điểm xem xét lãnh đạo có thể được lên lịch trùng với hoạt động kinh doanh khác (ví dụ hoạch định chiến lược, hoạch định kinh doanh, cuộc họp hàng năm, cuộc họp vận hành, đánh giá tiêu chuẩn hệ thống quản lý) để tăng thêm giá trị và để tránh nhiều cuộc họp không cần thiết.

Một điều dễ hiểu nhằm là tiêu chuẩn không yêu cầu phải tổ chức họp xem xét lãnh đạo, việc chọn hình thức xem xét dưới dạng nào là tuỳ tổ chức quy định. Nhiều người lấy biên bản họp xem xét lãnh đạo bao gồm các chữ ký của các phòng ban liên quan để làm bằng chứng cho việc đã xem xét lãnh đạo. Điều này chưa phù hợp cho lắm, bởi vì tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo xem xét lại hệ thống FSMS không yêu cầu các phòng ban có liên quan phải tham gia họp. Bạn chỉ cần một báo cáo nội dung bao gồm các đầu vào của xem xét, sau đó trinh lãnh đạo cao nhất để họ quyết định xem những hành động gì cần thực hiện để cải tiến FSMS và các quyết định liên quan đến yêu cầu đầu ra của xem xét.

Mục đích cuối cùng của việc xem xét lãnh đạo là giúp tổ chức thực hiện các cải tiến. Lãnh đạo cao nhất thực hiện xem xét bằng cách phân tích thông tin, ra quyết định và thực hiện các hành động thích hợp. Nó không phải là một quá trình thụ động. Nếu việc xem xét quản lý không đưa ra các hành động hoặc quyết định, việc thực hiện các cải tiến sẽ không thành công và việc xem xét lãnh đạo chỉ còn mang tính đối phó không có ý nghĩa thực tiễn.

Để cung cấp bằng chứng về cam kết của mình để tiến hành xem xét lãnh đạo, lãnh đạo sẽ cần phải chứng minh rằng việc xem xét đã lên kế hoạch, chuẩn bị đầu vào tài liệu dưới dạng kết quả công việc, số liệu và giải thích, đã đưa ra quyết định cần làm gì với kết quả và hành động được đưa ra để cải tiến hiệu quả.

9.3.2  Đầu vào xem xét của lãnh đạo

XEM XÉT TÌNH TRẠNG CỦA CÁC HÀNH ĐỘNG TỪ CÁC CUỘC XEM XÉT TRƯỚC ĐÂY

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: a) tình trạng của các hành động từ các cuộc xem xét trước đây (9.3.2.a).

Điều này có nghĩa là gì?

Sau mỗi cuộc hợp xem xet lãnh đạo luôn có các hành động cần được thực hiện để cải tiến hiệu lực FSMS. Tiêu chuẩn yêu cầu bạn rằng, mỗi lẫn xem xét lãnh đạo bạn phải xem lại những hành động mà lãnh đạo đã đưa ra trong lần xem xét trước đã thực hiện tới đâu? Và kết quả đạt được như thế nào để lãnh đạo biết để làm cơ sở cho các quyết định cho lần xem xét sau hiệu quả hơn.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải lập một báo cáo bao gồm những nội dung cần thực hiện của lần xem xét trước, kế hoạch thực hiện, tình trạng hoặc kết quả đạt được trình cho lãnh đạo cao nhất để tiến hành xem xét lãnh đạo.

XEM XÉT NHỮNG THAY ĐỔI TRONG CÁC VẤN ĐỀ BÊN NGOÀI VÀ NỘI BỘ

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: những thay đổi trong các vấn đề bên ngoài và nội bộ có liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm những thay đổi trong tổ chức và bối cảnh của nó (xem 4.1): (9.3.2.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Trở lại yêu cầu 9.3.1, Lãnh đạo cao nhất phải xem xét FSMS để đảm bảo nó phù hợp với chiến lược của tổ chức. Để đảm bảo FSMS phù hợp với chiến lược tổ chức thì lãnh đạo cao nhất phải xem xét các yếu tố tác động lên chiến lược tổ chức đó chính là các vấn đề nội bộ và các vấn đề bên ngoài tổ chức được nêu ở điều khoản 4.1 Bối cảnh tổ chức.

Thông tin về bối cảnh tổ chức phải nên chỉ rõ có những gì thay đổi không? Chúng có thể bao gồm các thay đổi liên quan đến kinh tế, nhân khẩu học, cạnh tranh, nhà cung cấp, sản phẩm, quy trình, luật hoặc bất kỳ điều gì khác ảnh hưởng đến tổ chức. Điểm mạnh hay điểm yếu của chúng ta có thay đổi không? Có cơ hội hoặc mối đe dọa mới được phát hiện? Đây là những thông tin quan trọng cho việc hoạch định lại chiến lược tổ chức cũng như là cho FSMS mà lãnh đạo cao nhất phải nắm được.

Ngoài ra, việc xem xét bối cảnh giúp chúng ta nhận diện được các rủi ro mới, các mối nguy mới có thể ảnh hưởng đế FSMS của tổ chức, ví dụ như những quy định mới của thị trường tiêu thụ, các xu hướng công nghệ mới để phát hiện hoặc ngăn ngừa, xử lý mối nguy ATTP thực phẩm như máy X-RAY mới có thể phát hiện được gỗ, hoặc mảnh ni lon, ….

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phân tích lại các vấn đề nội bộ và các vấn đề bên ngoài tính từ khi xem xét lần trước đến hiện tại có gì thay đổi không? những thay đổi đó ảnh hưởng như thế nào đến FSMS của bạn. Nội dung báo cáo đó trình cho lãnh đạo cao nhất xem xét để đưa ra các định hướng mới cho FSMS và chiến lược công ty.

XEM XÉT KẾT QUẢ THỰC HIỆN CẬP NHẬT HỆ THỐNG

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 1) kết quả thực hiện cập nhật hệ thống (xem 4.4 và 10.3): (9.3.2.c.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Kết quả cập nhật hệ thống tức là kết quả cập nhật các sự thay đổi trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Khi có sự thay đổi trong FSMS thì chúng ta phải cập nhật lại FSMS, kết quả cập nhật hệ thống phải được báo cáo cho lãnh đạo để lãnh đạo xem xét để từ đây lãnh đạo đưa ra nhận định rằng hệ thống FSMS chúng ta đang vận hành có hiệu lực hay không? có đạt được cải tiến liên tục hay không? và những thay đổi này có mang lại kết quả là năng cao hiệu lực của hệ thống không?

Các cập nhật này bao gồm cả cập nhật kế hoạch HACCP và những thay đổi trong sản phẩm, quy trình, cơ sở hạ tầng, sản phẩm mới.

Làm thế nào để chứng minh?

Việc đầu tiên là bạn liệt kê tất cả các cập nhật trong hệ thống FSMS trong chu kỳ xem xét, sau đó là liệt kê hiệu quả mang lại của những cập nhật này vào một văn bản để lãnh đạo nhìn lại toàn bộ chu kỳ và hình dung được bức tranh toàn cảnh của hệ thống quản lý để đưa ra các cải tiến cần thiết để năng cao hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý FSMS.

XEM XÉT KẾT QUẢ KẾT QUẢ GIÁM SÁT VÀ ĐO LƯỜNG

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 2) kết quả giám sát và đo lường; (9.3.2.c.2).

Điều này có nghĩa là gì?

Trong điều khoản 9.1.1 chúng ta đã thực hiện giám sát đo lường, điều khoản này yêu cầu Lãnh đạo cao nhất phải xem xét các kết quả giám sát đo lường đó.

Mục đích của yêu cầu này là để xem những gì mà chúng ta đã hoạch định cho quá trình có đạt được không? và những gì cần phải cải tiến cho hoạt động này.

Làm thế nào để chứng minh?

Một điều lưu ý là tiêu chuẩn không yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải xem xét tất cả các chỉ số giám sát đo lường. Sau một chu kỳ hoạt động thì có hàng ngàn dữ liệu giám sát và đo lường được thu thập, do đó không tài nào lãnh đạo cao nhất đủ thời gian để xem tất cả các dữ liệu này. Vì vậy, bạn chỉ cần chuẩn bị những gì liệu đo lường nào mang tính hệ thống, ví dụ như:

• Kết quả đo lường tại các giới hạn tới hạn (CCP), tiêu chí hành động (oPRP);
• Kết quả đo lường các quá trình then chốt;
• Kết quả đo lường các nguồn lực chủ yếu, …

XEM XÉT CÁC PHÂN TÍCH CÁC KẾT QUẢ CỦA CÁC HOẠT ĐỘNG THẨM TRA

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 3) phân tích các kết quả của các hoạt động thẩm tra liên quan đến các PRP và kế hoạch kiểm soát mối nguy (xem 8.8.2); (9.3.2.c.3).

Điều này có nghĩa là gì?

Quá trình thẩm tra hệ thống FSMS sẽ chỉ ra rằng sản phẩm của chúng ta đang hoạt động đang được thiết lập và vận hành để kiểm soát các mối nguy ATTP của chúng ta có hiệu lực hay không? những khâu nào đang phát sinh vấn đề cần phải cải tiến và những khâu nào hệ thống đang vận hành có liệu lực. Từ dữ liệu này Lãnh đạo đưa ra các điều chỉnh phù hợp để cải tiến hiệu lực của hệ thống. Ví dụ quá trình thẩm tra cho thấy công đoạn A, việc kiểm soát quá trình để xảy ra nhiều điểm không phù hợp, và nguyên nhân chỉ ra rằng do thiếu nguồn nhân lực công đoạn này nên việc giám sát thường xuyên không được thực hiện, từ đây lãnh đạo có thể bổ sung thêm nhân sự cho công đoạn này để đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Làm thế nào để chứng minh?

Các dữ liệu thẩm tra phải tổng hợp thành báo cáo ngắn gọn nêu các điểm được và các điểm chưa được của hệ thống cần phải cải tiến, ngoài ra báo cáo nên chỉ ra các nguyên nhân cho các điểm không phù hợp còn tồn tại và đề xuất các hành động khăc phục cho các tồn tại đó để lãnh đạo xem xét và đưa ra các quyết định để cải tiến hiệu lực của hệ thống.

XEM XÉT SỰ KHÔNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 4) sự không phù hợp và hành động khắc phục; (9.3.2.c.4).

Điều này có nghĩa là gì?

Mục đích yêu cầu này tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo phải xem lại cách hành động khắc phục trong thời gian qua để biết cái nào mình thực hiện có hiệu quả, cái nào chưa có hiệu quả, cái nào bị tái diễn để cải tiến. Có rất nhiều trường hợp hành động khắc phục không hiệu quả do thiếu các nguồn lực hỗ trợ mà thẩm quyền cung cấp các nguồn lực này nằm ở lãnh đạo cao nhất.

Việc xem xét hành động khắc phục có thể tìm được các cải tiến như:

• Bổ sung đầy đủ các kỹ thuật phân tích và giải quyết vấn đề;
• Cơ hội cho các chương trình đào tạo mới;
• Năng cao khả năng của hệ thống để duy trì kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu.

Làm thế nào để chứng minh?

Có hai điều phải làm ở đây. Một là bạn phải tổng hợp một báo cáo tổng quan các các sự không phù hợp bao gồm:

• Mô tả sự không phù hợp;
• Các hành động thực hiện;
• Kết quả thực hiện.

Thứ 2 là phải xem xét những yêu cầu trong điều khoản 10.1 chúng ta có đáp ứng hay không?

XEM XÉT KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 5) kết quả đánh giá (nội bộ và bên ngoài); (9.3.2.c.5).

Điều này có nghĩa là gì?

Các dạng đánh giá thường gặp đối với một tổ chức:

• Đánh giá bên thứ nhất: đánh giá nội bộ (9.2),
• Đánh giá bên thứ hai: các cuộc đánh giá của khách hàng, cơ quan pháp luật, các tổ chức ngành;
• Đánh giá bên thứ 3: đánh giá của cơ quan chứng nhận.

Kết quả đánh giá thường được sử dụng để xác định liệu hệ thống có hoạt động như kế hoạch hay không và liệu các cam kết được công bố trong chính sách chất lượng có được tôn trọng hay không. Bạn có thể xác định điều này bằng cách xem xét các kết quả của các đánh giá FSMS, các quy trình và sản phẩm. Kết quả đánh giá cũng được sử dụng để xác định xem chương trình đánh giá có hiệu quả không và bạn có thể xác định điều này bằng cách cung cấp bằng chứng về kết quả đánh giá trước đó và các vấn đề được báo cáo bằng các phương tiện khác. Việc xem xét kết quả các cuộc đánh giá sẽ cung cấp các cơ hội cải tiến như:

• Cải tiến phạm vi và chiều sâu của chương trình đánh giá;
• sự phù hợp của phương pháp đánh giá để phát hiện các vấn đề đáng chú ý trong quản lý;
• Cơ hội đào tạo để năng lực của các đánh giá viên và khám phá các cơ hội nâng cao năng lực của tổ chức;
• Cải tiến mục tiêu của tổ chức.

Làm thế nào để chứng minh?

Thông tin kết quả các cuộc đánh giá có thể bao gồm thông tin tích cực, không phù hợp và cơ hội cải tiến. Như với tất cả các thông tin được trình bày cho lãnh đạo cao nhất. Sử dụng biểu đồ và đồ họa để trình bày nội dung logic súc tích để tiện cho lãnh đạo xem xét.

Ngoài ra, lãnh đạo cần nên xem xét việc tiến hành cuộc đánh giá có đảm bảo các yêu cầu như điều khoản 9.2 và các cuộc đánh giá này có hiệu lực như mong muốn hay không?

XEM XÉT KẾT QUẢ KIỂM TRA KHÁCH HÀNH, CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 6) kiểm tra (ví dụ: theo chế định, khách hàng); (9.3.2.c.6).

Điều này có nghĩa là gì?

Báo cáo kiểm tra của cơ quan chế định như kiểm tra Cơ sở đủ điều kiện ATTP, kiểm tra đột xuất về ATTP, hoặc các kết quả các cuộc đánh giá của khách hàng là các cơ hội tuyệt vời cho sư cải tiến hệ thống FSMS. Nhìn vào các điểm không phù hợp, các khuyến nghị này lãnh đạo có thể nhìn nhận được các vấn đề cần làm ngay để đảm bảo duy trì hiệu lực của hệ thống, từ đó đưa ra các quyết định cải tiến cụ thể cho hệ thống FSMS.

Làm thế nào để chứng minh?

Các dữ liệu kết quả kiểm tra phải tổng hợp thành báo cáo ngắn gọn nêu các điểm được và các điểm chưa được của hệ thống cần phải khắc phục, cải tiến, ngoài ra báo cáo nên chỉ ra các nguyên nhân cho các điểm không phù hợp còn tồn tại và đề xuất các hành động khăc phục cho các tồn tại đó để lãnh đạo xem xét và đưa ra các quyết định để cải tiến hiệu lực của hệ thống.

XEM XÉT KẾT QUẢ THỰC HIỆN CỦA CÁC NHÀ CUNG CẤP BÊN NGOÀI

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 7) kết quả thực hiện của các nhà cung cấp bên ngoài; (9.3.2.c.7).

Điều này có nghĩa là gì?

Kết quả hoạt động của nhà cung cấp là thành phần quan trọng trong việc đóng góp vào hiệu lực của FSMS. Vì vậy, để đánh giá chính xác hiệu lực của FSMS thì việc xem xét kết quả hoạt động của nhà cung cấp là cần thiết.

Vậy kết quả thực hiện nhà cung cấp bao có thể bao gồm các nội dung sau:

• Kết quả đánh giá nhà cung cấp;
• Các yêu cầu khắc các sự không phù hợp và kết quả khắc phục của nhà cung cấp;
• Dữ liệu kiểm tra đầu vào và xu hướng của chúng;
• Các vấn đề phát sinh liên quan đến nhà cung cấp;
• Số lượng nhà cung cấp không đạt yêu cầu trong năm vừa qua.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn nên tổng hợp các dữ liệu thích hợp liệt kê ở trên vào một báo cáo trình cho lãnh đạo xem xét.

XEM XÉT CÁC RỦI RO, CƠ HỘI VÀ HIỆU LỰC CỦA CÁC HÀNH ĐỘNG ĐÃ THỰC HIỆN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 8) xem xét các rủi ro, cơ hội và hiệu lực của các hành động đã thực hiện (xem 6.1) (9.3.2.c.8).

Điều này có nghĩa là gì?

Rủi ro và cơ hội là cơ sở nền tảng để xây dựng FSMS. Vì vậy, để biết FSMS có hiệu lực hay không thì chúng ta cũng phải xem lại các hành động giải quyết rủi ro và cơ hội có đạt được hay không. Nói cách khác là các cơ hội có được tận dụng một cách có hiệu quả hoặc các rủi ro có được kiểm soát như hoạch định ban đầu hay không?

Trách nhiệm của lãnh đạo cao nhất là đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống nên tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất xem xét vấn đề này là cần thiết và phù hợp.

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên, bạn phải thống kê các hành động giải quyết cơ hội và rủi ro của bạn, sau đó liệt kê cái nào có hiệu lực, cái nào chưa hiệu lực, những vấn đề gì xảy ra và những vấn đề gì suýt xảy ra vào một báo cáo trình cho lãnh đạo cao nhất.

Trên cơ sở báo cáo này lãnh đạo có thể đưa ra các giải pháp để năng cao khả năng xử lý các rủi ro và cơ hội.

XEM XÉT MỨC ĐỘ ĐÁP ỨNG CÁC MỤC TIÊU

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: c) thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của HTQL ATTP, bao gồm các xu hướng trong: 9) mức độ đáp ứng các mục tiêu của HTQL ATTP. (9.3.2.c.9).

Điều này có nghĩa là gì?

Mục tiêu chất lượng của tổ chức là những thước đo chính xác của sự thành công hoặc thất bại của tổ chức. Điều đó làm cho chúng trở thành số liệu rất quan trọng. Trong quá trình xem xét lãnh đạo, lãnh đạo cao nhất sẽ phân tích và đánh giá tiến độ đối với các mục tiêu. Một vấn đề khác có liên quan là lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu cũng nên xem xét.

Làm thế nào để chứng minh?

Một bảng báo cáo về tình trạng thực hiện các mục tiêu và kết quả đạt được có thể là cần thiết cho việc đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn. Ngoài ra, bảng báo cáo này cũng nên bao quát các yêu cầu của điều khoản 6.2 và những thay đổi liên quan đến việc thực hiện mục tiêu chất lượng nếu có.

XEM XÉT MỨC ĐỘ ĐẦY ĐỦ CỦA CÁC NGUỒN LỰC

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: d) mức độ đầy đủ của các nguồn lực;. (9.3.2.d).

Điều này có nghĩa là gì?

Nguồn lực là thành phần quan trọng để FSMS hoạt động và đạt được kết quả như dự kiến. Vì vậy, việc xem xét liệu FSMS đã được cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết cho chúng hoạt động là rất quan trọng, điều này chỉ có duy nhất lãnh đạo cao nhất mới làm được. Ở các tổ chức, ngoài Lãnh đạo cao nhất, ít có người nào có đủ quyền lực để cung cấp đầy đủ nguồn lực cho FSMS hoạt động.

Các nguồn lực này được nêu chi tiết ở điều khoản 7.1 của tiêu chuẩn này.

Làm thế nào để chứng minh?

Các nguồn lực cho việc vận hành FSMS được yêu cầu chi tiết ở điều khoản 7.1. Điều khoản này yêu cầu chúng ta xem lại những yêu cầu về nguồn lực ở điều khoản 7.1 có được đáp ứng hay chưa?

Làm thế nào để biết các nguồn lực có được đầy đủ? Một số gợi ý sau có thể giúp bạn:

• Xem xét các phản hồi của khách hàng,
• Xu hướng phù hợp sản phẩm: khi xu hướng chất lượn sản phẩm có phần đi xuống, việc điều tra nguyên nhân liệu các nguồn lực có được cung cấp đầy đủ không là cần thiết cho hoạt động cải tiến.
• Hiệu lực của các quy trình: các quá trình vận hành có đạt được kết quả như dự kiến hay không? nếu không thì liệu nguồn lực cung cấp cho nó có được đáp ứng.
• Kết quả các cuộc đánh giá nội bộ: các cuộc đánh giá có chỉ ra rằng ở quá trình hay công đoạn nào đang thiếu nguồn lực cần thiết không? hay có các khuyến nghị nào bổ sung thêm nguồn lực hay không?

Các nguồn lực cần thiết có thể bao gồm:

• Các công cụ;
• Thiết bị;
• Cơ sở hạ tầng, phương tiện vận chuyển;
• Thông tin liên lạc;
• Tài chính;
• Con người;
• Nguồn lực theo dõi và đo lường.

XEM XÉT MỌI TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP, SỰ CỐ HOẶC THU HỒI/TRIỆU HỒI

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: e) mọi tình huống khẩn cấp, sự cố (xem 8.4.2) hoặc thu hồi/triệu hồi (xem 8.9.5) đã xảy ra; (9.3.2.e).

Điều này có nghĩa là gì?

Việc xem xét tình huống khẩn cấp và các sự cố thu hồi/triệu hồi đã xảy ra nói lên rằng hệ thống chúng ta đang thiết lập có hiệu lực hay không? Một sự cố thu hồi hoặc triệu hồi là một sự thất bại của hệ thống ATTP, chúng là những lỗ hỏng cần phải vá lại và không để lỗ hỏng này tái diễn lần nữa. Nhiệm vụ của Lãnh đạo cao nhất là xem xét liệu sự cố tương tự có xảy ra hay không và liệu các hành động được thực hiện cho sự cố đó có hiệu lực hay không? hay cần một giải pháp khác hơn như thay đổi công nghệ, thiết bị, cơ sở hạ tầng hay cung cấp nguồn nhân lực có năng lực phù hợp để đảm bảo rằng tất cả mối nguy liên quan sự cố được kiểm soát hoàn toàn.

Ngoài ra, việc xem xét các sự cố khẩn cấp và các sự cố thu hồi/triệu hồi là để xem lại các hoạch định cho việc thực hiện cho các sự cố này liệu có phù hợp chưa? cần phải điều chỉnh lại, thay đổi quy trình/hướng dẫn, cần phân công lại trách nhiệm,… để đảm bảo việc đáp ứng các tình huống này hiệu quả hơn.

Làm thế nào để chứng minh?

Các dữ liệu các tình huống khẩn cấp, sự cố thu hồi/triều hồi phải tổng hợp thành báo cáo ngắn gọn nêu các điểm được và các điểm chưa được của hệ thống cần phải khắc phục, cải tiến, ngoài ra báo cáo nên chỉ ra các nguyên nhân cho các điểm không phù hợp còn tồn tại và đề xuất các hành động khăc phục cho các tồn tại đó để lãnh đạo xem xét và đưa ra các quyết định để cải tiến hiệu lực của hệ thống.

Những vấn để còn tồn động trong quá trình này cũng phải trình bày rõ ràng để lãnh đạo giải quyết triệt để.

XEM XÉT THÔNG TIN TỪ QUÁ TRÌNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI BÊN NGOÀI VÀ NỘI BỘ

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: f) thông tin liên quan thu được qua trao đổi với bên ngoài (xem 7.4.2) và trao đổi nội bộ (xem 7,4.3), bao gồm các yêu cầu và khiếu nại từ các bên quan tâm; (9.3.2.f).

Điều này có nghĩa là gì?

Các thông tin trao đổi bao gồm phản hồi của khách hàng – xem xét các khiếu nại của khách hàng và phản hồi khác của khách hàng (tích cực) và liên lạc với các bên thứ ba ( cơ quan chứng nhận , cơ quan quản lý, cộng đồng và các nhóm chính trị, v.v…), từ các thông tin này cho thấy một phần tình trạng của hệ thống FSMS của chúng ta. Chẳng hạn nhiều khách hàng phản ánh về sản phẩm chúng ta có dị vật, điều này cho thấy rằng hệ thống kiểm soát dị vật chúng ta không có hiệu lực, vì vậy việc cải tiến công đoạn này là điều tất yếu phải thực hiện, trường hợp phải đầu tư máy mới thì phải tốn nguồn lực mà quyết định nguồn lực chỉ có lãnh đạo cao nhất mà thui.

Làm thế nào để chứng minh?

Các dữ liệu về các thông tin trảo đổi nội bộ và bên ngoài liên quan đến mục tiêu tổ chức phải tổng hợp thành báo cáo ngắn gọn nêu lên được các vấn đề còn tồn tại của hệ thống cần phải khắc phục, cải tiến, ngoài ra báo cáo nên chỉ ra các nguyên nhân cho các điểm không phù hợp còn tồn tại và đề xuất các hành động khăc phục cho các tồn tại đó để lãnh đạo xem xét và đưa ra các quyết định để cải tiến hiệu lực của hệ thống.

XEM XÉT CƠ HỘI ĐỂ CẢI TIẾN LIÊN TỤC

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: g) cơ hội để cải tiến liên tục; (9.3.2.g).

Điều này có nghĩa là gì?

Cải tiến là một phần rất quan trọng để năng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Vậy các cơ hội cải tiến có được từ đâu? Sau đây là một số gợi ý về cải tiến:

• Các vấn để rút ra từ việc phân tích dữ liệu ở điều khoản 9.1.3;
• Các đề xuất cải tiến từ các phòng ban;
• Các điểm không phù hợp xuất hiện;
• Các sự thay đổi trong QMS.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn nên chuẩn bị các tài liệu liệt kê ở trên, phân tích và báo cáo cho lãnh đạo cao nhất để lãnh đạo cao nhất xem xét và đưa ra các vấn đề cần cải tiến.

Ngoài các yêu cầu ở trên, Tổ chức có thể bổ sung thêm các hạng mục khác trong xem xét lãnh đạo (như giới thiệu sản phẩm mới, kết quả tài chính, cơ hội kinh doanh mới, hoặc các thông tin liên quan đến vấn đề hoặc cơ hội từ thị trường khi sản phẩm được sử dụng hoặc dịch vụ được cung cấp), để xác định xem tổ chức có thể tiếp tục đạt được kết quả dự kiến không. Xem xét lãnh đạo có thể được mở rộng nội dung cho các yêu cầu khác trong ISO 22000 như theo dõi và xem xét thông tin (chẳng hạn như điều khoản 4.1 và 4.2).

DỮ LIỆU ĐƯỢC TRÌNH BÀY PHẢI LIÊN HỆ ĐẾN CÁC MỤC TIÊU

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Dữ liệu phải được trình bày sao cho lãnh đạo cao nhất có thể liên hệ thông tin đến các mục tiêu đã nêu của HTQL ATTP. (9.3.2).

Điều này có nghĩa là gì?

Xem xét (Review) là xác định sự phù hợp, đầy đủ hoặc hiệu lực của một đối tượng nhằm đạt được các mục tiêu đã thiết lập, do đó dữ liệu bạn phải trình bày dưới dạng liên hệ đến mục tiêu ATTP của bạn, chúng ta không được viết chung chung và lan mang.

Ví dụ, mục tiêu ATTP của bạn là Tuân thủ các yêu cầu các bên liên quan, chỉ tiêu là 100% các yêu cầu được cập nhật, và đáp ứng 100% các yêu cầu. Dữ liệu xem xét bối cảnh tổ chức thì bạn phải chỉ ra là năm vừa qua có bao nhiêu các yêu cầu mới được cập nhật, xu hướng những yêu cầu mới là gì? khả năng chúng ta đáp ứng điều này như thế nào? các hàng rào kỵ thuật nào có thể sắp được đưa ra, …

9.3.3  Đầu ra xem xét của lãnh đạo

ĐẦU RA CỦA VIỆC XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO PHẢI BAO GỒM CÁC QUYẾT ĐỊNH VÀ HÀNH ĐỘNG LIÊN QUAN ĐẾN CƠ HỘI CẢI TIẾN LIÊN TỤC

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm: a) các quyết định và hành động liên quan đến cơ hội cải tiến liên tục;. (9.3.3.a).

Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi xem xét tính đầy đủ của các nguồn lực, Lãnh đạo phải xác định rằng các nguồn lực đã đủ chưa, đã sử dụng một cách có hiệu quả chưa để đưa ra các quyết định phù hợp về việc cung cấp hoặc giảm bớt các nguồn lực.

Làm thế nào để chứng minh?

Một quyết định về nhu cầu nguồn lực là cần thiết để đáp ứng yêu cầu này. Việc xem xét nên căn cứ vào các yếu tố sau:

• Nguồn lực đã đủ hay chưa?
• Cần cung cấp thêm những nguồn lực gì cho các quá trình?
• Các nguồn lực nào sử dụng chưa hiệu quả cần phải cải tiến.

ĐẦU RA CỦA VIỆC XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO PHẢI BAO GỒM MỌI NHU CẦU ĐỂ CẬP NHẬT VÀ THAY ĐỔI HTQL ATTP

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm b) mọi nhu cầu để cập nhật và thay đổi HTQL ATTP, bao gồm cả nhu cầu về nguồn lực và xem xét lại chính sách và mục tiêu của HTQL ATTP về an toàn thực phẩm (9.3.3.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Chúng ta nên phân biệt giữa cải tiến và thay đổi để tránh hiểu nhầm. Theo ISO 9000:2015, Cải tiến là hoạt động để nâng cao kết quả thực hiện, còn Thay đổi là sự đổi mới phương pháp, thủ tục, thông tin hoặc nguồn lực nhằm đổi mới quá trình năng cao hiệu quả. Cải tiến là sự tiếp cận dựa trên cái cũ để làm nó tốt hơn, còn thay đổi là đưa cái mới vào để nó tốt hơn.

Khi quá trình xem xét dữ liệu đầu vào, Lãnh đạo cao nhất phải xem xét xem những cái nào đã phù hợp, nhưng cái nào chưa phù hợp cần cải tiến và những cái nào cần thay đổi. Chẳng hạn như thay đổi công nghệ mới, thiết bị mới và con người mới.

Sau khi thực hiện các thay đổi thì tổ chức phải cập nhật lại FSMS của bạn cho phù hợp để đảm bảo tính nhất quán, tính đầy đủ và tính tương tác giữa các quá trình.

Làm thế nào để chứng minh?

Sau quá trình xem xét, Lãnh đạo cao nhất phải chỉ ra rằng những gì cần phải thay đổi để năng cao hiệu lực của hệ thống quản lý.

PHẢI LƯU GIỮ CÁC THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN LÀM BẰNG CHỨNG VỀ KẾT QUẢ XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải lưu giữ các thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về kết quả xem xét của lãnh đạo. (9.3.3).

Điều này có nghĩa là gì?

Cũng như các yếu tố đầu vào để xem xét quản lý phải được ghi lại, vì vậy phải có kết quả đầu ra. Các hành động đến từ xem xétt lãnh đạo có thể được ghi lại là hành động khắc phục và được theo dõi thông qua hệ thống đó. Bất kể chúng được xử lý như thế nào, hãy đảm bảo chúng trở thành yếu tố đầu vào cho việc xem xét quản lý tiếp theo.

Hồ sơ từ các đánh giá quản lý là cần thiết vì nhiều lý do:

• truyền đạt các hành động từ việc xem xét đến những người đang thực hiện chúng;
• truyền đạt các quyết định và kết luận như một phương tiện tạo động lực cho nhân viên;
• cho phép so sánh được thực hiện tại các đánh giá sau này khi xác định tiến độ;
• xác định cơ sở mà các quyết định đã được đưa ra;
• chứng minh hiệu năng hệ thống cho các bên liên quan.

Làm thế nào điều này được chứng minh?

Các hồ sơ từ các đánh giá quản lý cần phải có:

• Ngày xem xét (vị trí có thể cần thiết nếu việc xem xét được tiến hành tại một cuộc họp);
• Những người đóng góp ý kiến vào việc xem (chủ sở hữu quy trình, người quản lý chức năng, quản lý đại diện, đánh giá viên …);
• Các tiêu chí mà hệ thống quản lý đang được đánh giá hiệu quả (mục tiêu, biện pháp và mục tiêu của tổ chức);
• Các tiêu chuẩn mà hệ thống quản lý sẽ được đánh giá để phù hợp liên tục (những thay đổi trong tương lai trong tổ chức, pháp luật, tiêu chuẩn, yêu cầu của khách hàng, thị trường);
• Bằng chứng được gửi, kiểm tra kết quả thực hiện hiện tại của ban quản lý hệ thống (biểu đồ, bảng và các dữ liệu khác chống lại các mục tiêu);
• Xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa (SWOT – phân tích: Chúng ta giỏi gì? Cái gì chúng ta không giỏi? Chúng ta có thể thay đổi cái gì? chúng ta không thể thay đổi? Chúng ta phải thay đổi điều gì?);
• Kết luận (là hệ thống quản lý có hiệu quả hay không và nếu không theo cách nào?);
• Hành động và quyết định (những gì sẽ giữ nguyên và những gì sẽ thay đổi?);
• Trách nhiệm và thời gian cho các hành động (ai sẽ làm điều đó và khi nào nó sẽ được hoàn thành?).

Tài liệu tham khảo chính:

1. Food Safety Management Programs – Debby L. Newslow, CRC Press copyright 2014
2. Food Safety in the Seafood Industry – Nuno F. Soares, Cristina M. A. Martins, António A. Vicente, copyright 2016 by John Wiley & Sons, Ltd.  
3.  TCVN ISO/TS 22004:2015 Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm – hướng dẫn áp dụng TCVN ISO 22000

————————————————-

Nguyễn Hoàng Em