Lược dịch “Hướng dẫn Giảm nhẹ Gian lận Sản phẩm của IFS”

by admin , 7 Tháng Mười Một, 2020

Lưu đồ

Hướng dẫn phát triển, thực hiện và duy trì kế hoạch giảm thiểu gian lận sản phẩm – IFS Food and IFS PACsecure

Điều quan trọng cần đánh giá là hiệu quả của việc phát triển và duy trì bất kỳ kế hoạch giảm thiểu nào phụ thuộc vào chất lượng của dữ liệu có sẵn cho đánh giá và năng lực của các cá nhân trong đoàn đánh giá.

4.1 Thành lập nhóm đánh giá gian lận sản phẩm

Nhóm phát triển và thực hiện kế hoạch giảm thiểu phải bao gồm đại diện mua hàng (những người liên quan trực tiếp đến việc mua sản phẩm), hậu cần và quản lý kỹ thuật (có thể bao gồm sản phẩm, quy trình và đóng gói, phòng thí nghiệm và kỹ thuật viên chất lượng), những người phải có kiến thức trong quản lý rủi ro và chuỗi cung ứng cụ thể của ngành.

Trường hợp chuyên môn cụ thể không có sẵn trong một công ty, nên sử dụng chuyên môn bên ngoài.

Vai trò và trách nhiệm của nhóm đánh giá cần được xác định rõ ràng và họ phải có sự hỗ trợ đầy đủ của ban quản lý cấp cao của công ty. Chương trình đánh giá nội bộ cần bao gồm việc xem xét các hoạt động của đoàn đánh giá và cần có cam kết cải tiến liên tục quá trình.

Thông tin ban đầu luôn phải được đối chiếu là danh sách đầy đủ của tất cả các sản phẩm (nguyên liệu và bao bì) và nhà cung cấp của từng sản phẩm; khi quy trình được thuê ngoài thì nhà cung cấp cần được xác định.

4.2 Xác định rủi ro gian lận sản phẩm tiềm ẩn

Cần phải xem xét dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để xác định các rủi ro gian lận sản phẩm tiềm ẩn liên quan đến nguyên liệu thô mà công ty sử dụng. Tính toàn vẹn của thông tin này phải được đánh giá cẩn thận để đảm bảo rằng chỉ những nguồn dữ liệu đáng tin cậy mới được sử dụng.

TẠI SAO

Để thực hiện đánh giá tính dễ bị tổn thương hiệu quả, nhóm đánh giá cần xác định các nguồn thông tin và dữ liệu liên quan đến các yếu tố rủi ro sẽ được sử dụng trong đánh giá tính dễ bị tổn thương. Dữ liệu thương mại, chẳng hạn như giá cả và tính sẵn có, phải do các thành viên trong nhóm mua hàng chịu trách nhiệm. Dữ liệu kỹ thuật, chẳng hạn như các báo cáo về hoạt động gian lận và phát triển phương pháp luận phải do các thành viên trong nhóm của bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm.

LÀM SAO

Các nguồn thông tin và dữ liệu được sử dụng để đánh giá rủi ro tiềm ẩn của gian lận sản phẩm và các thông tin liên quan khác phải được nghiên cứu và lập thành văn bản sau khi đã thống nhất trước khi đánh giá tính dễ bị tổn thương. Tần suất mà dữ liệu được đánh giá và ai cũng cần được ghi chú lại.

Trách nhiệm xem xét các nguồn thông tin phải được lập thành văn bản. Các nguồn dữ liệu mới phải luôn được xem xét để đưa vào danh sách nguồn dữ liệu.

Các nguồn dữ liệu điển hình như sau (danh sách này không đầy đủ):

Theo dõi rủi ro xu hướng IFS
EU RASFF – Hệ thống cảnh báo nhanh về thực phẩm và thức ăn chăn nuôi
EFSA – Cơ quan An toàn Thực phẩm Châu Âu
Cơ quan chính phủ quốc gia – cảnh báo thu hồi sản phẩm
Cơ quan chính phủ quốc gia – những thay đổi trong luật pháp và hướng dẫn
Các trang web và bản tin của hiệp hội thương mại
Cơ sở dữ liệu gian lận thực phẩm
Kiểm tra thông tin phòng thí nghiệm
Báo chí thương mại thương mại – biến động giá hàng hóa
Báo chí thương mại thương mại – thông tin thu hoạch
Phân loại rủi ro quốc gia
Chỉ số tham nhũng

Bảng dưới đây cho thấy danh sách các nguyên liệu thô (không đầy đủ) đã bị các hoạt động gian lận thường xuyên hơn những nguyên liệu khác trong lịch sử. Nếu một công ty xử lý hoặc sản xuất bất kỳ loại thực phẩm nào trong số này, thì nên đặc biệt chú ý đến chúng trong quá trình đánh giá tính dễ bị tổn thương – không có biện pháp kiểm soát nào có thể khiến công ty gian lận sản phẩm.

Nguyên liệu có nguy cơ gian lận thực phẩm cao như:

Dầu ô liu
Cá
Thịt
Thức ăn hữu cơ
Các sản phẩm sữa
Hạt
Mật ong
Xi-rô cây phong
Cà phê và trà
Gia vị / hỗn hợp gia vị
Rượu
Các loại nước ép trái cây;

4.3 Tiến hành đánh giá tính dễ bị tổn thương – sản phẩm

Đánh giá tính dễ bị tổn thương sẽ được thực hiện trên mọi nguyên liệu thô, vật liệu đóng gói, thực phẩm và quá trình thuê ngoài.

Vui lòng tham khảo quy trình gian lận Sản phẩm để biết mô tả chi tiết từng bước.

TẠI SAO?

Việc đánh giá tính dễ bị tổn thương hiệu quả, có hệ thống và được lập thành văn bản sẽ xác định các rủi ro có thể có hoạt động gian lận trong chuỗi cung ứng. Vì gian lận sản phẩm có thể hình thành dưới dạng thay thế, tạp nhiễm, dán nhãn sai hoặc làm giả có chủ đích, nên việc đánh giá tính dễ bị tổn thương sẽ được tiến hành trên nguyên liệu thô, bao bì thực phẩm và chính thực phẩm (bao gồm cả sản phẩm thuê ngoài). Việc đánh giá tính dễ bị tổn thương, nếu được thực hiện chính xác, sẽ xác định được những điểm yếu tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng, những điểm yếu này phải được giải quyết trong kế hoạch giảm thiểu để giảm thiểu rủi ro gian lận.

LÀM SAO?

Các công ty có thể thực hiện một số đánh giá rủi ro tuân theo các nguyên tắc quản lý rủi ro, nhưng có thể khác nhau về phương pháp luận chi tiết của họ. Các đánh giá rủi ro điển hình thường được sử dụng trong ngành công nghiệp thực phẩm dựa trên các nguyên tắc HACCP.

IFS không thể quy định phương pháp luận chi tiết của việc đánh giá rủi ro mà một công ty nên sử dụng; tuy nhiên, họ nên sử dụng phương pháp mà họ cảm thấy thoải mái nhất và có kinh nghiệm sử dụng. Các cách tiếp cận điển hình có thể bao gồm việc sử dụng ma trận đơn giản (ma trận bậc hai), cây quyết định, bảng tính / ma trận hoặc nhiều ma trận.

Cho đến nay, cách tiếp cận phổ biến nhất để đánh giá rủi ro là mô hình bậc hai, đã được sử dụng trong lĩnh vực thực phẩm và phi thực phẩm trong một số năm.

Trong các chương tiếp theo của hướng dẫn này, một ví dụ về mô hình bậc hai được cung cấp để hỗ trợ những công ty có thể không có kinh nghiệm về các phương pháp đánh giá rủi ro.

Trước tiên, nhóm đánh giá nên lập một danh sách tất cả các nguyên liệu thô, bao bì và quy trình thuê ngoài để có thể đánh giá những rủi ro này đối với sản phẩm của họ.

Các rủi ro sản phẩm sau, có thể phát sinh từ việc xem xét dữ liệu đã đề cập trước đó, được đưa ra làm ví dụ:

Yếu tố rủi ro sản phẩm

Lịch sử gian lận sản phẩm – sự cố
Những yếu tố kinh tế
Dễ xảy ra hoạt động gian lận
Sự phức tạp của chuỗi cung ứng
Chương trình lấy mẫu để phát hiện gian lận

Khi thực hiện đánh giá tính dễ bị tổn thương, có hai (2) tiêu chí chính quan trọng hàng đầu, đó là:

khả năng xảy ra (mức độ dễ dàng thực hiện gian lận liên quan đến lợi nhuận của nó đối với kẻ gian lận thực phẩm), và
khả năng phát hiện.

Các yếu tố rủi ro được sử dụng để phát triển ma trận rủi ro về tính dễ bị tổn thương của sản phẩm được xác định như sau.

Hai (2) tiêu chí có thể được phân biệt là các yếu tố bên ngoài – rủi ro nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty – và yếu tố bên trong – rủi ro nào liên quan đến một công ty cụ thể.

Phân loại yếu tố rủi ro sản phẩm

Trục ma trận

Nhân tố rủi ro

Tiêu chí xem xét – Nhân tố bên ngoài

Khả năng xuất hiện

Lịch sử của sự cố gian lận sản phẩm

Số lượng, các loại và tần suất gian lận (nếu sản phẩm có gian lận thực phẩm đi kèm với nó càng thường xuyên thì rủi ro càng cao)

Những yếu tố kinh tế

• Giá cả (tỷ suất lợi nhuận càng cao thì rủi ro càng cao)

• Tính sẵn có của sản phẩm (sản phẩm có sẵn càng thấp thì rủi ro càng cao)

• Sự sẵn có của chất tạp nhiễm (chất có sẵn càng cao và chi phí của chất gây tạp nhiễm càng thấp thì rủi ro càng cao)

• Chi phí thuế quan (chi phí thuế quan càng cao thì rủi ro càng cao)

• Biến động giá (tần suất và mức độ biến động sẽ quyết định rủi ro)

Dễ xảy ra hoạt động gian lận

• Chi phí và độ phức tạp của một quy trình gian lận (quy trình càng phức tạp và tốn kém thì rủi ro càng thấp)

• Sự tham gia của nhân viên vào hoạt động gian lận (nhân viên tham gia càng nhiều, rủi ro càng thấp)

• Định dạng bao bì – nguyên liệu thô và chất pha tạp (nếu một sản phẩm có sẵn không được đánh dấu và số lượng lớn thì rủi ro càng cao, nếu một sản phẩm được đóng gói sẵn, có đánh dấu và yêu cầu mở gói thì rủi ro càng thấp)

Khả năng phát hiện

Sự phức tạp của chuỗi cung ứng

• Nguồn gốc địa lý (khoảng cách từ nguồn đến công ty càng dài, rủi ro càng cao)

• Số lượng tổ chức trong chuỗi cung ứng (số lượng tổ chức trong chuỗi cung ứng càng lớn, rủi ro càng cao)

• Các loại hình tổ chức (số lượng nhà sản xuất và đại lý trong chuỗi cung ứng càng lớn thì rủi ro càng cao)

• Số lượng nhà máy trong tổ chức nhà cung cấp (số lượng đơn vị sản xuất trong một tổ chức nhà cung cấp càng lớn thì rủi ro càng cao)

Chương trình lấy mẫu để phát hiện gian lận

• Cơ quan kiểm tra (các công ty kiểm tra được công nhận có rủi ro thấp nhất, các công ty không được công nhận hoặc không xác định có rủi ro cao nhất)

• Phương pháp thử nghiệm (các phương pháp thử nghiệm được công nhận có rủi ro thấp nhất; các phương pháp thử nghiệm không được công nhận hoặc không rõ có rủi ro cao nhất)

• Tần suất kiểm tra (tần suất kiểm tra càng cao, rủi ro càng thấp)

• Chi phí thử nghiệm (chi phí thử nghiệm càng cao, rủi ro càng cao)

Đặc tính sản phẩm

• Mức độ xử lý (xử lý càng phức tạp, rủi ro càng cao)

• Bản chất vật lý của sản phẩm (chất lỏng và sự pha trộn của các thành phần riêng lẻ gây rủi ro cao nhất, trong khi sản phẩm so sánh có nguy cơ thấp hơn)

• Thực phẩm đã chế biến sử dụng nhiều hơn một thành phần (càng nhiều thành phần, nguy cơ càng cao)

Các yếu tố rủi ro của sản phẩm được phân tích dựa trên hai (2) tiêu chí “khả năng xảy ra” và “khả năng phát hiện” bằng cách sử dụng các nguyên tắc quản lý rủi ro. Đối với phân tích này, ma trận rủi ro bậc hai được sử dụng, được giới thiệu dưới đây.

Liên quan đến đánh giá tính dễ bị tổn thương, phương pháp tiếp cận ma trận bậc hai cung cấp một công cụ hữu ích. Các giá trị trên trục hoành và trục tung của ma trận có thể được sửa đổi từ ma trận rủi ro điển hình.

Trong trường hợp này, trục tung phải biểu thị khả năng xảy ra và trục hoành phải biểu thị khả năng phát hiện dòng điện (hình 1).

HÌNH 1

Ví dụ về ma trận rủi ro về tính dễ bị tổn thương của sản phẩm với xếp hạng rủi ro được chấm điểm

Màu sắc của các ô trong ma trận rủi ro về tính dễ bị tổn thương của sản phẩm biểu thị rủi ro của sản phẩm – rủi ro cao (đỏ), trung bình (vàng) và thấp (xanh lục). Rủi ro sản phẩm đã xác định có thể được sử dụng để chỉ ra sự cần thiết phải tăng cường các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu gian lận sản phẩm.

4.3.1 Ví dụ về đánh giá tính dễ bị tổn thương đối với nguyên liệu thô

Công ty đang đánh giá rủi ro của dầu ô liu nguyên chất đối với các hoạt động kinh doanh của họ.

Nhóm đánh giá sẽ chỉ định cho điểm của từng yếu tố rủi ro, sử dụng các yếu tố rủi ro và tiêu chí để xem xét như được mô tả trong hướng dẫn này.

Rủi ro tổng thể của sản phẩm có thể được tính cho từng sản phẩm / quy trình bằng cách nhân khả năng xảy ra (điểm cao nhất được chỉ định) và khả năng phát hiện hiện tại (điểm cao nhất được chỉ định) để xác định vị trí của sản phẩm / quy trình trong ma trận rủi ro về tính dễ bị tổn thương của sản phẩm.

Dầu ô liu nguyên chất

Khả năng xảy ra tính điểm

Khả năng xảy ra (5) x Khả năng phát hiện hiện tại (3) = 15

Điểm rủi ro tổng thể của sản phẩm đối với dầu ô liu nguyên chất = 15

Dầu ô liu đặc biệt nguyên chất có xếp hạng “rất có khả năng xảy ra” và xếp hạng “khá có khả năng xảy ra” cho khả năng phát hiện hiện tại, cho thấy xếp hạng rủi ro tổng thể trong khu vực rủi ro cao của ma trận.

Quá trình thuê ngoài

Các quy trình sản xuất gia công có thể là một chủ đề phức tạp và các rủi ro liên quan phụ thuộc nhiều vào thỏa thuận hợp đồng giữa công ty và nhà cung cấp, cũng như tình trạng của nguyên liệu, bao bì hoặc thực phẩm. Điều quan trọng là phải đánh giá xem công ty có hoàn toàn kiểm soát các cơ chế mua hàng và / hoặc kiểm soát kỹ thuật hoặc nếu các cơ chế mua hàng và / hoặc kiểm soát kỹ thuật được hoàn toàn thuê ngoài nhà cung cấp.

Nếu công ty có quyền kiểm soát trực tiếp các cơ chế mua hàng và kiểm soát kỹ thuật, rủi ro sẽ giảm bớt và các biện pháp kiểm soát liên quan đến các tiêu chí cụ thể gắn với các yêu cầu giám sát và phê duyệt của nhà cung cấp. Các quy trình được thuê ngoài phải được đánh giá trong đánh giá tính dễ bị tổn thương theo quy định trong Tiêu chuẩn IFS.

4.4 Tiến hành đánh giá tính dễ bị tổn thương – nhà cung cấp

Ngoài việc đánh giá tính dễ bị tổn thương của sản phẩm, việc đánh giá rủi ro của nhà cung cấp cũng quan trọng không kém. Ví dụ, một sản phẩm có một rủi ro xác định; tuy nhiên, cùng một sản phẩm có thể được mua từ nhiều nguồn, tất cả đều sẽ có rủi ro khác nhau – điều này có thể được đánh giá bằng cách sử dụng đánh giá tính dễ bị tổn thương của nhà cung cấp.

Bảng sau đây minh họa các yếu tố rủi ro có thể được sử dụng để đánh giá rủi ro của nhà cung cấp.

Các yếu tố rủi ro của nhà cung cấp

Tiêu chí xem xét

Kinh tế ổn định và địa vị pháp lý

• Sự ổn định kinh tế của nhà cung cấp

• Pháp nhân của nhà cung cấp

Lịch sử kinh doanh

• Thời gian kinh doanh giữa các công ty (thời gian kinh doanh giữa nhà cung cấp và công ty càng dài thì rủi ro càng thấp)

• Lịch sử kinh doanh tốt, v.d. không có tranh chấp, không có vấn đề thương mại hoặc kỹ thuật (lịch sử quan hệ kinh doanh giữa nhà cung cấp và công ty càng tốt thì rủi ro càng thấp)

Các mối quan hệ thương mại

• Nhà cung cấp đối tác, nhà cung cấp đã ký hợp đồng, nhà cung cấp chưa ký hợp đồng hoặc nhà cung cấp thị trường mở (Đối tác rủi ro thấp nhất, nhà cung cấp thị trường mở rủi ro cao nhất)

• Số lượng theo hợp đồng thường xuyên và nhà cung cấp dựa vào mối quan hệ tốt với công ty (số lượng mua càng thường xuyên, rủi ro càng thấp)

• Kiểm soát ký quỹ hiểu biết về thương mại, hiểu biết về chuỗi cung ứng, hiểu biết về thương mại (càng hiểu biết về thương mại, rủi ro càng thấp)

• Hợp đồng phụ hoặc thuê ngoài sản xuất (nhà cung cấp càng ký nhiều hợp đồng phụ hoặc thuê ngoài, rủi ro càng cao)

• Kiểm soát trực tiếp / sở hữu nguyên liệu thô (nếu nhà cung cấp có quyền kiểm soát trực tiếp và sở hữu nguyên liệu thì rủi ro thấp hơn)

Các mối quan hệ kỹ thuật

• Chất lượng, độ chính xác và cung cấp kịp thời các thông tin kỹ thuật như thông số kỹ thuật, yêu cầu cung cấp thông tin cụ thể và phản hồi khiếu nại (phản hồi kỹ thuật càng cao, rủi ro càng thấp)

• Năng lực của nhân viên kỹ thuật của nhà cung cấp (càng cao

năng lực của nhân viên kỹ thuật, rủi ro càng thấp)

• Nhà cung cấp minh bạch về vấn đề kỹ thuật (nhà cung cấp càng minh bạch, rủi ro càng thấp)

• Kiến thức của công ty về chuỗi cung ứng, các bước quy trình và công nghệ được nhà cung cấp sử dụng

• Kiến thức của nhà cung cấp về các vấn đề kỹ thuật và các biện pháp kiểm soát gian lận (càng hiểu biết nhiều hơn về các vấn đề kỹ thuật và các biện pháp gian lận thực phẩm, rủi ro càng thấp)

• Hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng (nếu nhà cung cấp có hệ thống QM hiệu quả thì rủi ro sẽ thấp hơn)

Kết quả tuân thủ kỹ thuật

• Tuân thủ KPI hiệu suất đã thống nhất (càng tuân thủ KPI, rủi ro càng thấp)

• Đạt được hoặc duy trì mức chứng nhận hoặc điểm đánh giá (mức chứng nhận tốt và tiếp tục hoạt động tốt thì rủi ro càng thấp)

• Việc cung cấp nhất quán sản phẩm an toàn và tuân thủ đặc điểm kỹ thuật (hiệu suất nhất quán tốt hơn liên quan đến sản phẩm chất lượng và an toàn đã thỏa thuận, rủi ro càng thấp)

• Lượng từ chối tối thiểu-chất lượng, nhiệt độ, v.v. (tỷ lệ từ chối càng tốt, rủi ro càng thấp)

• Người tiêu dùng khiếu nại tối thiểu (mức độ khiếu nại càng thấp, rủi ro càng thấp)

• Chất thải / hư hỏng tối thiểu trong quá trình sản xuất (mức chất thải / thiệt hại càng thấp, rủi ro càng thấp)

Cơ sở hạ tầng và kiểm soát quản lý cung cấp của quốc gia

• Mức độ kiểm soát theo quy định tại nguồn sản phẩm liên quan đến chất lượng theo quy định của quốc gia (mức độ kiểm soát quy định có thể so sánh cao hơn, rủi ro càng thấp)

• Mối quan hệ liên chính phủ với quốc gia cung cấp (mức độ giao diện và kiểm soát của chính phủ càng cao thì rủi ro càng thấp).

Quốc gia và đạo đức kinh doanh

• Mức độ tham nhũng trong nước của nhà cung cấp sản phẩm (mức độ tham nhũng càng cao, rủi ro càng cao)

• Điều kiện làm việc có đạo đức (điều kiện làm việc có đạo đức trong nhà cung cấp càng kém thì rủi ro càng cao)

• Điều kiện môi trường (điều kiện môi trường bên trong nhà cung cấp càng kém thì rủi ro càng cao)

Rủi ro của nhà cung cấp được đánh giá tùy thuộc vào sự tin tưởng của công ty với nhà cung cấp. Cần lưu ý rằng xếp hạng có tính đến tất cả các chi tiết trên và có thể được chia như sau:

Độ tin cậy rất cao
Độ tin cậy cao
Độ tin cậy trung bình
Độ tin cậy thấp
Độ tin cậy rất thấp

4.3 Xây dựng kế hoạch giảm thiểu

TẠI SAO

Một kế hoạch giảm thiểu hiệu quả sẽ xác định các biện pháp và kiểm soát cần thiết để giảm thiểu rủi ro được xác định trong đánh giá tính dễ bị tổn thương. Kế hoạch giảm thiểu đã hoàn thành là một tài liệu quan trọng, vì nó phản ánh kết quả của chiến lược giảm thiểu gian lận sản phẩm của doanh nghiệp.

LÀM SAO

Kết quả đánh giá rủi ro tổng thể sẽ được xem xét dựa trên các biện pháp kiểm soát hiện tại mà công ty đã áp dụng để xác định hoạt động gian lận. Điều này xác định xem các biện pháp hiện có cung cấp giảm thiểu hiệu quả các mối đe dọa gian lận có thể xảy ra hay không.

Đề nghị (các) thành viên kỹ thuật của đoàn đánh giá đánh giá các biện pháp kiểm soát hiện tại về hiệu quả của chúng:

Ví dụ:

Cao – Mức độ tốt của các biện pháp kiểm soát liên quan đến hoạt động gian lận sản phẩm
Trung bình – Trung bình của các biện pháp kiểm soát liên quan đến hoạt động gian lận sản phẩm
Thấp – Mức độ thấp của các biện pháp kiểm soát liên quan đến hoạt động gian lận sản phẩm.

Tiêu chí cho các biện pháp kiểm soát

Các biện pháp kiểm soát có thể được sử dụng rất nhiều và mang tính chất đặc thù của doanh nghiệp nhưng cần được thực hiện để kiểm soát rủi ro một cách hiệu quả.

Danh sách sau (không đầy đủ) cho thấy các biện pháp kiểm soát với các tiêu chí liên quan của chúng để xem xét đã được chứng minh là hữu ích:

Các biện pháp kiểm soát	Tiêu chí xem xét
Xác minh tình trạng kinh tế và pháp lý	• Xác minh sự ổn định tài chính • Xác minh pháp nhân
Thử nghiệm phân tích	• Phương pháp thử nghiệm – phương pháp luận được công nhận (nếu phương pháp luận thử nghiệm được công nhận, rủi ro thấp hơn) • Phương pháp kiểm tra – mức độ phát hiện (mức độ phát hiện càng thấp, rủi ro càng thấp) • Phòng thí nghiệm được công nhận / không được công nhận (nếu phòng thí nghiệm được công nhận, rủi ro thấp hơn; nếu phòng thí nghiệm không được công nhận, rủi ro cao hơn) • Độ tin cậy / xác nhận của phòng thí nghiệm (nếu có bằng chứng về độ tin cậy tốt của phòng thí nghiệm, rủi ro thấp hơn) • Kiểm soát lúc nhận: đơn đặt hàng tham chiếu đến các thông số kỹ thuật đã thỏa thuận, xác minh chứng từ giao hàng, xuất xứ và kiểm tra liên quan đến lô hàng
Có chứng chỉ phân tích	• Được cấp bởi phòng thí nghiệm được công nhận / không được công nhận (nếu chứng chỉ được cấp bởi phòng thí nghiệm được công nhận, rủi ro thấp hơn) • Giấy chứng nhận liên quan đến mã lô / lô sản xuất thực tế (nếu giấy chứng nhận là lô / lô cụ thể, rủi ro thấp hơn)
Kiểm tra sản phẩm trước khi xuất / giao hàng	• Tình trạng của cơ quan thanh tra – Chính phủ, cơ quan được công nhận độc lập, cơ quan không được công nhận độc lập, do công ty chỉ định hoặc do công ty không chỉ định (việc thanh tra do chính phủ hoặc cơ quan được công nhận thực hiện có rủi ro thấp nhất) • Tần suất kiểm tra (kiểm tra càng thường xuyên, rủi ro càng thấp) • Phương pháp lấy mẫu kiểm tra (lấy mẫu càng kỹ lưỡng, rủi ro càng thấp)
Đánh giá của bên thứ ba	• Tổ chức chứng nhận được công nhận dựa trên tiêu chuẩn đã biết và được công nhận (tổ chức chứng nhận được công nhận có rủi ro thấp nhất) • Tổ chức chứng nhận không được công nhận dựa trên tiêu chuẩn đã biết và được công nhận (tổ chức chứng nhận không được công nhận có rủi ro cao nhất) • Báo cáo và chứng chỉ đánh giá (báo cáo và chứng chỉ đánh giá chi tiết có rủi ro thấp nhất) • Chứng chỉ (chứng chỉ không có báo cáo có rủi ro cao nhất)
Đánh giá của bên thứ hai	• Tổ chức chứng nhận được công nhận dựa trên tiêu chuẩn của công ty (tổ chức chứng nhận được công nhận có rủi ro thấp nhất) • Tổ chức chứng nhận không được công nhận dựa trên tiêu chuẩn của công ty (tổ chức chứng nhận không được công nhận có rủi ro cao nhất) • Tần suất đánh giá và phạm vi đánh giá (phạm vi càng thường xuyên và mạnh mẽ, rủi ro càng thấp)
Đánh giá nội bộ	• Đánh giá do chính nhân viên thực hiện (nhân viên càng có năng lực, rủi ro càng thấp) • Tần suất đánh giá và phạm vi đánh giá (phạm vi càng thường xuyên và mạnh mẽ, rủi ro càng thấp)
Chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm	• Tổ chức chứng nhận được công nhận dựa trên tiêu chuẩn đã biết và được công nhận (tổ chức chứng nhận được công nhận có rủi ro thấp nhất) • Tổ chức chứng nhận không được công nhận dựa trên tiêu chuẩn đã biết và được công nhận (tổ chức chứng nhận không được công nhận có rủi ro cao nhất) • Báo cáo và chứng chỉ đánh giá (báo cáo và chứng chỉ đánh giá chi tiết có rủi ro thấp nhất) • Chứng chỉ (chứng chỉ không có báo cáo có rủi ro cao nhất)
Kiểm tra cân bằng khối lượng	• Kiểm tra cân bằng khối lượng lớn như một phần của đánh giá chứng nhận kỹ thuật hoặc chuỗi hành trình sản phẩm (kiểm tra được thực hiện theo quy trình chứng nhận có rủi ro thấp nhất) • Kiểm tra đột xuất cân khối lượng (kiểm tra đột xuất dưới sự kiểm soát của công ty đặt ra, rủi ro thấp nhất) • Tần suất và phạm vi thử nghiệm (phạm vi càng thường xuyên và mạnh mẽ, rủi ro càng thấp) • Báo cáo (một báo cáo kiểm toán chi tiết có rủi ro thấp nhất)
Bảng câu hỏi nhà cung cấp	• Tính mạnh mẽ của bảng câu hỏi và đánh giá (một bảng câu hỏi chi tiết và mạnh mẽ có rủi ro thấp nhất) • Mức độ sử dụng trong chuỗi cung ứng (mức độ sử dụng bảng câu hỏi, ví dụ: nhà cung cấp chính, phụ, cấp ba)
Kiểm tra tuân thủ pháp luật của các nhà cung cấp chuỗi cung ứng	• Xem xét sự phù hợp pháp luật (sự tồn tại và số lượng các vụ truy tố)

Kế hoạch giảm thiểu sau đó có thể được phát triển (hình 3), sử dụng điểm xếp hạng rủi ro tổng thể và đánh giá các biện pháp kiểm soát hiện tại (xếp hạng biện pháp kiểm soát hiện tại – cao, trung bình hoặc thấp).

Vui lòng tham khảo quy trình gian lận sản phẩm để biết mô tả chi tiết từng bước.

Có tính đến việc xem xét điểm rủi ro đã đối chiếu và xếp hạng các biện pháp kiểm soát hiện tại, nhóm đánh giá sẽ đạt được quyết định nhất trí nếu các biện pháp kiểm soát đã áp dụng là đủ hoặc nếu các biện pháp mới cần được thực hiện.

HÌNH 3

Mẫu kế hoạch giảm thiểu gian lận thực phẩm

Nguyên liệu, bao gói, thực phẩm và quá trình thuê ngoài	Nhà cung cấp	Điểm rủi ro sản phẩm	Điểm rủi ro cùa NCC	Tổng điểm rủi ro	Đánh giá Biện pháp kiểm soát hiện tại	Quyết định nhóm	Biện pháp kiểm soát

4.6 Thực hiện và giám sát các biện pháp kiểm soát kế hoạch giảm thiểu

4.6.1 Các biện pháp kiểm soát

Các quyết định của đoàn đánh giá có thể rất nhiều, tùy thuộc vào bằng chứng được xem xét.

Chúng có thể dẫn đến những thay đổi trong chính sách của công ty liên quan đến việc cung cấp sản phẩm, sửa đổi các biện pháp kiểm soát hiện tại hoặc duy trì các biện pháp kiểm soát hiện tại:

ngừng hoặc giảm sử dụng nguyên liệu, bao bì hoặc thực phẩm
việc ngừng sử dụng (các) nhà cung cấp
giảm số lượng nguyên liệu, bao bì hoặc thực phẩm cho (các) nhà cung cấp cụ thể
các biện pháp kiểm soát được sửa đổi tùy thuộc vào sản phẩm và các biện pháp kiểm soát, ví dụ: tăng cường giám sát phân tích, sử dụng các phòng thí nghiệm và phương pháp được công nhận, tăng cường thanh tra, kiểm tra độc lập trước khi vận chuyển, v.v.
duy trì mức độ kiểm soát hiện tại

Kế hoạch giảm thiểu và mọi sửa đổi tiếp theo của kế hoạch phải được ghi chép đầy đủ và ghi ngày tháng.

Khi hoàn thiện kế hoạch giảm thiểu, các thành viên của đoàn đánh giá cần lưu ý đến tác động thương mại của các quyết định mà họ cho là phù hợp. Điều này có thể liên quan đến các tiêu chí như tính sẵn có hạn chế của sản phẩm, chi phí phê duyệt nhà cung cấp mới so với chi phí tăng cường các biện pháp giám sát và doanh thu / tầm quan trọng tổng thể của sản phẩm đối với công ty.

Kế hoạch giảm thiểu sẽ cho phép ưu tiên các hành động để giảm thiểu rủi ro tổng thể do các sản phẩm và nhà cung cấp có rủi ro cao hơn gây ra. Có thể cần phải đưa ra một số xét đoán liên quan đến ngân sách tổng thể cho tất cả các hoạt động kiểm soát thực phẩm, đặc biệt là liên quan đến chi phí phân tích về an toàn thực phẩm và gian lận thực phẩm. Điều cực kỳ quan trọng là nhóm đánh giá có sự hỗ trợ đầy đủ của ban lãnh đạo công ty.

Kế hoạch giảm thiểu cần được xem xét phù hợp với việc xem xét hệ thống quản lý chất lượng.

4.6.2 Ví dụ về kế hoạch giảm thiểu – Dầu ô liu đặc biệt nguyên chất

Điểm rủi ro sản phẩm dầu ô liu:

Khả năng xuất hiện
Khả năng xuất hiện	Lịch sử các vụ gian lận sản phẩm	Yếu tố kinh tế	Dễ xảy ra hoạt động gian lận	Điểm cao nhất được cho
Rất có khả năng – 5	5			5
Thường có khả năng – 4			4
Có khả năng – 3
Khả năng không cao – 2		2
Không có khả năng – 1
Khả năng phát hiện
Khả năng phát hiện	Sự phức tạp của chuỗi cung ứng	Chương trình lấy mẫu	Đặc tính sản phẩm	Điểm cao nhất được cho
Rất có khả năng – 5
Thường có khả năng – 4
Có khả năng – 3		3	3	3
Khả năng không cao – 2	2
Không có khả năng – 1
Tổng điểm rủi ro sản phẩm = khả năng xảy ra x khả năng phát hiện = 5 x 3 = 15

Bảng đánh giá rủi ro nhà cung cấp W

Nhà cung cấp	Lịch sử kinh doanh	Kết quả tuân thủ kỹ thuật	Các mối quan hệ thương mại	Quốc gia và đạo đức kinh doanh	Điểm cao nhất được cho
W	1	1	1	1	1
X	2	1	1	1	2
Y	2	1	1	2	2
Z	4	2	1	3	4

Bảng kế hoạch giảm thiểu – Dầu ô liu đặc biệt nguyên chất

Nguyên liệu, bao gói, thực phẩm và quá trình thuê ngoài	Nhà cung cấp	Điểm rủi ro sản phẩm	Điểm rủi ro cùa NCC	Tổng điểm rủi ro	Đánh giá Biện pháp kiểm soát hiện tại	Quyết định nhóm	Biện pháp kiểm soát
Dầu ô liu nguyên chất	w	15	1	15	Trung bình	Duy trì NCC	Giữ lại các biện pháp kiểm soát. Chương trình phân tích sản phẩm – 2 lần phân tích mỗi năm.
Dầu ô liu nguyên chất	X	15	2	30	Trung bình	Duy trì NCC	Tăng chương trình phân tích sản phẩm lên 4 lần phân tích mỗi năm.
Dầu ô liu nguyên chất	Y	15	2	30	Trung bình	Duy trì NCC	Tăng chương trình phân tích sản phẩm lên 4 lần phân tích mỗi năm.
Dầu ô liu nguyên chất	Z	15	4	60	Trung bình	Xem xét ngưng giao dịch	Nếu được giữ lại, hãy tăng chương trình phân tích sản phẩm lên 8 phân tích mỗi năm. Giấy chứng nhận phân tích cho mọi lô hàng.

Sự chú ý được tập trung vào quá trình đi đến quyết định của nhóm – đây là lúc nó được quyết định nếu các biện pháp kiểm soát hiện tại là đầy đủ hoặc nếu nhóm đánh giá cần phát triển các biện pháp kiểm soát mới.

Các quyết định được đưa ra vào thời điểm này có hậu quả đa cấp: trong ví dụ này, chương trình phân tích đã được tăng thêm 10 mẫu phân tích một năm!

4.7 Xem xét và hoàn thiện kế hoạch giảm thiểu gian lận sản phẩm

4.7.1 Thay đổi đối với các yếu tố rủi ro và xem xét đánh giá tính dễ bị tổn thương

TẠI SAO

Kế hoạch giảm thiểu sẽ chỉ duy trì hiệu quả nếu các thay đổi đối với các yếu tố rủi ro từ đánh giá tính dễ bị tổn thương được xác định và những thay đổi này được xem xét. Việc xem xét này là cần thiết để duy trì tính toàn vẹn của các biện pháp kiểm soát.

LÀM SAO

Các thành viên của nhóm đánh giá cần có quyền truy cập vào dữ liệu và thông tin thích hợp liên quan đến các yếu tố rủi ro được sử dụng để đánh giá tính dễ bị tổn thương.

Cần phải thừa nhận rằng kế hoạch giảm thiểu ban đầu là một “cú hích đúng lúc”, và cần phải thừa nhận rằng các yếu tố rủi ro sẽ thay đổi trong một ngành năng động như ngành thực phẩm.

Điều này có nghĩa là có thể xem lại các đánh giá rủi ro sản phẩm riêng lẻ (và nhà cung cấp các sản phẩm này), để đánh giá xem có những thay đổi đối với rủi ro tổng thể liên quan đến gian lận thực phẩm hay không.

Nhóm đánh giá nên xem xét đánh giá tính dễ bị tổn thương khi có những thay đổi đáng kể.

Danh sách sau đây cho thấy những thay đổi quan trọng có thể khiến nhóm tiến hành xem xét đánh giá lỗ hổng bảo mật:

thay đổi nguồn cung cấp nguyên liệu thô, ví dụ: nhà cung cấp mới
thay đổi trong quản lý hoặc tình hình tài chính của nhà cung cấp
thay đổi chi phí của (các) nguyên liệu thô
thay đổi ảnh hưởng đó đến giá thành thành phẩm, ví dụ: thuế quan tăng, chi phí vận tải
thay đổi trong chuỗi cung ứng, ví dụ: nhà cung cấp bổ sung, loại nhà cung cấp
thay đổi về tính sẵn có của nguyên liệu thô, ví dụ: thiếu theo mùa, chất lượng kém
bằng chứng về gian lận được phát hiện bằng các biện pháp kiểm soát như thử nghiệm phân tích
bằng chứng về việc gia tăng các khiếu nại của khách hàng hoặc người tiêu dùng liên quan đến khả năng gian lận,

ví dụ. chất lượng kém và chất lượng không phù hợp

xuất hiện một loại tạp chất mới được công nhận
phát triển thông tin khoa học liên quan đến xác định quy trình, sản phẩm hoặc phân tích

4.7.2 Xem xét chính thức các đánh giá về lỗ hổng do gian lận sản phẩm

TẠI SAO

Đánh giá tính dễ bị tổn thương phải được xem xét thường xuyên, bất cứ khi nào có những thay đổi đáng kể trong hoạt động kinh doanh. Ngoài các đánh giá thường xuyên, ít nhất phải có đánh giá hàng năm về đánh giá tính dễ bị tổn thương đối với tất cả các nguyên liệu thô, đóng gói và các quy trình thuê ngoài.

LÀM SAO

Họ nên thường xuyên xem xét dữ liệu và thông tin để có thay đổi đáng kể. Tuy nhiên, tất cả các nguyên liệu thô, vật liệu đóng gói và quy trình thuê ngoài cần được xem xét lại ít nhất hàng năm bằng cách tiến hành đánh giá toàn bộ tính dễ bị tổn thương. Nhóm đánh giá nên sử dụng cùng một phương pháp luận cho đánh giá này và phân tích các nguồn dữ liệu / thông tin của họ để kiểm tra xem chúng có còn giá trị hay không và / hoặc có các nguồn mới hay không.

Việc xem xét đánh giá tính dễ bị tổn thương phải được lập thành văn bản và ghi ngày tháng phù hợp với các yêu cầu kiểm soát tài liệu của công ty.

4.7.3 Xem xét và thực hiện các yêu cầu kiểm soát và giám sát

TẠI SAO

Do kết quả của việc xem xét đánh giá tính dễ bị tổn thương, cần phải xem xét lại các yêu cầu kiểm soát và giám sát hiện tại của kế hoạch giảm thiểu, cần được sửa đổi và thực hiện ngay sau khi xem xét.

LÀM SAO

Nhóm đánh giá nên sử dụng cùng một phương pháp luận để xây dựng kế hoạch giảm thiểu, nhưng cần xem xét lại các quyết định liên quan đến các biện pháp kiểm soát. Nếu có những thay đổi đối với các biện pháp kiểm soát hiện tại, những thay đổi này phải được thực hiện càng sớm càng tốt.

Mọi thay đổi đối với kế hoạch giảm thiểu phải được lập thành văn bản và ghi ngày tháng phù hợp với các yêu cầu kiểm soát tài liệu của công ty.

Nguyễn Hoàng Em

Tài liệu tham khảo:

IFS Guideline Product Fraud Mitigation, VERSION 2, MAY 2020

Categories: ISO 22 000 : 2018

About Author

admin