TỔ CHỨC THỰC HIỆN HÀNH ĐỘNG ĐỂ KIỂM SOÁT VÀ KHẮC PHỤC SỰ KHÔNG PHÙ HỢP

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi xảy ra sự không phù hợp, kể cả sự không phù hợp bất kỳ nảy sinh từ khiếu nại, tổ chức phải: a) ứng phó với sự không phù hợp và, khi thích hợp: 1) thực hiện hành động để kiểm soát và khắc phục sự không phù hợp (10.1.1.a.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Để hiểu điều khoản này, đầu tiên bạn phải hiểu các thuật ngữ liên quan đến yêu cầu của điều khoản này trước, sau đây tơi xin phân biệt các thuật ngữ chính như sau:

• Sự không phù hợp là sự không đáp ứng một yêu cầu. Yêu cầu ở đây là yêu cầu của khách hàng, yêu cầu của luật định, yêu cầu của bên liên quan mà tổ chức phải tuân thủ và yêu cầu từ nội bộ tổ chức.
• Sự khắc phục là hành động nhằm loại bỏ sự không phù hợp được phát hiện. Việc khắc phục có thể được thực hiện trước, đồng thời hoặc sau hành động khắc phục, Việc khắc phục có thể là, ví dụ như làm lại hoặc hạ cấp. Như vậy sự khắc phục có nghĩa là sửa chữa nó lại cho phù hợp hoặc hạ cấp nó xuống để phù hợp với tiêu chuẩn thấp hơn. Nói tóm là sự khắc phục là làm cho nó phù hợp lại.
• Hành động khắc phục là hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp nhằm ngăn ngừa việc tái diễn. Nghĩa là điều tra nguyên nhân cho những sự không phù hợp đang hoặc đã xảy ra, sau đó tìm đối sách hữu hiệu để loại bỏ nguyên nhân tạo ra sự không phù hợp đó nhằm ngăn chặn chúng xuất hiện một lần nữa. Hành động này nhắm đến các sự không phù hợp đã xảy ra rồi.
• Hành động phòng ngừa là hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn hoặc các tình huống không mong muốn tiềm ẩn khác. Hành động này nhắm đến các điểm không phù hợp chưa xảy ra, nhưng ta dự đoán nó có khả năng xảy ra trong tương lai và thực hiện hành động trước để ngăn ngừa nó xảy ra. Về cơ bản cách thức thực hiện hành động khắc phục và hành động phòng ngừa là như nhau tức là thực hiện phân tích nguyên nhân, sau đó thực hiện hành động để loại bỏ nguyên nhân góc. Tuy nhiên, chúng khác nhau ở một điểm cơ bản là hành động khắc phục dành cho những điểm không phù hợp đã và đang xảy ra, hành động phòng ngừa dành cho các điểm không phù hợp chưa xảy ra (chúng ta dự đoán có khả năng xảy ra). Nhiều người lằm tưởng rằng sau khi thực hiện hành động khắc phục rồi tới thực hiện hành động phòng ngừa, điều này hoàn toàn sai, hai hành động này không có gì liên quan hết. Lý do đơn giản là hành động khắc phục đã loại bỏ nguyên nhân góc thì hành động phòng ngừa đâu có tìm được nguyên nhân góc nào nữa để loại trừ.

Từ khi thích hợp trong yêu cầu này là mấu chốt vấn đề. Điều này nói lên rằng không phải cái nào cũng phải thực hiện hành động xử lý như mục 10.2.1.a và 10.2.1.b mà chúng ta có thể thực hiện một trong hai yêu cầu hoặc cả hai yêu cầu nếu chúng ta cho rằng nó là cần thiết.

Điều khoản này đảm bảo tổ chức quản lý sự không phù hợp, và thực hiện hành động khắc phục, một cách thích hợp. Khi sự không phù hợp xảy ra (kể cả phát sinh từ khiếu nại, từ đầu ra không phù hợp đã được xác định ở điều khoản 8,7; vấn đề phát sinh từ các nhà cung cấp bên ngoài hoặc các bên quan tâm có liên quan khác, kết quả đánh giá, hoặc tác động của sự thay đổi ngoài ý muốn), tổ chức nên thực hiện hành động điều tra lỗi, để khắc phục nếu có thể, và để tránh những vấn đề tương tự tái diễn trong tương lai.

Những hành động kiểm soát sự không phù hợp theo yêu cầu điều khoản 8.9, có thể bao gồm:

• Tách riêng, ngăn chặn, thu hồi hoặc tạm dừng việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ;
• Thông báo cho khách hàng;
• Thông báo cho nhà cung cấp và yêu cầu khắc phục.
• Sửa chữa hoặc hạ cấp;
• Có được sự cho phép chấp nhận có nhân nhượng,

Nguồn tiềm ẩn của sự không phù hợp và hình thức của sự không phù hợp, bao gồm, nhưng không giới hạn các vấn đề sau:

• Các phát hiện từ các cuộc đánh giá nội bộ hoặc đánh giá bên ngoài (ĐK 9.2);
• Theo dõi và đo lường kết quả (ví dụ kiểm tra, sai sót về sản phẩm hoặc dịch vụ, xu hướng các mối nguy – ĐK: 9.1) ;
• Đầu ra không phù hợp (ĐK: 8.9);
• Kết quả thẩm tra (ĐK: 8.8)
• Khiếu nại của khách hàng, kết quả đánh giá của khách hàng;
• Không phù hợp theo các yêu cầu về luật định và chế định (Biên bản kiểm tra, thanh tra);
• Các vấn đề với nhà cung cấp bên ngoài (ví dụ: vấn đề về giao hàng đúng hạn, kiểm tra nguyên liệu đầu vào);
• Các vấn đề đã được nhân viên nhận biết (ví dụ thông qua hộp góp ý);
• Sự giám sát từ cấp trên hoặc người có trách nhiệm hoặc sự tuần tra quá trình;
• Yêu cầu bảo hành, …

Làm thế nào để chứng minh?

Phần này liên quan nhiều đến điều khoản 8.9 về kiểm soát đầu ra không phù hợp. Điều khoản này áp dụng chung cho cả hệ thống chứ không giới hạn trong 8 Thực hiện như điều khoản 8.9

Việc kiểm soát bao gồm việc ngăn ngừa việc sử dụng vô ý và ngăn chặn việc lan rộng của sự không phù hợp. Đồng thời, nếu tư duy logic thì điều khoản này cũng liên quan một phần đến điều khoản 8.3 Truy nguyên nguồn gốc sản phẩm nếu sự không phù hợp xuất phát từ các đầu ra sản xuất.

Đối với các sự không phù hợp xuất phát từ hệ thống, việc kiểm soát đầu tiên là ngăn chặn sự không phù hợp lang rộng hoặc chuyển qua quá trình tiếp theo. Và có thể thông báo thông tin vấn đề cho khách hàng nội bộ hoặc bên ngoài mà sự không phù hợp này có thể ảnh hưởng để hạn chế ảnh hưởng sự không phù hợp này có thể gây ra.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN XỬ LÝ HỆ QUẢ SỰ KHÔNG PHÙ HỢP

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: a) ứng phó với sự không phù hợp và, khi thích hợp: 2) xử lý các hệ quả (10.1.1.a.2).

Điều này có nghĩa là gì?

Xử lý các hệ quả nghĩa là xử lý các hậu quả mà sự không phù hợp đã gây ra hoặc bị nó tác động. Trong thực tế có những sự không phù hợp chưa gây ra hậu quả hoặc chưa ảnh hưởng và những sự không phù hợp tiềm ẩn, do đó tiêu chuẩn sử dụng từ “Khi thích hợp” là có ý nghĩa như vậy.

Mỗi một sự không phù hợp có tác động khác nhau và hậu quả của nó cũng khác nhau, do đó cách xử lý cũng khác nhau. Tiêu chuẩn không đưa ra một mô hình xử lý nào cho tổ chức, việc chọn cách xử lý như thế nào là do tổ chức tự quyết định. Tuy nhiên, việc xử lý hậu quả nên cân nhắc đến một số vấn đề sau:

• Sự hài lòng của khách hàng;
• Sự đạt được mục tiêu;
• Sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ;
• Mức độ tác động của hậu quả;
• Hiệu lực của FSMS.

Làm thế nào để chứng minh?

Đối với mỗi sự không phù hợp thì đầu tiên thì bạn phải ứng phó nó trước, sau đó xét nếu chúng đã gây hệ quả không tốt thì chúng ta tiến hành xử lý các hệ quả này và lưu lại bằng chứng các hành động này. Nếu sự không phù hợp chưa gây ra hậu quả thì không cần thực hiện hành động.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN XỬ LÝ HỆ QUẢ SỰ KHÔNG PHÙ HỢP

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: b) đánh giá nhu cầu đối với hành động nhằm loại bỏ (các) nguyên nhân dẫn đến sự không phù hợp để không tái diễn hoặc xảy ra ở nơi khác bằng việc: 1) xem xét và phân tích sự không phù hợp; (10.1.1.b.1)

Điều này có nghĩa là gì?

Trong yêu cầu này có một cụm từ quan trọng là “Xem xét nhu cầu”. Điều này có nghĩa là bạn đánh giá xem có cần thực hiện hành động khắc phục hay không? Nếu bạn cho ra rằng cần thiết thì phải thực hiện hành động khắc phục.

Việc xem xét các điểm không phù hợp có nghĩa là dữ liệu không phù hợp cần được thu thập, phân loại và phân tích. Các tham chiếu đến khiếu nại của khách hàng là mỗi khiếu nại của khách hàng là một sự không phù hợp với một số yêu cầu. Chúng có thể không phải tất cả là yêu cầu sản phẩm. Một số có thể liên quan đến giao hàng, đến thái độ của nhân viên hoặc để tuyên bố sai trong quảng cáo. Bất kỳ khiếu nại nào ngụ ý rằng yêu cầu (mong đợi, nghĩa vụ tuân thủ hoặc nhu cầu hiểu ngầm) chưa được đáp ứng ngay cả khi yêu cầu đó chưa được xác định trước đó.

Dưới đây là một số ví dụ về các vấn đề bạn có thể giải quyết thông qua hệ thống hành động khắc phục của mình:

• Khiếu nại của khách hàng
  • Lỗi và hàng hỏng nội bộ
  • Quá trình không hiệu lực
  • Vấn đề về nhà cung cấp
  • Kiểm tra sự không phù hợp
  • Hàng trả lại
  • Vấn đề môi trường
  • Ý tưởng và phản hồi của nhân viên
  • Vượt chi phí
  • Không đạt được mục tiêu;
  • kết quả thẩm tra hệ thống;
  • Đánh giá nội bộ;

Làm thế nào để chứng minh?

Quá trình thực hiện hành động khắc phục của bạn cần phải bao gồm việc thu thập và phân tích các báo cáo không phù hợp của sản phẩm và thu thập và phân tích dữ liệu quy trình để cho thấy những sự không phù hợp về các quá trình. Tiêu chuẩn không yêu cầu bạn thực hiện hành động khắc phục đối với mọi sự không phù hợp. Ở đây tiêu chuẩn cho rằng quyết định hành động phải phù hợp với những ảnh hưởng của những sự không phù hợp gặp phải. Do đó, điều đó ngụ ý rằng bạn chỉ cần hành động dựa trên một số ít điểm không phù hợp quan trọng. Để tìm ra một số ít các sự không phù hợp quan trọng trong tổng số điểm không phù hợp nhằm cung cấp tiềm năng cải tiến lớn cho FSMS thì bạn cần phải tiến hành phân tích chúng.

Biểu đồ Pareto là một công cụ phân tích giúp bạn tìm thấy một vài cơ hội cải tiến lớn trong một đống thông tin mà bạn tiếp nhận. Để làm được điều đó đầu tiên bạn phải tiến hành mô tả điểm không phù hợp một cách ngắn gọn và chính xác. Bạn có thể tham khảo cách mô tả và phân tích điểm không phù hợp ở bài viết Kỹ thuật giải quyết vấn đề theo TOYOTA link: http://quantri24h.com/ky-thuat-giai-quyet-van-de-theo-toyota/

Một cách khác để xếp hạng mức độ quan trọng của các điểm không phù hợp là do mức độ nghiêm trọng. Không phải tất cả các điểm không phù hợp sẽ có cùng tác động đến chất lượng sản phẩm. Một số có thể là quan trọng và một số khác có thể không đáng kể. Bằng cách phân loại các điểm không phù hợp về mặt hạn chế, một danh sách những sự không phù hợp nghiêm trọng nhất có thể biểu hiện bằng cách sử dụng phân tích Pareto. Mặc dù tần suất xuất hiện của một sự không phù hợp cụ thể có thể cao, nó có thể không ảnh hưởng đến bất kỳ đặc tính của các yêu cầu khách hàng.

Khi xem xét và phân tích các điểm không phù hợp, một số câu hỏi sau đầy là cần thiết và cần được trả lời:

• Vấn đề đầu tiên được báo cáo như thế nào? Mô tả sơ bộ về sự không phù hợp.
• Ai gặp vấn đề? Những người mà họ có thể cung cấp thông tin cho ta về sự không phù hợp.
• Xác định lại vấn đề chính gì đang xảy ra? Kết quả điều tra sơ bộ về vấn đề.
• Khi nào vấn đề xảy ra? Thời gian của vấn đề là rất quan trọng. Nếu chúng ta có thể xác định khi nào vấn đề đang xảy ra, chúng ta gần hơn với việc hiểu rõ nguyên nhân của nó.
• Vấn đề xảy ra ở đâu? Nơi nó xảy ra.
• Sự cố xảy ra có thường xuyên không? Tần suất xuất hiện giúp làm rõ phạm vi và độ lớn của một vấn đề.
• Ảnh hưởng của nó như thế nào?
• Mức nghiêm trọng và khả năng lan rộng của sự không phù hợp?

TỔ CHỨC THỰC HIỆN PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN SỰ KHÔNG PHÙ HỢP

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: b) đánh giá nhu cầu đối với hành động nhằm loại bỏ (các) nguyên nhân dẫn đến sự không phù hợp để không tái diễn hoặc xảy ra ở nơi khác bằng việc: 2) xác định nguyên nhân của sự không phù hợp (10.1.1.b.2)

Điều này có nghĩa là gì?

Xác định nguyên nhân là công đoạn then chốt trong thực hiện hành động khắc phục, nó quyết định thành công trong việc thực hiện hành động này.

Một số nguyên nhân hay gập khi vận hành hệ thống FSMS như:

• Thiếu hoặc sử dụng thông tin lỗi thời;
  • Các công cụ không đầy đủ cho việc thực hiện công việc;
  • Hướng dẫn không rõ ràng, dẫn đến người thực hiện mơ hồ;
  • Thủ tục thiếu sót;
  • Yêu cầu khách hàng bị hiểu sai;
  • Mục tiêu xung đột lẫn nhau;
  • Huấn luyện không hiệu quả;

Khi thực hiện hành động khắc phục thì chúng ta phải hướng đến xác định nguyên nhân góc của vấn đề. Vì vậy, chúng ta không cần phải xử lý tất cả nguyên nhân mà chỉ tập trung vào giải quyết nguyên nhân góc vấn đề mà thôi. Nguyên nhân góc là các nguyên nhân sau khi chúng ta thực hiện xử lý chúng thì sự không phù hợp không còn tái diễn nữa.

Làm thế nào để chứng minh?

Phần phân tích nguyên nhân chúng tôi đã giới thiệu chi tiết ở bài viết Kỹ thuật giải quyết vấn đề theo TOYOTA link: http://quantri24h.com/ky-thuat-giai-quyet-van-de-theo-toyota/. Trong yêu cầu này bạn phải chứng minh rằng bạn đã thực hiện phân tích nguyên nhân của sự không phù hợp quan trọng, sau đó nên lưu lại bằng chứng việc phân tích nguyên nhân này.

TỔ CHỨC SỰ KHÔNG PHÙ HỢP TƯƠNG TỰ CÓ TỒN TẠI HOẶC CÓ THỂ XẢY RA HAY KHÔNG

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: b) đánh giá nhu cầu đối với hành động nhằm loại bỏ (các) nguyên nhân dẫn đến sự không phù hợp để không tái diễn hoặc xảy ra ở nơi khác bằng việc: 3) xác định liệu sự không phù hợp tương tự có tồn tại hoặc có khả năng xảy ra hay không (10.1.1.b.3)

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này mang tính rà soát hệ thống xem liệu có một sự không phù hợp tương tự có thể xảy ra ở một chuyền khác, một nơi khác, một sản phẩm tương tự mà mình chưa phát hiện hay không? Ví dụ như nhà máy sản xuất có 4 chuyền A, B, C, D sản xuất cùng một sản phẩm, chuyền A xảy ra sự không phù hợp về lỗi kỹ thuật L, sau khi xử lý xong chuyền A, chúng ta tiến hành xem xét xem liệu sự không phù hợp về lỗi kỹ thuật L có xảy ra mà ta chưa phát hiện hoặc có khả năng xảy ra tại các chuyền B, C,D hay không? Nếu có chúng ta phải xử lý chúng cho dứt điểm.

Trường hợp thứ 2 là khi bạn phát hiện một sự không phù hợp thì bạn phải xem xét các sản phẩm sản xuất trước đó có tồn tại sự không phù hợp tương tượng hay không. Lấy một ví dụ như trường hợp thiết bị đo lường có vấn đề, thì bạn cần xác định rằng các sản phẩm trước đó sử dụng thiết bị đo lường này để thông qua sản phẩm có bị ảnh hưởng hay không (Xem phần nguồn lực theo dõi và đo lường 7.1.5.2 http://quantri24h.com/7-1-nguon-luc/).

Đây là một yêu cầu mới, chúng được đúc kết từ thực tế là các doanh nghiệp chỉ thực hiện xử lý sự không phù hợp tại nơi xảy ra mà không chú ý đến các công đoạn tương tự khác dẫn đến sự không phù hợp cứ tài diễn từ khu vực này sang khu vực khác.

Lý do chính mà ISO 22000 : 2018 yêu cầu bạn “xác định sự không phù hợp tương tự có tồn tại hoặc có khả năng xảy ra hay không” là giảm rủi ro tổng thể cho FSMS bằng cách áp dụng biện pháp khắc phục hay nói cách khác là tư duy dựa trên rủi ro.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải tiến hành điều tra các khu vực có liên quan hoặc sản xuất tương tự liệu phất đề không phù hợp có xảy ra hay không? Nếu có bạn phải thực hiện giải pháp thực hiện hành động khắc phục đồng nhất để đảm bảo rằng nguyên nhân sự không phù hợp được loại bỏ hoàn toàn và ngăn ngừa chứng tái diễn trong toàn bộ tổ chức.

THỰC HIỆN MỌI HÀNH ĐỘNG CẦN THIẾT

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: c) thực hiện mọi hành động cần thiết (10.2.1.c)

Điều này có nghĩa là gì?

Một khi bạn đã xác định nguyên nhân của sự không phù hợp, bước tiếp theo là hành động. không phải bất cứ sự không phù hợp nào bạn có thể loại bỏ nguyên nhân hoàn toàn. Do đó, quyết định hành động nào là cần thiết để loại bỏ hoặc giảm thiểu nguyên nhân của vấn đề, sau đó đảm bảo rằng các hành động được thực hiện. Đây là khía cạnh quản lý dự án của hành động khắc phục.

Yêu cầu này chủ yếu là nói bạn rằng phải thực hiện xử lý sự không phù hợp một cách thích hợp để loại bỏ nguyên nhân sự không phù hợp hoặc giảm thiểu khả năng xảy ra sự không phù hợp do các nguyên nhân này.

Làm thế nào để chứng minh?

Kế hoạch hành động khắc phục về sự không phù hợp thường sẽ bao gồm các yếu tố sau:

• Hành động: Chính xác thì phải làm gì?
• Trách nhiệm: Ai chịu trách nhiệm hành động? ai chịu trách nhiệm đánh giá?
• Nguồn lực cần cho thực hiện: Những công cụ, thiết bị, vật tư, nhân sự, hoặc vốn là cần thiết để thực hiện các hành động?
• Thời hạn hoàn thành. Khi nào chính xác chúng ta mong đợi hành động sẽ được hoàn thành?
• Mục tiêu của hành động là gì? Loại trừ nguyên nhân hoặc giảm thiểu khả năng xảy ra xuống còn bao nhiêu.

Việc chọn giải pháp thực hiện hành động khắc phục bạn có thể tham khảo bài viết Kỹ thuật giải quyết vấn đề theo TOYOTA link: http://quantri24h.com/ky-thuat-giai-quyet-van-de-theo-toyota/.

Một số hành động khắc phục có thể đa phần là phát sinh nhu cầu đào tạo, thay đổi thủ tục, thay đổi thông số kỹ thuật, thay đổi trong tổ chức, thay đổi thiết bị và quy trình – thực tế rất nhiều thay đổi hành động khắc phục trở nên giống chương trình cải tiến hơn.

XEM XÉT HIỆU LỰC CỦA HÀNH ĐỘNG

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: d) xem xét hiệu lực của mọi hành động khắc phục được thực hiện (10.1.1.d).

Điều này có nghĩa là gì?

Việc xem xét hiệu lực của các biện pháp khắc phục có nghĩa là thiết lập các hành động đã có hiệu quả trong việc loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp hoặc đạt được mục tiêu ban đầu hay không?

Yêu cầu này ngụ ý bốn hành động riêng biệt:

• Một đánh giá xem có thực hiện thiết thiết lập những hành động giải quyết sự không phù hợp hay không?;
• Một đánh giá để xác định xem các hành động đã được thiết lập có được thực hiện đầy đủ hay không?
• Đánh giá liệu các hành động có được thực hiện thực sự là giải pháp tốt nhất hay chưa?
• Một cuộc điều tra để xác định xem sự không phù hợp đã tái diễn hoặc mục tiêu đã đạt được hay chưa?

Hiệu lực của một số hành động có thể được xác minh tại thời điểm chúng được thực hiện nhưng thường thì hiệu lực chỉ có thể được kiểm tra sau một khoảng thời gian đáng kể nhất định.

Làm thế nào để chứng minh?

Đánh giá hiệu lực là một trong những bước cuối cùng cho một hành động khắc phục; đó cũng là một trong những bước quan trọng nhất. Ai nên được giao nhiệm vụ xác minh hành động? Những người có thể xác minh hành động phải đáp ứng hai tiêu chí cơ bản: Họ cần có đủ tính độc lập để xem xét hành động một cách khách quan và họ phải có kiến ​​thức cơ bản về các vấn đề cơ bản trong hành động này. Điều này không có nghĩa là người xác minh hành động phải là chuyên gia; nó chỉ có nghĩa là người đó phải có khả năng nắm bắt được những ảnh hưởng kỹ thuật của hành động.

Sau khi xác định ai sẽ xác minh hành động, xác minh nào cần chứng minh? Nên có ít nhất ba loại bằng chứng:

•  Bằng chứng cho thấy hành động liên quan đến nguyên nhân gốc rễ đã được xác định

•  Bằng chứng cho thấy hành động được đề xuất đã thực sự được triển khai

•  Bằng chứng cho thấy hành động này có hiệu quả trong việc ngăn ngừa sự tái phát của vấn đề. Điều này, rõ ràng, là chi tiết quan trọng nhất để xác minh.

Thông thường, loại bằng chứng này có thể mất một thời gian để ghi chép, yêu cầu các hành động đó vẫn mở lâu hơn mong đợi. Tốt hơn là các hành động vẫn mở và cuối cùng dẫn đến việc ngăn chặn sự tái diễn thực sự hiệu quả thì đóng hồ sơ là tốt nhất

CẬP NHẬT LẠI RỦI RO VÀ CƠ HỘI

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: e) cập nhật rủi ro và cơ hội được xác định trong quá trình hoạch định, nếu cần (10.2.1.e);

Điều này có nghĩa là gì?

Quay lại khoản 6.1, chúng ta đã xác định các rủi ro, cơ hội và các hành động để giải quyết chúng. Rủi ro và cơ hội là các quá trình hoạt động luôn có sự thay đổi. Nếu bạn đang sử dụng hệ thống hành động khắc phục của mình một cách chính xác, rủi ro chung cho tổ chức của bạn sẽ được giảm thiểu. Đó là điều cuối cùng là một hệ thống hành động khắc phục là: một chiến lược giảm rủi ro. Cụm từ nếu cần có nghĩa là những cái nào bạn cảm thấy nó có thể ảnh hưởng đến hiệu lực của FSMS thì phải thực hiện, nếu những cái không phù hợp nhỏ không ảnh hưởng đến hiệu lực của FSMS thì không cần thiết.

Sau khi một sự không phù hợp được loại trừ hoặc giảm thiểu, thì bạn phải xem xét liệu trong bản phân tích rủi ro và cơ hội của bạn có xác định lại vấn đề này chưa? Nếu chưa thì cập nhật vào, nếu đã có thì đánh giá lại hiệu lực của hành động và điều chỉnh lại khả năng xảy ra cho phù hợp. Ví dụ nếu bạn đánh giá khả năng xảy ra là 4 điểm, sau khi đã loại bỏ nguyên nhân sự không phù hợp thì mức ảnh hưởng của bạn có thể giảm còn 1 điểm.

Ở các công ty lớn và các công ty Nhật, họ thường ghi lại tất cả sự không phù hợp vào một tập tài liệu gọi là tri thức tổ chức hoặc sổ tay kinh nghiệm. Các sổ tay này dùng để đào tạo người mới hoặc là tài liệu tham khảo cho việc xử lý các sự không phù hợp của tổ chức. Một số doanh nghiệp Châu Âu và Mỹ, họ có nguyên một thư viện lỗi trên website nội bộ, khi một nhà máy của tập đoàn phát sinh sự không phù hợp xử lý và cập nhật kết quả lên trang website này, khi một nhà máy trên thế giới nào của tập đoàn phát sinh lỗi tương tự họ sẽ lên trang website xem cách thục hiện và triển khai theo.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi tổ chức của bạn đóng một hành động khắc phục, hãy nhớ xem lại kế hoạch rủi ro của bạn. Chỉnh sửa thích hợp bất kỳ xếp loại nào cho rủi ro đã được giải quyết. Nếu sự không phù hợp chưa được xác định trong kế hoạch rủi ro của bạn hãy chắc chắn thêm nó vào danh mục rủi ro của bạn.

THỰC HIỆN NHỮNG THAY ĐỔI ĐỐI VỚI FSMS

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi xảy ra sự không phù hợp, kể cả sự không phù hợp bất kỳ nảy sinh từ khiếu nại, tổ chức phải: f) thực hiện những thay đổi đối với hệ thống quản lý ATTP  nếu cần (10.1.1.f).

Điều này có nghĩa là gì?

Thay đổi FSMS là cách thức chính mà bạn duy trì hiệu lực của các cải tiến được thực hiện bởi các hành động khắc phục. Nếu không có cơ chế duy trì hiệu lực của những cải tiến thì những kết quả của cải tiến dường như vô giá trị, tổ chức sẽ nhanh chóng trở lại tình trạng ban đầu.

Vì vậy, sau khi thực hiện hành động khắc phục, tổ chức phải xem xét có cần thay đổi những gì trong FSMS để duy trì được hiệu quả của các hành động này không. Ví dụ: trường hợp nguyên nhân góc là do nhân viên vận hành thiếu năng lực, tuy nhiên sau nhiều lần đào tạo chúng ta thấy họ không đạt yêu cầu thì phải tiến hành thay đổi người khác có năng lực phù hợp vào đảm nhiệm vị trí đó.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi bạn thực hiện các cải tiến thông qua hành động khắc phục, hãy xem xét các thay đổi sau đối với FSMS của bạn:

• Sửa đổi các thủ tục hiện có.
  • Xây dựng tài liệu mới.
  • Thiết lập hồ sơ mới.
  • Thiết lập giám sát và đo lường mới.
  • Sửa đổi các tài liệu đào tạo hiện có.
  • Thêm vào kế hoạch truyền thông và / hoặc chương trình nhận thức của bạn.
  • Sửa đổi vai trò, trách nhiệm và quyền hạn.
  • Nâng cao kiến ​​thức tổ chức của công ty bạn.
  • Sửa đổi hợp đồng mua bán.
  • Xem lại quy trình quản lý thay đổi của bạn.

Không phải tất cả những điều này sẽ phù hợp. Tuy nhiên, ít nhất một hoặc hai trong số này luôn luôn được áp dụng. Cẩn thận kiểm tra những phần nào trong FSMS của bạn có thể hỗ trợ trong việc duy trì sự thay đổi và cải tiến.

HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHẢI TƯƠNG ỨNG TÁC ĐỘNG CỦA SỰ KHÔNG PHÙ HỢP

Tiêu chuẩn yêu cầu

Hành động khắc phục phải tương ứng với tác động của sự không phù hợp gặp phải (10.1.1.f).

Điều này có nghĩa là gì?

ISO 22000 : 2018 yêu cầu chúng ta phải thực hiện hành động khắc phục phù hợp với những ảnh hưởng của sự không phù hợp gặp phải. Điều này có nghĩa là các vấn đề lớn sẽ nhận được các giải pháp lớn và các vấn đề nhỏ sẽ nhận được giải pháp nhỏ. Tiêu huẩn cho chúng ta tự quyết định áp dụng các bản sửa lỗi thích hợp. Đôi khi, chúng ta quyết định không áp dụng xử lý vì tác động của sự không phù hợp là không đáng kể. Nếu ta nói đây là một lỗ hỏng của tiêu chuẩn để các tổ chức né tránh yêu cầu là chưa đúng. Vì nếu những phù hợp quá nhỏ thì không cần thực hiện hành động gì cả, đối với những sự không phù hợp lớn mà nguồn lực chúng ta không cho phép thì cũng không thực hiện được. Một ví dụ đơn giản như bạn sở hữu một thiết bị mà hiệu suất làm việc 95% cho ra sản phẩm tốt, thì 5% sản phẩm kia là không phù hợp, vậy bạn có chấp nhận thay máy mới hay không hay là vẫn sử dụng máy cũ và chấp nhận 5% không phù hợp đó.

Làm thế nào để chứng minh?

Điều khoản này vừa dễ mà vừa khó. Dễ ở chỗ cho tổ chức tự quyết định giải pháp khắc phục và khó ở chỗ là chứng minh sự thích hợp. Làm thế nào ta biết hành động chúng ta thực hiện đã thích hợp hay chưa? Đối với những sự không phù hợp nhỏ hoặc lớn thì dễ, còn sự không phù hợp nằm ở giữa khó và dễ thì khó để xem thế nào là thích hợp.

Đầu tiên, bạn phải xem xét tác động và mức ảnh hưởng của sự không phù hợp, sau đó cân nhắc xem phải thực hiện hành động như thế nào để giải quyết sự không phù hợp này một cách hiệu quả nhất. Việc căn nhắc là cơ sở để bạn chứng minh rằng bạn đã thực hiện hành động tương ứng.

LƯU GIỮ HỒ SƠ VỀ BẢN CHẤT VÀ HÀNH ĐỘNG ĐƯỢC THỰC HIỆN

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về: a) bản chất của sự không phù hợp và hành động được thực hiện sau đó (10.1.2.a).

Điều này có nghĩa là gì?

Hành động khắc phục là một phần quan trọng trong lịch sử của một tổ chức. Do đó, bạn sẽ cần giữ lại thông tin dạng văn bản (tức là lưu giữ hồ sơ) trên tất cả các khía cạnh của quy trình hành động khắc phục của bạn. ISO 22000 : 2018 yêu cầu hồ sơ và chính xác về các yêu cầu của nó:

Các bản ghi về bản chất của sự không phù hợp. Nói cách khác, một mô tả về vấn đề. Mô tả vấn đề một cách thực tế và cố gắng xác định yêu cầu hoặc tiêu chuẩn mà nó vi phạm.

Hồ sơ của các hành động được thực hiện. Đây là những gì bạn làm để giảm hoặc loại bỏ nguyên nhân không phù hợp. Các hành động khắc phục nhỏ có thể được mô tả trong một vài câu. Những người phức tạp hơn có thể yêu cầu một kế hoạch dự án đầy đủ.

Làm thế nào để chứng minh?

Một số hồ sơ mà bạn cần giữ lại là:

• Kết quả phân tích sự không phù hợp (biểu đồ Pareto, …);
• Bảng phân tích nguyên nhân có thể (5why, biểu đồ xương cá, …);
• Bảng xác định nguyên nhân gốc;
• Các tiêu chí để xác định mức độ nghiêm trọng hoặc mức độ ưu tiên;
• Các hành động được đề xuất để loại bỏ nguyên nhân;
• Kế hoạch thực hiện loại bỏ sự không phù hợp (nếu là sự không phù hợp lớn)
• Các hành động được thực hiện;

LƯU GIỮ HỒ SƠ KẾT QUẢ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về: b) kết quả của mọi hành động khắc phục (10.1.2.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Làm thế nào biết hành động của bạn thực hiện đã đạt được hiệu lực và hiệu quả? Câu hỏi duy nhất là xem hồ sơ kết quả thu được sau khi thực hiện hành động, sau đó so sánh chúng với mục tiêu ban đầu. Yêu cầu này mang tính chất là lưu đại bằng chứng để đánh giá hiệu lực của hành động.

Làm thế nào để chứng minh?

Để lưu lại đủ hồ sơ cho kết quả hành động thì hồ sơ bản lưu phải trả lời đủ các câu hỏi sau:

• Kết quả đạt được từ hành động là gì?
• Có bằng chứng cho thấy nguyên nhân đã được loại bỏ hoặc giảm thiểu?

Nếu bằng chứng không cho thấy nguyên nhân của vấn đề đã loại bỏ hoặc giảm thiểu, thì các hành động không đạt được mục tiêu của nó.

Các bằng chứng chứng minh các hành động đã được thực hiện như thu thập dữ liệu, kiểm tra, báo cáo, thay đổi thông tin dạng văn bản, kết quả thực hiện và hiệu lực của hệ thống quản lý ATTP.

---

Nguyễn Hoàng Em